房產檔案管理中的風險與控制

裴美花

摘 要：近幾年，我國房產檔案管理較以前已經完善了很多，但總體來看，在房產檔案管理工作中仍存在一定的風險，需要采取有效的措施加強防范并加以控制，保證房產檔案信息的安全的同時保證房產檔案管理工作有效開展。文章中分析房產檔案管理中存在的風險，并且提出幾點有效的防范控制措施。

關鍵詞：房產檔案管理;風險;控制措施

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料，而房產檔案管理就是要對這些材料進行歸檔保存。城市房屋管理部門針對房地產權屬登記、轉移以及變更等工作，形成的各種有價值的文字、圖表以及聲像等資料，是房產權屬登記管理工作的真實記錄。隨著社會經濟的發展，房地產行業在內部管理中有了新的發展，其檔案管理的種類和數量不斷增加。為了推動房地產行業的健康發展，加強檔案管理工作，在實踐工作中發現、認清和解決問題，提高房地產檔案管理工作的效率和質量，針對以下問題作以淺析。

1 房產檔案管理工作的意義

1）促進城市建筑群的管理。近年來，我國在城市改造上投入了大量資金、人力。其實，改造舊城區的工作是非常艱難復雜的，因為其中不僅涉及巨大的工程量，還關系著復雜的檔案管理工作。只有高水平的房產檔案管理才能促進城市建筑群管理工作的順利開展。房產檔案對各個城市建筑來說就好比身份證對我們的意義。身份證記錄有我們個人的姓名、住址信息，而房產檔案則記錄這房產所有詳細信息，而房產檔案信息不僅重要，還比較龐大復雜，所以我們需要對房產檔案進行科學的、系統的管理，幫助當地政府部門做好城市建筑群的管理工作，這樣才能促進城市的進一步發展。

2）促進法治社會建設。通過統計我國每年春運量的數據，發現我國流動人口逐年增加，且不斷創新高。流動人口增加的數據說明人們的居住地也在變化，隨之而來的房產問題也不斷發生。新聞經常報道，有些務工人員在外地工作卻被一些房產不法分子欺騙，這個時候，房產檔案管理工作的意義就更加凸顯。因為房產檔案管理可以一定程度上幫助有關部門處理此類房產案件，保障合法人的合法權益。再涉及房產交易、抵押、交換等手續的過程中，房產檔案管理工作人員更加需要謹慎，確保相關資料的準確記錄，這些都可以為解決后面的房產糾紛案件提供重要依據。因此高質量的房產檔案管理工作是可以促進法治社會建設。

3）促進城市健康發展。當前，我國許多城市都在進行城區改造，但不少新聞報道“空城”現象越來越嚴重，原本是為了促進城市更好發展的改造工程卻導致了如此結果，不得不讓人反思。眾所周知，房產檔案管理工作本來就是一項非常復雜的工作，隨著城區改造步伐的加快，房產檔案管理工作也面臨著越來越大的壓力。那么，城區哪些地方是需要改造的？具體的、最合適的改造力度又是怎樣呢？只有把這些問題弄清楚了，才能有序地推進區改造工作。這個時候，房產檔案資料可以為人們提供有用的資料信息，讓人們在做選擇時有據可依。例如，我們可以根據房產檔案資料判斷不同建筑的價值，并不是所有“舊建筑”都需要被清理。依據房產檔案資料來規劃城市發展將有助于城市的健康發展。

2 房產檔案管理中的風險

1）檔案管理重要性缺乏認識。目前，結合檔案管理工作現狀可以發現，在市場經濟發展的過程中，房產行業有著重要的作用，占據著重要的位置，但是不少房產檔案管理人員對于管理工作的重要性缺少認識，檔案管理工作效率和質量難以達到標準和要求。部分房產檔案管理人員對于自身工作的相關法律不夠明確，檔案歸檔工作不夠全面、嚴謹，使得部分檔案缺失或是信息中存在一定錯誤，不利于房地產行業的發展。

2）檔案管理模式比較單一。目前，房產檔案管理工作中，管理模式比較單一，不利于房產經濟的發展。房產檔案信息中不僅僅包含房屋的圖像資料，同時需要包含其內部文字說明以及圖表信息，保證檔案信息的全面性，因此，房產檔案管理人員需要從房產項目中尋找有價值的信息做好歸檔工作。此種方式在一定程度上保證各項工作的全面性，但是給工作的難度和時間帶來較大困難，同時需要管理的紙質檔案比較多，影響到檔案管理工作的效率和質量。

3）檔案信息采集工作落實缺少力度?，F階段的檔案管理工作中，信息采集工作得不到貫徹和落實，導致檔案管理工作難以發揮其價值和作用。房地產檔案管理工作更加復雜。在檔案管理工作中需要做好相應的記錄工作，管理人員自身技能和綜合素質不夠，也在一定程度上影響到房產檔案信息的采集工作。

4）缺乏完善的風險控制體系。從現階段的房產檔案管理工作來說，房產檔案管理風險管理和控制體系不夠完善，對于檔案信息的價值缺少重視，導致房產檔案管理中存在外部風險，不利于房產行業的發展，難以實現房產行業發展目標。

3 房產檔案管理中風險的有效控制措施

1）樹立風險意識。現階段的房產檔案管理工作中，房產檔案管理的風險沒有受到重視，導致實際工作中沒有采取有效的風險防范措施。針對這樣的情況，房產檔案管理部門應當樹立風險意識，從房產檔案產生及流通的前中后期加以遏制，通過采取有效的宣傳教育措施，針對不同階段的特點采取有效的防范措施，和出現風險時有效的應對措施。進而有效提高房產檔案管理對不可抗力風險的應對能力，保證房產檔案的信息安全。

2）借助現代化信息技術。信息技術的不斷發展，為我國社會各個行業的發展和轉型提供了有力保障，在房產檔案管理風險控制的過程中，需要借助現代化信息技術，保證風險管理和控制的有效性。房產檔案管理人員需要結合現階段的背景，加強信息技術技能的學習，了解現代化檔案管理知識，借助現代化信息技術，開展不同類型數據的記錄和采集，做好電子檔案歸檔及備份工作，避免紙質檔案管理以及歸檔不安全問題的發生，有效規避檔案管理中的風險，提高風險控制質量。

3）完善檔案管理的風險控制體系。在檔案管理風險控制工作中，借助完善的風險控制體系能夠又快又好地開展檔案管理工作，因此，相關檔案管理工作人員應當以檔案管理工作作為基礎，加強檔案管理的風險分析，明確風險控制的內容，在相關風險控制軟件的開發和應用時，應當保證其安全系統的完善，保證房產檔案管理風險控制工作有效開展，保證檔案管理工作質量。

4）加強技術風險的控制。房產檔案管理工作中，加強技術風險的控制，應當強化相關人員的風險意識。在檔案管理和保護工作中，最危險的不是風險本身，而是對風險的漠視和無視，甚至隱瞞風險。這些錯誤的風險意識將會給檔案的風險管理帶來很大威脅，也使得風險應對措施難以發揮作用。因此，應當樹立相關人員的風險防范意識。其次，需要不斷提高房產檔案管理的抗風險能力，將風險意識提高到一定的層次，借助相關的經驗提高房產檔案的安全性。

4 結語

房產檔案作為一種重要的資料，在社會經濟發展中，有著重要的作用和意義。隨著近幾年我國房地產行業的發展，對于房產檔案管理工作有了新的要求。同時隨著房地產行業的發展，房產檔案數量的增加，給檔案管理工作帶來一定的風險。在房產檔案管理工作中，應當正確看待存在的風險，采取有效的應對和防范措施，有效保證房產檔案信息的安全和完整，推動我國社會經濟的發展。

參考文獻

[1]張麗敏.房產檔案管理中的風險與控制[J].科技經濟導刊，2018，26（14）：230.

[2]馮杰.房產檔案規范化管理實踐探析[J].黑龍江史志，2018（7）：154.

[3]王明昕.房產檔案管理規范化研究[J].黑龍江科技信息，2017（2）：115.