現階段檔案管理工作的重要意義及挑戰

摘 要：隨著時代的發展和經濟社會的不斷變化，中國進入了一個新的信息時代。目前，檔案管理已受到社會的廣泛關注。隨著我國信息技術的飛速發展，其能源利用效率日益突出，為其推廣應用帶來了積極有效的動力。檔案工作還應結合發展趨勢，優化調整結構，進一步提高單位內部運行效率。因此，根據新形勢，調整檔案管理結構顯得尤為重要。既要提高檔案管理的整體規范性和實效性，又要促進檔案管理具有更多的信息化優勢，實現單位內部各相關要素的有機結合，在提高檔案管理協調性的基礎上促進資源的優化配置。

關鍵詞：檔案管理;重要意義;挑戰;策略

加強企業檔案工作是企業的責任和使命，是企業可持續發展的需要和保障，是提高企業軟實力的內在要求。檔案管理工作對企業和國家檔案系統的改革、發展和穩定具有重要作用。企業檔案作為企業長期發展的基礎資源和無形資產，為企業創造了巨大的經濟效益和社會效益。在維護國家利益、實現企業利益、保障職工權益方面發揮了重要而獨特的作用。隨著社會經濟的全面進步和知識經濟時代的到來，檔案管理在各個方面的重要作用和重要性都有了明顯的提高，這也對檔案管理工作提出了更高的要求，更高的科學管理方法。檔案管理必須規范化、科學化、現代化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

1 檔案管理工作的重要意義

1.1 責任與使命

我們常說，國有企業是國民經濟的重要支柱，是全面建設小康社會的重要力量，是我們黨執政的重要基礎，這不是空話。這“三個方面很重要”，可以通過國有企業的檔案工作得到很好的體現。比如，國有企業在國家改革發展的一些重大歷史事件和重大自然災害面前發揮突出作用的案例，說明了企業檔案工作的重要性。在2008年奧運火炬傳遞中，在火炬燃燒系統的研發過程中，航天科工檔案部門全程參與，提供了大量詳實的檔案資料，為奧運火炬燃燒系統10項專利的完成和授權以及新科技成果的應用提供保障。在2010年上海世博會現場通信保障擴建工程中，中國電信檔案部門提供了完整的檔案，減少了工程損失，縮短了工程時間。

1.2 需要和保證

多年積累的豐富檔案，既是資產和活動記錄的證據，也是智能化管理發展過程的結晶。通過檔案工作，可以更好地把握企業發展的客觀規律，增強決策的預見性和主動性。企業檔案資源不僅在企業改革發展中發揮著重要的作用，而且在維護社會穩定、解決產權債務糾紛、維護職工權益等方面發揮著不可替代的作用。因此，做好檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，是企業有效運行、規范管理、健康發展的重要保證。

1.3 內在要求

企業參與市場競爭取決于綜合實力，即硬實力和軟實力的結合。傳統的硬實力優勢由規模優勢、資金優勢和設備優勢構成，容易被復制和模仿。為了在激烈的競爭環境中生存、發展和建設百年企業，必須提高企業的軟實力。企業檔案記錄著企業的立項決策，反映著企業的成長歷程，承載著企業的智力成果，積淀著企業的價值和文化，是企業軟實力的重要載體和源泉。事實上，企業檔案不僅可以反映一個企業的軟實力，還對國家和企業的歷史、現實和未來都具有不可或缺的、不可替代的經濟價值。檔案工作意識必須提高到這個高度。可以概括為：檔案是企業的真實歷史，是產權的認定，是效率的媒介，是員工的權利和尊嚴，是企業歷史、現在和未來的財富。所以不要低估檔案管理工作。因此，檔案管理工作需要考慮歷史價值、現實價值和未來價值。

2 現階段檔案管理工作的挑戰

2.1 檔案管理的重視程度不夠

能否建立健全規范、科學的檔案管理制度，直接影響檔案管理的進程。由于檔案工作的重要性不明顯，導致檔案管理工作長期處于邊緣化狀態，也間接造成了許多單位檔案管理工作中的各種問題。比如數據存儲不規范，操作流程不清晰，直接降低了檔案管理的意義，背離了檔案管理的初衷。

2.2 管理人員綜合素質不足

從事檔案管理工作的人員對檔案管理工作的有效實施起著關鍵作用。然而，在實際的檔案管理工作中，工作人員的工作能力和素質還存在一些問題。這些問題的存在，在很大程度上影響了檔案管理工作的有效實施。此外，檔案管理人員也有一定的流動性，因為檔案管理人員在工資、福利等方面不能取得令人滿意的效果，也不能捆綁專業人才，從而影響檔案管理的發展。

2.3 信息化建設并不完善

信息化建設還處于不完善的階段，我們應該客觀地認識到這一事實。從傳統的檔案管理到現代的檔案管理，需要一個漸進的過程，存在的問題是客觀存在的。只要我們在逐步完善的過程中認識到跟隨時代發展的步伐，就能夠更好的完善信息化建設，并提高檔案管理工作的效率。必須要積極變革，而不是被推動，這是一個根本性的區別。

3 檔案管理工作的挑戰的應對策略

3.1 健全檔案管理制度

眾所周知，健全、完善的規章制度是保證各項工作順利、規范實施的基礎，包括檔案管理。其作用是對相關工作進行約束和管理，確保工作能夠規范進行，明確相關人員的職責，從而有效提升相關工作的管理水平，激發相關人員的工作熱情。因此，完善檔案管理制度，對規范現階段下的檔案管理工作具有十分重要的意義。它不僅是實現檔案規范化管理的前提和保證，而且為檔案責任追究提供了制度依據。

3.2 提高管理人員的綜合素質

被錄用的檔案管理人員要繼續在崗位上學習，豐富專業內涵，提升專業能力，使其綜合素質呈現整體上升趨勢;同時，定期開展檔案管理培訓工作，引導員工積極學習新技術，掌握新技能，并將其熟練運用到檔案管理中，為提高檔案管理質量提供技術支持，因此，檔案管理者應具有較強的責任心，能夠在建立電子檔案的基礎上，提高檔案信息的整體價值，為其后續應用提供科學保證。

不僅如此，企業還應加強檔案隊伍規劃，重視檔案專業人才培養，鼓勵和支持優秀人才到檔案部門工作，完善人才選拔、引進和培養機制，促進檔案人才合理流動，不斷提高檔案隊伍的整體素質和水平。要弘揚艱苦奮斗的精神，培養淡泊名利、無私奉獻的高尚品質，進一步增強榮譽感和自豪感，不斷提高檔案事業的神圣使命感和責任感。

3.3 實現檔案信息化管理

在現階段，做好檔案管理工作，首先要結合信息技術的發展，實現檔案管理的信息化，才能有效地實現這一目標。在科技因素的影響下，無論是在人們的日常生活中，還是在社會各行業的發展中，都發生了許多變化。在檔案管理領域，信息技術的發展給傳統的檔案管理帶來了巨大的沖擊，也給檔案管理方式帶來了一些變化。因此，檔案管理工作應采用信息技術，對檔案進行有效管理，具體來說，通過應用軟件，連接各數據庫接口，建立檢索功能，在系統中建立統一的信息處理平臺，推動云數據庫互聯，在平臺上進行有效的檔案管理，促進檔案管理工作的順利開展。企業檔案要妥善保管和利用。各單位要大力開發利用檔案價值，善于多角度、深層次開發整合，形成一批高質量的檔案信息資源，積極為企業領導決策和企業提供檔案信息服務，努力把檔案資源轉化為企業的競爭優勢，轉化為企業的實際生產力和現實財富。

3.4 加強檔案基礎建設

想要加強檔案基礎建設工作要從三個方面加強。一是加強制度建設。根據國家檔案法規和企業檔案管理的有關規定和要求，結合本單位工作特點，在檔案收集、安全保管和有效利用的基礎上，制定工作計劃，認真做好相關制度的起草、修訂和發布工作，不斷完善檔案工作制度，完善檔案管理辦法。二是加強基礎業務建設。進一步規范檔案資料收集整理工作，提高檔案質量，確保檔案利用不繁瑣，檔案資源不流失。三是加強檔案基礎設施建設。根據實際情況，建立或配置符合要求的檔案庫房，配備專業檔案器材，改善檔案安全保管條件。加強企業檔案專項業務管理。首先，要把重點放在重大項目、重大科技研究和重大投融資過程中的檔案保存和管理上，通過檔案規范化管理，形成“倒逼機制”，推動重大項目、重大科技研究和重大投融資過程各環節規范化運行。加強對國有企業檔案工作的指導，確保國有企業檔案完整、安全，使檔案資源得到妥善處理和有效利用。

4 結論

綜上所述，在現階段，檔案管理面臨的機遇與挑戰并存。因此，適應時代發展的新要求，只有樹立適應檔案管理新形勢的新思路、新方法，大力推進檔案管理信息化、數字化進程，建立多元化的檔案管理，完善繼續教育培訓制度。在今后的工作中，要立足大數據時代的功能和作用，建設檔案中心，構建完善的檔案管理體系，實現檔案管理與信息技術的良好結合，更好地融入電子政務建設，積極推進電子檔案的集約化、規范化管理和應用，為現階段檔案管理工作提供保障。

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作者簡介

劉聰敏（1967-），女，漢族，北京市大興區人，中級，專科，研究方向：檔案管理方面。