房產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)與控制

裴美花

摘 要：近幾年，我國(guó)房產(chǎn)檔案管理較以前已經(jīng)完善了很多，但總體來(lái)看，在房產(chǎn)檔案管理工作中仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要采取有效的措施加強(qiáng)防范并加以控制，保證房產(chǎn)檔案信息的安全的同時(shí)保證房產(chǎn)檔案管理工作有效開(kāi)展。文章中分析房產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并且提出幾點(diǎn)有效的防范控制措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案管理;風(fēng)險(xiǎn);控制措施

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料，而房產(chǎn)檔案管理就是要對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔保存。城市房屋管理部門針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬登記、轉(zhuǎn)移以及變更等工作，形成的各種有價(jià)值的文字、圖表以及聲像等資料，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)在內(nèi)部管理中有了新的發(fā)展，其檔案管理的種類和數(shù)量不斷增加。為了推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作，在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)、認(rèn)清和解決問(wèn)題，提高房地產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，針對(duì)以下問(wèn)題作以淺析。

1 房產(chǎn)檔案管理工作的意義

1）促進(jìn)城市建筑群的管理。近年來(lái)，我國(guó)在城市改造上投入了大量資金、人力。其實(shí)，改造舊城區(qū)的工作是非常艱難復(fù)雜的，因?yàn)槠渲胁粌H涉及巨大的工程量，還關(guān)系著復(fù)雜的檔案管理工作。只有高水平的房產(chǎn)檔案管理才能促進(jìn)城市建筑群管理工作的順利開(kāi)展。房產(chǎn)檔案對(duì)各個(gè)城市建筑來(lái)說(shuō)就好比身份證對(duì)我們的意義。身份證記錄有我們個(gè)人的姓名、住址信息，而房產(chǎn)檔案則記錄這房產(chǎn)所有詳細(xì)信息，而房產(chǎn)檔案信息不僅重要，還比較龐大復(fù)雜，所以我們需要對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，幫助當(dāng)?shù)卣块T做好城市建筑群的管理工作，這樣才能促進(jìn)城市的進(jìn)一步發(fā)展。

2）促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)。通過(guò)統(tǒng)計(jì)我國(guó)每年春運(yùn)量的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)我國(guó)流動(dòng)人口逐年增加，且不斷創(chuàng)新高。流動(dòng)人口增加的數(shù)據(jù)說(shuō)明人們的居住地也在變化，隨之而來(lái)的房產(chǎn)問(wèn)題也不斷發(fā)生。新聞經(jīng)常報(bào)道，有些務(wù)工人員在外地工作卻被一些房產(chǎn)不法分子欺騙，這個(gè)時(shí)候，房產(chǎn)檔案管理工作的意義就更加凸顯。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理可以一定程度上幫助有關(guān)部門處理此類房產(chǎn)案件，保障合法人的合法權(quán)益。再涉及房產(chǎn)交易、抵押、交換等手續(xù)的過(guò)程中，房產(chǎn)檔案管理工作人員更加需要謹(jǐn)慎，確保相關(guān)資料的準(zhǔn)確記錄，這些都可以為解決后面的房產(chǎn)糾紛案件提供重要依據(jù)。因此高質(zhì)量的房產(chǎn)檔案管理工作是可以促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)。

3）促進(jìn)城市健康發(fā)展。當(dāng)前，我國(guó)許多城市都在進(jìn)行城區(qū)改造，但不少新聞報(bào)道“空城”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，原本是為了促進(jìn)城市更好發(fā)展的改造工程卻導(dǎo)致了如此結(jié)果，不得不讓人反思。眾所周知，房產(chǎn)檔案管理工作本來(lái)就是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，隨著城區(qū)改造步伐的加快，房產(chǎn)檔案管理工作也面臨著越來(lái)越大的壓力。那么，城區(qū)哪些地方是需要改造的？具體的、最合適的改造力度又是怎樣呢？只有把這些問(wèn)題弄清楚了，才能有序地推進(jìn)區(qū)改造工作。這個(gè)時(shí)候，房產(chǎn)檔案資料可以為人們提供有用的資料信息，讓人們?cè)谧鲞x擇時(shí)有據(jù)可依。例如，我們可以根據(jù)房產(chǎn)檔案資料判斷不同建筑的價(jià)值，并不是所有“舊建筑”都需要被清理。依據(jù)房產(chǎn)檔案資料來(lái)規(guī)劃城市發(fā)展將有助于城市的健康發(fā)展。

2 房產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)

1）檔案管理重要性缺乏認(rèn)識(shí)。目前，結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，房產(chǎn)行業(yè)有著重要的作用，占據(jù)著重要的位置，但是不少房產(chǎn)檔案管理人員對(duì)于管理工作的重要性缺少認(rèn)識(shí)，檔案管理工作效率和質(zhì)量難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求。部分房產(chǎn)檔案管理人員對(duì)于自身工作的相關(guān)法律不夠明確，檔案歸檔工作不夠全面、嚴(yán)謹(jǐn)，使得部分檔案缺失或是信息中存在一定錯(cuò)誤，不利于房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

2）檔案管理模式比較單一。目前，房產(chǎn)檔案管理工作中，管理模式比較單一，不利于房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。房產(chǎn)檔案信息中不僅僅包含房屋的圖像資料，同時(shí)需要包含其內(nèi)部文字說(shuō)明以及圖表信息，保證檔案信息的全面性，因此，房產(chǎn)檔案管理人員需要從房產(chǎn)項(xiàng)目中尋找有價(jià)值的信息做好歸檔工作。此種方式在一定程度上保證各項(xiàng)工作的全面性，但是給工作的難度和時(shí)間帶來(lái)較大困難，同時(shí)需要管理的紙質(zhì)檔案比較多，影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3）檔案信息采集工作落實(shí)缺少力度。現(xiàn)階段的檔案管理工作中，信息采集工作得不到貫徹和落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮其價(jià)值和作用。房地產(chǎn)檔案管理工作更加復(fù)雜。在檔案管理工作中需要做好相應(yīng)的記錄工作，管理人員自身技能和綜合素質(zhì)不夠，也在一定程度上影響到房產(chǎn)檔案信息的采集工作。

4）缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)控制體系。從現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管理和控制體系不夠完善，對(duì)于檔案信息的價(jià)值缺少重視，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理中存在外部風(fēng)險(xiǎn)，不利于房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，難以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

3 房產(chǎn)檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)的有效控制措施

1）樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作中，房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有受到重視，導(dǎo)致實(shí)際工作中沒(méi)有采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。針對(duì)這樣的情況，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從房產(chǎn)檔案產(chǎn)生及流通的前中后期加以遏制，通過(guò)采取有效的宣傳教育措施，針對(duì)不同階段的特點(diǎn)采取有效的防范措施，和出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。進(jìn)而有效提高房產(chǎn)檔案管理對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)能力，保證房產(chǎn)檔案的信息安全。

2）借助現(xiàn)代化信息技術(shù)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型提供了有力保障，在房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的過(guò)程中，需要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的有效性。房產(chǎn)檔案管理人員需要結(jié)合現(xiàn)階段的背景，加強(qiáng)信息技術(shù)技能的學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，開(kāi)展不同類型數(shù)據(jù)的記錄和采集，做好電子檔案歸檔及備份工作，避免紙質(zhì)檔案管理以及歸檔不安全問(wèn)題的發(fā)生，有效規(guī)避檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)控制質(zhì)量。

3）完善檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制體系。在檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作中，借助完善的風(fēng)險(xiǎn)控制體系能夠又快又好地開(kāi)展檔案管理工作，因此，相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)以檔案管理工作作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析，明確風(fēng)險(xiǎn)控制的內(nèi)容，在相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證其安全系統(tǒng)的完善，保證房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作有效開(kāi)展，保證檔案管理工作質(zhì)量。

4）加強(qiáng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的控制。房產(chǎn)檔案管理工作中，加強(qiáng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的控制，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在檔案管理和保護(hù)工作中，最危險(xiǎn)的不是風(fēng)險(xiǎn)本身，而是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的漠視和無(wú)視，甚至隱瞞風(fēng)險(xiǎn)。這些錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)將會(huì)給檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理帶來(lái)很大威脅，也使得風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施難以發(fā)揮作用。因此，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。其次，需要不斷提高房產(chǎn)檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)提高到一定的層次，借助相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)提高房產(chǎn)檔案的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

房產(chǎn)檔案作為一種重要的資料，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，有著重要的作用和意義。隨著近幾年我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，對(duì)于房產(chǎn)檔案管理工作有了新的要求。同時(shí)隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案數(shù)量的增加，給檔案管理工作帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。在房產(chǎn)檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)正確看待存在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的應(yīng)對(duì)和防范措施，有效保證房產(chǎn)檔案信息的安全和完整，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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