信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究

王滿

摘 要：在網絡技術和信息技術的推動下，企業檔案管理發生了新的變化，如何充分利用信息化的優勢推動企業檔案管理與服務模式的創新成為人們重點思考的話題。文章闡述了信息化環境下企業檔案管理的作用，分析當前階段企業檔案管理存在的問題，并提出信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新的策略。

關鍵詞：信息化;企業檔案管理;模式創新

在信息化環境下，企業檔案管理的重要性愈發凸顯，為企業的發展和決策提供了重要的支持。和傳統的管理模式相比，信息化為檔案管理提供了更多便利條件，有助于提升數據信息的安全性、可靠性。面對信息化帶來的優勢，相關人員要注重檔案管理與服務模式的創新，才能順應當前階段企業發展的潮流。基于此，筆者結合自身工作和學習經驗，研究信息化時代企業檔案管理與服務創新的對策，希望對提升企業檔案管理效果有積極意義。

1 信息化對于企業檔案管理的作用

1）有助于提升檔案管理能力。信息技術為企業檔案管理發展創造了更多便利條件，在網絡技術和計算機技術的支持下，有效擴大了檔案管理的范圍，在管理內容和形式上更加多樣化。傳統的檔案管理中，信息收集、存儲和應用都需要消耗較大的人力、物力和財力，在信息化的幫助下，企業檔案管理操作上更加簡單，在很大程度上提升了檔案管理的效率。可以說，提升企業檔案管理信息化水平順應了時代發展的潮流，對于提升檔案綜合管理能力有深遠影響。

2）提高檔案管理部門競爭力。對于檔案管理部門來說，核心競爭力與檔案具體規模和檔案管理先進設備有著直接的關系，內部管理水平也是其極為重要的影響因素。如果管理人員具有較強的管理能力，但是在信息化利用上有所不足，必將對企業檔案管理與服務產生負面影響。

3）有助于提升檔案管理人員綜合素質。在信息化背景下，對于企業檔案管理人員的綜合素質要求更高，不僅要具備檔案管理的專業知識，同時還要靈活掌握計算機硬件和軟件，為檔案管理的收集、存儲和應用創造有利條件。

2 當前階段企業檔案管理工作存在的問題

1）管理制度不健全。檔案管理是一項復雜程度較高的工作，在進行管理時涉及內容較多，這無疑對管理制度要求更高。但是從實際情況來看，很多企業在開展檔案管理工作時沒有系統的制度，傳統的工作方式效率較低，這與信息化背景下的檔案管理存在很大出入。不僅如此，在信息化背景下，企業生產經營活動中產生的數據較多，傳統的紙質管理方式效率較低，在存儲和應用時面臨諸多問題，對于檔案管理與服務創新十分不利。

2）檔案資源利用率低。檔案管理理念對于整體管理質量產生較大影響。進入新世紀以來，互聯網技術對各行各業產生了巨大影響，企業檔案管理需要與時俱進，及時更新管理理念才能順應時代發展潮流。但是，很多企業在檔案管理工作開展時，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，僅僅將其視作記錄信息，沒有充分利用檔案資源，體現不了檔案在企業發展中的作用。對于大部分檔案管理人員來說，檔案管理就等同于檔案收藏，同時為了保護檔案，很少充分利用檔案，發揮檔案的作用。甚至有些企業根本沒有具體的檔案管理部門，只是作為其他部門監管的工作，這種體制下檔案管理人員可能只能完成基礎的工作，對于創新工作沒有更多是思考。在這種情況下，企業相關人員在檔案利用會面臨很多問題，比如檔案資料不完整、信息可靠性不足、信息查找困難，不能為企業的經營和發展提供參考。

3）檔案管理人員素質參差不齊。在信息化背景下，對于企業檔案管理人員綜合素質要求較高。但是，很多企業缺乏專業的檔案管理者，且在整體素質上參差不齊，缺乏信息化方面的訓練，操作計算機的能力較弱。要提升工作效能，要真正做到轉變工作方式，上級管理部門需轉變和創新管理理念。企業檔案管理人員在實際工作中可以根據遇到的問題提出改進的方法和建議，再由上級部門將問題匯總，提出標準的改進方法。有些企業檔案管理部門獨立性差，創新管理開展條件不足。企業檔案管理的創新離不開人才的治理，要強化管理人員專業知識和操作技能的培訓，以全面提升檔案管理的針對性和有效性。

3 信息化背景下企業檔案管理與模式創新的對策

1）創新管理制度。科學的制度企業開展檔案管理創新的前提，在信息化背景，企業應結合自身發展情況，建立健全檔案管理體系，具體來說，主要從以下幾個方面來進行：一是將檔案管理納入企業長期規劃中，不斷完善各項管理流程和規章制度，從而有效約束管理人員的行為規范;二是加大檔案管理監督，從檔案資料的收集、存儲到后續利用，都要確保工作的開展滿足企業規范要求，確保檔案管理開展的科學性、規范性;三是明確檔案管理人員的職責和權限，堅持誰出問題誰負責，提升檔案管理人員工作的積極性和熱情;四是強化檔案管理部門與其它部門之間的聯系，強化檔案信息的溝通交流，形成系統的檔案管理模式，提升檔案信息收集和利用效率。

2）轉變觀念。信息化時代的到來對檔案管理工作提出了更高的要求，因此領導人員應充分認清這一發展形勢，并開展好如下工作：一是重視檔案管理工作的開展，以確保檔案信息的錄入、分類存儲等都滿足要求，同時加大宣傳教育，以保證每一位檔案管理人員都能正確看待檔案管理工作;二是加大投入，即投入足夠的資金來購買先進的設備，因為在信息化環境下，事業單位處理的信息量非常大，唯有借助先進的設備，才能保證檔案管理工作的質量和效率，同時還應加大在技術研發上的投入。

3）加大人才培養。在信息化背景下，要切實提升企業檔案管理人員的綜合素養，為檔案管理質量和效率的提升做好鋪墊。一方面，通過招聘工作責任心強、綜合水平高的管理人員，為企業檔案管理的開展提供源源不斷的活力和動力;另一方面，加強企業檔案管理人員理論知識和實踐能力的培訓，強化工作人員之間的溝通交流，共同提升檔案管理綜合能力;此外，選派優秀的管理人員出外深造，學習和借鑒先進的檔案管理模式，為企業檔案管理和創新提供參考。

4）創新管理方法。企業在開展檔案管理時，要充分利用信息技術的優勢，不斷創新管理方法。一方面，在檔案信息收集和錄入時，要注重先進技術的應用，可以融入圖片、視頻、音頻等綜合信息;在檔案信息歸類時，按照根據不同部門、不同年份、不同種類進行詳細劃分，方便檔案信息的調用和查閱。比如：在開展創新管理時，應結合法律法規的實際情況，制定健全的檔案管理工作體系，梳理好檔案管理各項流程。同時結合企業職能分工、崗位設置等內容，確定檔案管理方法的類別和具體需求，讓檔案管理系統與各專業工作的管理系統相連，形成的各類文件的電子件自動流轉到檔案管理系統。

5）重視安全管理。網絡具有開放性的特點，在企業檔案管理過程中，如果安全防范力度不足，很容易被不法分子利用，造成企業機密的泄漏，影響企業的綜合競爭力。在這種情況下，要加強企業檔案的安全管理，建立防火墻，注重身份認證技術的應用，同時加強計算機病毒的清理，不斷優化網絡安全系統，避免企業檔案管理信息系統被盜用。

4 結語

總而言之，企業檔案管理是一項綜合性較強的工作，在信息化背景下，對于管理模式和工作人員的綜合素質要求更高，企業經營者要充分認識到檔案管理對于自身發展的重要性，健全檔案管理制度，加大資金的投入力度，注重管理人員的培訓，不斷提升檔案管理綜合效率，為企業的長期發展提供可靠支持。

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