基建項目檔案管理的問題與對策

朱英?張凡

摘 要：伴隨著我國經濟的發展，基礎設施建設的步伐也在不斷加快，人們開始對基礎設施建設的質量提出新的期望，因此國家對基礎設施的項目建設的管控也越來越嚴格，但是傳統管理模式下，基礎設施建設管理項目觀念陳舊，不能很好地適應社會的發展，本文將從基建項目檔案管理入手進行問題和對策分析。

關鍵詞：基建項目;檔案管理;對策與問題

基建工作作為各行各業發展當中的基礎性工作，其發展的好壞起到至關重要的作用。但是對于基礎設施建設而言，常常涉及豐富多樣的項目和門類，且工作量龐大，內容豐富，涉及多種不同的節點，各節點之間又會存在或多或少的聯系，因此大力發展基建項目的檔案管理就顯得十分重要，這是推動基建工程良性發展的關鍵性手段。

1 基建項目當中檔案管理存在的問題

1.1 由于缺乏重視度，管理觀念十分落后

對于企業而言，發展過程中常常都是以利益為導向進行發展的，企業將追求利潤最大化作為企業發展的中重要目標，而對于不能夠產生更多的企業利潤的項目來說[1]，一旦都會出現重視程度不夠的現象，對于檔案管理而言，其定位常常是“一項費力又不討好的工作”短時期內根本看不出任何的價值，因此很多企業將基建項目的檔案管理放在企業發展過程當中可有可無的環節，備受“冷漠”很多企業將其置于邊緣管理的位置，重視程度不夠。

1.2 管理手段單一，品質低下

很多企業在錯誤而落后的管理觀念下自然而言不能夠形成正確的管理手段[2]，他們通常情況下都是應用單一的手段進行基建項目檔案管理，這樣單一的手段雖然能夠解決一定量的問題，但是對于大范圍來說由于沒有對癥下藥，這導致問題一旦出現就很難達到“藥到病除”的效果，這使得企業的服務效率低下，很多環節占用過多的人力和物力還操作處理緩慢，不能夠在最短的時間內對問題做出正確的響應，這使得企業整個發展不能夠完全適應社會發展的要求。

1.3 缺乏對信息化管理手段的應用

目前，我國社會已經進入信息化的時代，基建項目檔案管理的手段也開始在信息化的推動下走上快速發展的道路[3]。但是給予很多企業落后的管理觀念，認為檔案管理只需要通過一些人工的記錄來完成，認為信息化的方式成本高且耗費的時間長，會在一定程度上增加企業的支出成本，權衡利弊的情況下很多企業都沒有選擇信息化的手段進行記錄[4]，這就導致基建項目的檔案管理沒有形成屬于自己的數據庫，很多記錄在查找的過程中仍然需要耗費大量的精力和時間，但是仍舊無法達成預期效果。

2 解決基建項目檔案管理中問題的對策

2.1 落實基建項目檔案管理的責任制，責任到人

基建項目檔案管理要想取得良好的效率和效用的前提條件就是企業必須要能夠給予相關的管理部門足夠的重視。對于基建項目而言，他常常會涉及各種各樣不同的門類，整個建設過程中涉及很多不同的生產和建設細節，但這些內容又往往是由不同的部門相互合作完成的，因此為了加強基建項目檔案管理的建設進程，首先就應當積極落實基建項目檔案管理的責任制，力求責任到人，這就要求總負責人應當將不停的任務首先分配到各個小組的組長手里，并對各自的職責進行明確的要求，一旦發現問題，由小組組長負責制進行考量，小組組長在進行基建項目的過程當中再將更加細化的任務要求分配給各自小組的組員，明確每個小組成員的管理任務，對基建項目的檔案管理進行進一步的細化，以保障整個管理工作的效率。

2.2 加快基建項目檔案的信息化管理建設

信息化技術是加強基建項目檔案管理的最佳手段，它能夠最大限度節省基建項目管理當中的過剩的人力投入。首先企業應當引進先進的基建項目檔案管理技術來推動和積極開展基建項目檔案管理的信息化進程，其次就是要派遣相關的工作人員對整個檔案管理過程當中所涉及的全部內容進行專項化管理，最重要的是企業應當建立起自己的基層項目檔案管理的數據庫，將全部的內容匯總在上面，并針對不同的項目特征做好相關的分類，并設置方便便捷的檢索模式，使得整個檔案管理能夠有條不紊的進行。當然最關鍵的作用是，利用信息化的手段能夠大大提升基建項目檔案管理工作的運行效率，在最大程度上加快企業內部的運行效率，對企業發展有著至關重要的作用。

2.3 對相關工作人員進行培訓，提升專業化

檔案管理雖然看起來不具備什么技術含量，但是隨著信息化技術的發展，檔案管理的水平和技術也在不斷地提升。因此對于企業而言，要想在基建項目檔案管理的過程中獲得更多而價值就應當針對相關的工作人員進行定期的培訓和指導。企業首先應當選派檔案管理人員當中的精英人士進行定期的學習，學習最先進的檔案管理技術，并能夠指導實踐和應用;其次是對于所有檔案管理的人員而言，應當進行定期的培訓和考核，督促他們始終能夠以高要求看待和執行自己的工作，并在這個過程中取得一定的成績。獎罰分明也很重要，檔案管理說到底是一份細致的工作，需要對數據進行處理和匯總，耗時又費力，因此應當對于表現良好的員工及時做出獎勵，并鼓勵他們帶動積極性較差的員工一同進步，而對于錯誤問題也一定要及時進行糾正，責任到人，適當批評，如果犯的錯誤嚴重也應當制定一定的懲罰措施，減少再犯的可能性。

3 結束語

綜上所述，基建項目的檔案管理過程當中一定要不斷推動信息化的建設和使用，要能夠在整個檔案管理的過程當中利用信息化的技術不斷提升檔案管理的效率，能夠推動整個檔案管理技術蓬勃發展，對于相關從業人員而言，也要求他們能夠不斷學習新技術，發展新技能，賞罰分明，要能夠利用一切資源優化檔案管理的模式，推動基建項目檔案管理的發展。在未來，檔案管理會成為企業發展過程中一項重要的評價指標，能夠對企業發展作出至關重要的推動力，促進企業更好更快地發展，增強企業競爭力。

參考文獻

[1]李妙蓉.醫院基建項目檔案管理的問題與對策[J].城建檔案，2017（2）：47-48.

[2]王建琴.醫院基建項目檔案管理收集中存在問題與對策[J].黑龍江史志，2015（11）：135-136.

[3]朱桂芹，孥學宏.醫院基建工程檔案管理中存在的問題與對策[J].科學與財富，2011（8）：79-79.

[4]梁梅.高校基建檔案管理存在問題與對策[J].時代教育，2015（21）：268-268.

作者簡介

朱英（1967-），女，漢族，內蒙古包頭，館員，中國兵器工業檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發利用。

張凡（1988-），女，漢族，北京，館員，中國兵器工業檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發利用。