信息時代高校研究生教學檔案的管理

張曉燕?曹勤民?王彥龍?景萬福

摘 要：信息時代數據的處理更加高效、快捷。在高校中，研究生教學檔案是反應高校培養質量、提供研究生教育評估等項工作中最為重要的文件之一，怎樣才能有效管理研究生教學檔案，從而最大限度地實現研究生教學檔案為高校和社會提供服務的功能，將是高校管理工作中非常重要的內容之一。

關鍵詞：信息時代;研究生教學檔案;管理

近年來，我國高新技術發展勢如破竹，研究生教育規模不斷擴大，高校研究生教學檔案如仍運用傳統的檔案管理方法，則無法適應時代的發展。加強信息時代高校研究生教學檔案管理，能夠為高校的教學和科研工作提供支持，為高校積累豐富的教學經驗。因此正確認識研究生檔案的學術價值與特點，迎接信息化給檔案管理工作帶來的挑戰，建成系統安全的網絡檔案平臺，以人為本，規范管理體制，從而提高檔案管理質量和效果。

1 分析高校研究生檔案實現信息化管理的特點與價值

一直以來，研究生教學檔案都是從招生、教學、科研等活動中直接形成的，涵蓋了教學培養、科學研究、學術論文撰寫等檔案資料，是衡量研究生教學質量和培養效果的有價指標，匯集了前沿性、實用性科學技術理論成果，各項科研技術成果又可以轉化為生產力并在實踐中檢驗科研成果，進而為提升科研技術、助力科技興國貢獻力量，具有較高的學術價值和重要的保存價值。

2 信息化對高校研究生教學檔案帶來的挑戰

1）經費存在缺口。足夠的資金支持，可使研究生教學檔案的信息化進展更加順暢。目前，高校《研究生教務管理系統》的建設和開發，為研究生入學到畢業期間的基本教學數據實現電子化和高效利用的檔案信息化平臺奠定了基礎，但是，先進技術的應用離不開各種電子設備的配套支持，后期系統的更新維護、菜單運行后的調整、設計開發的軟件等問題，離開了資金投入均無法運行，勢必降低數據庫的使用效率。

2）安全技術至關全局。隨著檔案數量的不斷增加和內容的不斷豐富，研究生教學檔案的信息載體形式也日益增多，特別是涉及研究生培養、科研成果等重要資料信息和數據的保密性，一旦發生泄漏或者被黑客攻擊，將給高校甚至國家造成嚴重的損失[1]。因此，檔案信息化管理不僅要建設好數據系統的開發，更要做好數據涉密和保護工作，規避非法訪問、病毒侵入等風險。

3）檔案管理人員素質有待提高。目前，高等學校配備了信息化檔案管理的軟、硬件設施，而兼具檔案管理知識和網絡信息技術的人才匱乏、在崗人員缺乏檔案管理專業知識和管理技能、管理人員意識不到安全風險對檔案工作的重要性、甚至無法完成信息化檔案數據處理和歸檔等現象仍然存在，同時，在崗位上成長和不斷成熟的渠道并不暢通，直接影響了研究生教學檔案的管理質量和管理水平提升。

3 高校研究生教學檔案管理應對策略

1）收集、整理研究生教學資料。收集、整理是檔案管理的第一步。這是一個寬口徑、多渠道、漫長而循環的過程，不僅需要研究生本人、教師導師、院領導、管理人員以及學校檔案館、研究生院等多方的參與、支持、指導和協助，還需要院所一線工作人員在平時工作中的隨時或定期收集資料并結合集中與分散等多種形式，拓展檔案收集整理的渠道、豐富院所檔案室的資料內容，齊全完整地做好紙質版研究生教學檔案的管理和服務，并為實現檔案信息電子化奠定有價積累和支撐依據[2]。

2）規范檔案標準化建設。檔案的標準化，為現代化管理奠定了重要基礎。建構一套符合教學規律、結合教學管理實際、簡單易操作的研究生教學檔案管理體系及標準，對于總結內容形式多樣、具有一定教學周期（如碩士研究生三年、博士研究生四年的基本學制）的研究生教學檔案形成特點和規律具有現實意義。比如，在實物管理中采取按問題分類、以年級立卷、封面編制卷內目錄等切合實際、一目了然、節省人力與物力的方法，而錄入系統后的電子數據則運用先進的軟件技術、互聯網等技術打通環節內容、完善保密界定、推進有序管理等，均不失為提高檔案管理水平和利用率的科學手段。

3）加強檔案信息的網絡化與數字化建設。隨著計算機技術和網絡技術的不斷深入，給高校信息資源擴大載體形式、豐富內容層次提出了更高的要求，高校依托互聯網技術、攝影錄像技術、數據庫等技術手段，基本完成了研究生教學檔案數據庫的建設、擁有了高效并且專業特色突出的檔案資源、加快了研究生教學檔案網絡化與數字化的進程、推動了科研成果的利用和推廣、促進了檔案服務的良好發展。然而，在資金支持有限情況的下，需要結合實際情況制定了長、短期相結合的建設方案，非重點硬件設施可不追求一步到位，并以高端服務器低檔終端為指導原則逐步配置計算機等各種硬件，能滿足高校檔案管理不同崗位的工作需要即可。同時，要重視檔案管理及互聯網技術的復合型人才的引進和培訓，通過自學、參加專業培訓、崗位鍛煉等方法推進懂專業、高學歷、懂業務、會操作的高素質人員參與加強隊伍建設，形成有效的網絡化研究生教學檔案數字系統助力[3]。最后，在資金籌集方面，高校的研究生院、各院所、檔案館等檔案直接形成和管理的各部門，應發揮主觀能動性，開拓思路、廣開渠道，積極爭取多方資金支援和項目自籌、申請國家專項資金等方法，最大程度地解決檔案信息化建設中預算經費的難題和缺口。

4）拓展“以人為本”的社會化服務職能。“以人為本”是科學發展觀的核心、是社會主義市場經濟發展的基礎，也是高校發展的基本要求。在高校的研究生教學檔案管理中，應始終堅持將“以人為本”、全心全意為人民服務的精神和建立健全檔案管理制度的規范化理念結合起來，做好充實檔案資源和完善信息服務的體系構建，關注檔案管理人員的專業培養、素質提升和發展空間，鼓勵和激勵他們為高校的研究生、教師、科研人員、管理人員以及社會等積極、創新地開展工作，并在法律準許、檔案保管期限規定和資料可開放原則的基礎上，積極協助有關部門籌備和舉辦研究生教學檔案中有關科研技術開發、成果轉化、人才培養模式等實物展覽和網站信息宣傳，變被動為主動地為高校和社會提供有價服務。

5）提高認識，理順管理體制。提高對研究生教學檔案的認識并加強管理，是高校教育教學改革發展和社會不斷進步的需要，也是關乎高校研究生個人的學習、生活、科研、實踐、評優、獲獎等各項活動的原始記錄，在高校、研究生本人、家長乃至社會的政治、經濟、文化發展等方面起著不可估量的影響和作用。因而，要加強對依法治國、依制度辦事的重要性認識，將建立健全科學、規范的檔案管理制度作為首要任務，努力實現各項規章制度的環環相扣。其次，要不斷完善研究生教學檔案信息，認真核查檔案資料的內容、載體、時間等與研究生的教育管理工作是否相接軌，及時開展檔案資料的收集、整理、保管、利用等環節工作，做到準確無誤;第三，要加強部門合作，理順管理體制，真正將研究生培養過程中的各個管理流程相串聯和并聯，實現高校規劃與指導全局、研究生院有針對性的通知安排、院所具體執行并做好收集、整理、移交檔案館等部門協調配合的機制運行和有效銜接。

4 結束語

信息時代，擴展研究生教學檔案的資源量、將檔案管理標準規范化、建成網絡數字化檔案信息平臺，以及建立健全高校的檔案管理運行體制和機制，不僅可以有效提升高校研究生教學檔案的管理質量和服務效率，也是促進高校研究生教學檔案科學化管理的發展方向和必然選擇。

參考文獻

[1]羅溪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2019（22）：122-123.

[2]張丹.信息時代檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2019（22）：140+142.

[3]代進.信息時代檔案管理的研究[J].現代交際，2019（20）：139+138.