對檔案信息化建設與檔案管理的探討

劉亦齊

摘 要：檔案信息化屬于現代化檔案管理的主要方式，其代表著檔案管理的未來發展趨勢，其中，檔案信息化的優點諸多，除了可以高效率保存內部檔案資料之外，還可以共享以及整合各項檔案資源。從中看出，大力建設檔案信息化和全面管理檔案是很有必要的，其直接決定了檔案水平的提升。不過，從檔案信息化建設以及檔案管理實際開展情況來看，還有著較多的問題，這些問題完全不利于建設檔案信息化，阻礙了檔案管理工作的進一步開展。在本文中，重點探討了檔案信息化建設以及檔案管理情況。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;存在的問題;管理策略

檔案在單位以及個人中起著一定的記錄效果，本身伴隨著時代的變化而改變。而檔案管理具備系統性的特征，在該項工作開展期間，相關人員除了合理使用相關技術之外，還必須遵循各項原則強化對檔案信息化建設以及管理的分析力度，結合實際情況制定出完善的對策，這是檔案管理面臨的工作要點。

1 檔案信息化管理期間遵循的基本原則

1）遵循規范化的原則。檔案信息化建設工作涉及的要點比較多，在實際工作開展期間，相關管理單位應當遵循規范性的要求實施，制定完善的標準制度，防止電子檔案歸檔期間出現矛盾。一旦沒有合理規劃檔案管理工作的話，少了規范性制度為支撐，那么檔案管理效率就會下降，難以保證整體質量。

2）遵循統一化的原則。當收集和整合檔案的時候，只有及時更替不同的信息，才能夠滿足于檔案管理工作中的統一性原則，嚴格遵循該項原則是基本需求，基于此，對檔案進行管理的過程中，必須整合相關的信息內容，統一管理，以此提高檔案管理效率。

2 對于檔案信息化建設和檔案管理工作存在問題的分析

1）沒有正確了解到檔案信息化建設工作的重要性。檔案信息化建設工作的實施使得以往傳統的檔案管理方式發生了改變，不過大多數管理人員尚沒有了解到信息化技術在檔案管理期間產生的作用，認識不到位，完全阻礙了檔案管理變革工作的實施，不利于提升檔案管理效率。從中看出，對檔案信息化建設缺少正確性的了解和認識是限制該項工作開展的主要因素。

2）采取的檔案管理方式較為單一和滯后。從當前情況來看，我國尚沒有制定健全的檔案管理體系，采取的管理方式比較單一和滯后，檔案管理人員技能不高，專業水平較低等，難以高效率的管理各項檔案，完全阻礙了檔案管理工作的正常開展。比如，依舊是使用以往手工檔案管理模式來收集以及整合各項檔案，根本沒有和當代信息化技術相互融合到一起，導致檔案的安全性降低，難以安全開展該項工作。

3）各個檔案部門信息化水平參差不齊，有高有低。對于各個區域來講，經濟發展水平不一致，因此使得檔案部門信息化開展和檔案人員的工作能力也有著諸多的差別，有的部門逐漸引進了計算機技術來管理檔案，檔案管理效率有所提高，可是有的部門依舊是應用單機管理檔案，檔案管理水平和效率較低，難以共享資源，無法科學的應用檔案內的資源。

4）沒有制定健全的檔案管理體系。健全的檔案管理體系有利于推動檔案管理工作的良好運行，不過現階段，大多數單位過于將關注點放在經濟效益提升等方面，完全沒有加大對檔案管理工作的關注度，并且并沒有結合實際情況來制定完善的制度，大多數檔案管理工作趨于形式化，管理不嚴格。

5）信息資源使用理念有著較大的誤差。當前，在使用信息資源期間理念上還有著極大的誤差，這是影響檔案信息化建設效率提升的主要因素。相關人員一味的認為，只需要收集以及整理好檔案然后保存即可，可是信息化檔案建設的重點是共享檔案，在儲存檔案的過程中合理使用資源，將檔案的價值體現出來，可是對于有的檔案管理人員而言，依舊是將目標放在檔案管理方面，完全忽視了檔案資源的合理使用，最終弱化了檔案的整體價值。

3 實施檔案信息化建設與檔案管理相關措施

1）強化檔案信息化管理力度。在對檔案信息化進行管理的時候，相關人員需要提前了解到工作的具體要點，遵循基本要求和社會形勢來制定有關的信息化建設計劃，處于框架檔案管理期間將網絡平臺的靈活性體現出來，拓展功能，定期創新和改進軟件，使該項工作和社會發展要求相一致，從根本上促使檔案信息化工作高效率開展。與此同時，在信息化檔案管理期間優化管理方式，不同類型的管理方式產生的作用是不一樣的，所以，務必按照檔案管理具體情況進行探究，選取與之相符的模式，從而促使信息化管理工作良好開展。

2）增強檔案管理信息化意識，健全信息化建設基礎設施。檔案管理信息化建設有著極高的優勢，因此務必加大對其的推廣力度。首先，對于領導部門來講，需要對信息化建設給予高度重視，起到良好的帶頭作用，組織其他人員積極學習信息化建設管理方法以及知識點，熟練操作各項信息化建設技術，創建規范性的計算機網絡平臺，以此為職工學習知識點提供便利。其次，制定健全的宣傳制度，全方面實施檔案管理信息化建設工作，以此提升該項工作的效率。現階段，在檔案管理信息化建設工作開展期間還有著較多的問題，其中就屬基礎設施不完善現象最為明顯。要想促使檔案管理信息化建設工作更加合理和規范的開展，有關部門需要對基礎設施建設工作投入相應的資金，比如采購專業性的掃描設備以及儀器等，健全各項基礎設施，從而促使檔案管理工作得到更好的開展。

3）強化電子文件管理。在計算機檔案網絡創建的背景下，諸多文件被儲存到了網絡中，這就凸顯出了電子文件檔案管理工作的重要性。通過相關探究來看，實施電子文件檔案工作可以將重要的信息全部保存下來，將檔案信息的優勢發揮到最高，意義非凡。因此，強化電子文件管理力度是很有必要的，具體措施如下所示：其一，成立專門管理和維護各項電子檔案的部門，增強電子文件歸檔的規范性。其二，有效處理電子文件，相關人員從電子檔案接收、儲存等方面入手，嚴格進行管理，確保電子文件的有效性。其三，電子文件形成時間較短，可否長期儲存缺少驗證，基于此，當管理電子文件的時候，應當大力解決電子文件儲存問題，定期復制長時間儲存的文件，以免發生檔案信息缺失現象。

4）共享檔案信息。我國當前已經迎來了大數據時代，因此為了為后期工作開展提供便利，應當有效的共享檔案信息，在共享檔案信息的過程中，需要提前培養可以熟練操作計算機的人員，保證檔案信息共享工作順利開展。在共享檔案信息的工程中，密切關注檔案信息的安全性。大數據時代的來臨除了能夠為人們生活提供方便之外，同時還使其面臨著較多的隱患性，其中網絡安全是最為明顯的一種情況。所以，要想避免檔案信息被惡意損壞，務必重視檔案信息的安全性。

5）摒棄以往傳統的管理模式，加大創新力度。檔案管理部門只有摒棄或者是創新傳統管理模式，才可以將檔案的優勢發揮出來，提升檔案管理效率。基于此，各項單位應當強化信息化檔案管理力度，優化自身理念，將檔案管理從以往傳統模式轉變成信息化模式，落實檔案管理體系，為創新檔案提供良好的依據。

4 結語

從以上論述來看，檔案信息化建設工作的實施起著決定性作用，其可以進一步推動檔案事業的良好運行。基于此，有關部門需要從實際情況入手，全面探究檔案信息化建設期間的不足之處，定期培訓人員，整合各項資源，在創新管理方式的基礎上實現檔案信息化管理的穩定開展。

參考文獻

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