事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略

高振洲

摘 要：隨著時代的發展和進步，在事業單位的發展中，檔案管理工作的重要性日益凸現，同時傳統檔案管理工作已無法適應時代和事業單位發展的需求，通過與現代化的信息技術相結合，極大地促進了電子檔案的應用范圍，同時也使檔案管理效率得到大幅度提高，使相關管理人員的工作量有所減輕，已成為檔案管理工作的未來發展趨勢，本文就事業單位的電子檔案管理特點進行分析，并對信息技術時代，檔案管理中的電子檔案管理有效策略進行進一步探討。

關鍵詞：事業單位;電子檔案管理;策略

隨著現代化信息技術的普遍應用，事業單位檔案管理與計算機技術相結合，實現了檔案信息電子化、辦公自動化等，通過相關的軟件和程序，使傳統的紙質資料實現電子文件的轉換，以電子信息的形式成為現代檔案管理的主要形成，并為在電子檔案管理中為相關用戶提供各種管理及網格查詢服務功能等，另外電子檔案也存在著一定的安全風險，因此對電子檔案加強管理至關重要，不僅對電子檔案的安全性和高效利用起到有效保障的作用，并實現與事業單位信息管理系統的有效融合，使事業單位的現代信息管理網絡得以不斷完善和強化。

1 電子檔案管理概述

1.1 電子檔案管理特點

在傳統檔案管理工作中，主要通過手工抄寫、整理等傳統方式進行管理，不僅工作效率較低，投入的人力、物力較多，同時還容易因人為失誤造成信息丟失、遺漏、查閱不便以及信息開發利用率低等情況。為了有效提高檔案管理工作的工作效率，通過在檔案管理中加強網絡主信息技術的應用，使一方面相關工作人員的工作量得到有效減輕外，還極大幅度地提升了工作效率和信息利用率[1]。

基于計算機信息技術，電子檔案主要通過計算機設備等進行檔案信息的采集、歸檔、傳輸等，在信息分類、整理和存儲方面具有更高的效率，但同時也存在著一定的安全問題，在電子檔案保管、接收、發送及歸檔過程上，一旦有病毒入侵等情況，極容易造成信息丟失、篡改、泄密等安全問題。

1.2 優勢

檔案管理中采用電子檔案管理方式，能夠對信息進行高效處理，有利于快速便捷地查閱檔案信息，并確保信息保存的安全性和穩定性，提高信息利用率，實現信息補錄的便捷性[2]。借助計算機系統，電子檔案管理具有識別圖片、文字，并將圖片、文字根據設置的運行程序中直接錄入系統，使數據快速處理得以實現，按照相關的類別，對數據進行分類、歸納和匯總，有效避免人工失誤碼造成的錯漏，使工作效率大幅度提升;計算機對根據錄入的檔案自動生成相應的文獻檢索和目錄鏈接，使用戶在使用和查找時更為便捷，通過在檢索框中輸入想要查詢的信息關鍵詞或主題，就能夠快速獲取;在傳統檔案管理中，檔案主要采取紙質形式，同時需要專門的空間和倉庫進行存放，對存放環境也有著較高的要求，隨著電子檔案的應用，信息數據主要存儲在存儲卡、U盤或者電腦硬盤中，不再受外界環境的影響而造成損壞;傳統檔案管理工作中，對檔案資料的提取和查找需要一定的時間，同時紙質檔案反復查閱極容易影響其保管效果，電子檔案的應用，不僅是信息共享得以實現，同時檔案信息的安全性得到有效保證，還省去了異地傳遞和實地查閱的麻煩;另外在進行檔案資料的補充和完善時，通過電子檔案的應用，使傳統檔案管理中的費時、費力的補充方式得到徹底改變，通過關鍵詞的搜索，便能及時快捷地完成信息資料的補充。

2 加強電子檔案管理的相關策略

在進行電子檔案管理時，需要根據電子檔案的特點，借助網絡信息化水平的不斷提高，使工作效率得到有效提升。但同時電子檔案也存在著一定的風險，如出現電腦系統被侵入等情況，電子檔案信息極可能被惡意篡改、刪除、破壞等，因此電子檔案管理的安全運行至關重要，通過相應管理制度的建立和完善，電子檔案管理強化，使檔案信息的完整性、可靠性、安全性得到有效保證[3]。

2.1 電子檔案管理制度完善

根據相關的統一格式規定，對電子檔案的生成格式進行嚴格規范和管理，所涉及的內容包括文件的一系列參數指標、文件承載形式以及接收、存儲形式等。同時在進行電子檔案編輯管理時，相關人員需要加強對電子檔案原始數據和背景信息的保管和存儲，一旦系統出現故障或檔案丟失等情況發生時，能夠進行及時的修復和補充。

2.2 歸檔制度合理化制定

通過歸檔制度的建立，使電子檔案的管理制度進一步的完善。歸檔工作是檔案管理工作中重要的組成環節，與傳統紙質檔案的歸檔模式相比，電子檔案管理需要對檔案信息的軟硬件環境加強有效性的檢測，對有關電子檔案的相關文件加強檢查，核實描述、說明與內容的匹配度，并將電子檔案的相關文件、說明目錄以及軟件等進行歸檔保存，并確保其存儲載體符合相關規定和標準，使檔案儲存環境的安全性得到有效保障。

2.3 保管制度健全

通過保管制度的制定和實施，確保電子檔案的安全需求得到有效滿足。存儲載體的質量首先需要進行嚴格把控，規范存儲載體的保管要求和條件，避免處于不良環境中，同時對存儲環境的濕度和溫度進行合理設定;嚴格檢測計算機系統，一旦發現存在病毒，必須及時對其進行清除處理，采取有效措施對載體進行保護，對電子檔案的加密管理加強重視，防止信息內容出現損壞和丟失的情況;嚴密檢查電子檔案，及時發現載體或信息中存在的問題，同時進行相應的備份處理，一旦出現問題能夠及時進行修復[4]。

2.4 管理人才培養力度加強

由于電子檔案管理具有一定的復雜性和較強的專業性，同時面對海量的信息和數據，不僅要求相關管理人員具有專業技能素養，豐富的工作經驗以及較高的綜合素質，還需要崗位人員相對穩定，確保電子檔案管理工作的穩定性延續性;同時相關管理人員也應不斷提高自身素質與專業能力，不斷完善自身知識結構，樹立良好的職業道德，對計算機技術以及信息技術等進行了解和掌握，單位應定期組織相關人員進行專業技能的培訓，使人員的工作效率和質量提高，使其能夠更好地適應電子檔案管理發展的需求[5]。

3 結束語

隨著社會發展和信息化建設的不斷深入，檔案管理工作在事業單位的可持續發展中的重要性也日益凸現，為了更好地適應時代發展的需求，進一步提高檔案管理工作效率，提高電子檔案信息的開發利用率，電子檔案優勢的充分發揮，能夠有效促進檔案管理工作的開展，同時電子檔案也存在著一定的安全風險，所以對電子檔案加強管理至關重要，能夠對電子檔案的安全性起到有效保障作用，有利于促進事業單位的可持續發展目標的實現。

參考文獻

[1]李昊城.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發，2017，23（16）：10-11.

[2]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017（6）：193-193.

[3]孫晶.關于事業單位檔案管理工作中的創新探究[J].辦公室業務，2017（5）：97-97.

[4]曲鐵成.機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].投資與創業，2019（6）：173-173.

[5]黃鴻輝.事業單位檔案管理中的電子檔案管理探討[J].文化創新比較研究，2017（24）.