高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理的數(shù)字化研究

摘 要：時代發(fā)展過程中網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在不斷發(fā)展，這也影響著高校的檔案管理工作，本文主要對高校檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化過程進(jìn)行相關(guān)分析，對于高校檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化可以保護(hù)原件，提高利用效率等方面進(jìn)行了解釋與說明，更好的理解信息數(shù)字化的重要性。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化;檔案管理;管理標(biāo)準(zhǔn)

目前，信息數(shù)字化已經(jīng)成為未來信息管理的必然趨勢，高校信息檔案龐大且冗雜，更需要借助信息數(shù)字化來進(jìn)行數(shù)據(jù)以及資料管理。檔案管理創(chuàng)新可以幫助高校快速信息檢索，管理重要信息。現(xiàn)階段，高校檔案管理信息化正處于發(fā)展階段，許多方面還有不足，需要進(jìn)一步探究完善。

1 高校檔案管理創(chuàng)新

1.1 檔案管理創(chuàng)新可以保護(hù)檔案原件

傳統(tǒng)的檔案文本主要以紙質(zhì)的方式來記錄保存，有些檔案則需要長久保存，所以對于保存環(huán)境要求非常高。濕度，溫度，蟲蛀等眾多因素都是紙質(zhì)檔案保存的限制條件，一旦發(fā)生意外，紙質(zhì)文件所受的損害往往是不可逆的。再加上紙質(zhì)文件備份困難，頁數(shù)眾多，也給我們查閱時帶來了難題。而將紙質(zhì)文件數(shù)字化，信息化則帶來了極大的便利，我們不必小心翼翼的去翻找信息，而可以直接通過系統(tǒng)進(jìn)行檢索，不僅提高了效率，還防止了大家反復(fù)對文件的翻閱，進(jìn)一步保護(hù)了原件檔案。而且檔案數(shù)字化可以讓我們簡單快速的進(jìn)行備份，防止原件因為不可抗力因素的缺失而導(dǎo)致重要信息缺失。對于珍貴書籍和文獻(xiàn)資料，學(xué)生們也可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，這樣既滿足了同學(xué)們的需求，也極大的保護(hù)了原檔案文件。

1.2 提高檔案的利用效率

信息化時代，各地方高校的檔案管理面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，一方面可以為高校的檔案管理方式帶來新的變革，使檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化，另一方面也顯露出地方高校的檔案管理人員的理念，工作技能等方面的不足，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展不僅極大的方便了人們的工作生活，更是縮短了人與世界的距離。而檔案管理模式的創(chuàng)新化則是依托于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之下的便于人們生存發(fā)展的新產(chǎn)物，海量的學(xué)生信息與學(xué)校圖書教學(xué)資源匯聚到網(wǎng)絡(luò)中，經(jīng)過整合成為高校的數(shù)據(jù)庫，使得資源信息數(shù)據(jù)化，信息的利用方式更快捷，從而使更多人利用搜索信息，提升了高校檔案信息的利用率。資源的分享打破了時間與空間的局限性，可以實現(xiàn)高校間資源與研究成果共享，在避免了資源缺乏的同時，還讓成果共享，真正做到資源的多次利用。

1.3 充實檔案網(wǎng)站的內(nèi)容

信息是行業(yè)網(wǎng)站的營養(yǎng)，豐富的內(nèi)容是一個網(wǎng)站吸引用戶瀏覽的基本因素，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，最大限度的帶來了信息共享。將高校的信息檔案文件資料通過掃描進(jìn)行數(shù)字化處理，可以使網(wǎng)站資源更加充足，滿足更多人的信息需求。實現(xiàn)資源大范圍擴(kuò)散，盡可能做到成果共享。高校里學(xué)生信息眾多，且大量信息是十分重要的。如職業(yè)技能證書，大學(xué)英語四六級證書，和相關(guān)競賽獲獎歷史，都關(guān)系著學(xué)生們的工作和未來升學(xué)需求，高校將這些信息進(jìn)行及時歸檔整理，方便學(xué)生對自己經(jīng)歷資料的調(diào)取，對于學(xué)生來說此舉最大限度的滿足了學(xué)生的個人信息需求。

2 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展

2.1 高校需要轉(zhuǎn)變自身的管理意識

在新的時代趨勢下，面對大量的高校學(xué)生，有太多的文件需要處理，例如學(xué)生的基本信息，學(xué)籍信息，以及平時的作業(yè)及考試情況都需要進(jìn)行記錄存檔。這迫使學(xué)校需要對自身原有的檔案管理模式進(jìn)行變革，打破傳統(tǒng)觀念，樹立檔案管理創(chuàng)新信息化的觀念。另外，學(xué)校的檔案知識的宣傳不夠，學(xué)生檔案意識淡薄，保密意識差。許多學(xué)生對檔案的內(nèi)容、作用、轉(zhuǎn)遞方式等一無所知，對自己的檔案漠不關(guān)心，造成大量檔案滯留積壓[1]。檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變需學(xué)生、老師以及相關(guān)工作人員進(jìn)行全面的分析，并正確的認(rèn)識數(shù)字化管理的重要性，推動高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

2.2 高校要注重檔案管理硬件方面的投入

由于目前各高校對于檔案數(shù)字化管理沒有普及，致使在相關(guān)設(shè)備上的配置不足，相關(guān)硬件的缺失直接到導(dǎo)致了高校的檔案管理數(shù)字化能力不足。要想建立完備的數(shù)字化檔案管理就必須具備適用的軟件系統(tǒng)合過過硬的硬件設(shè)備，適用的軟件設(shè)施可以很好的錄入文檔，方便各部門單位的溝通對接，良好的硬件設(shè)施則是檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)，文檔數(shù)字化會占用大量空間，普通計算機(jī)難以勝任，所以需要更大的存儲設(shè)備來支持工作，高校應(yīng)該重視學(xué)生檔案管理，加大資金投入，如購買或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、掃描儀等，實行檔案過機(jī)入庫，檔案檢索數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。

2.3 高校要注重引進(jìn)復(fù)合型信息化人才

高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是需要專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才的，高校應(yīng)注意到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才引進(jìn)，人才是高效檔案管理的重要資源，檔案管理人員的信息技術(shù)能力與綜合能力直接決定著信息管理的水平。因此，需要引進(jìn)一批素質(zhì)水平高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，通過引進(jìn)人才來更好的滿足高校檔案管理的數(shù)字化創(chuàng)投新需求，促進(jìn)相關(guān)建設(shè)。完成檔案信息管理由文本向數(shù)字化的建設(shè)的同時加大人才培養(yǎng)力度，爭取培養(yǎng)一支高素質(zhì)高能力的專業(yè)隊伍，從而為高校檔案管理工作注入新鮮有活力的血液，能夠為高校檔案管理工作的創(chuàng)新做出強(qiáng)大的貢獻(xiàn)[2]。

3 結(jié)束語

綜上所述，各高校要加大檔案管理方面的投入，做好相關(guān)工作技能的培訓(xùn)，引入硬件設(shè)備，切實合理分配好檔案管理任務(wù)。檔案管理的創(chuàng)新化數(shù)字化發(fā)展必將推動各高校的內(nèi)部管理體制的改革，并為高校的建設(shè)和服務(wù)帶來極大的推動作用。

參考文獻(xiàn)

[1]榮朝艷.數(shù)字化時代高校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化模式分析[J].綏化學(xué)院學(xué)報，2019，39（12）：134-136.

[2]張頎，馬曉芳.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019（12）：163.

作者簡介

黃莉琴（1982-），女，漢族，四川眉山人，中級，本科，研究方向：高校檔案管理。