檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變思路

范欣婷

摘 要：近幾年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息化技術(shù)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，對(duì)我國(guó)各方面事業(yè)的思路轉(zhuǎn)化起到了極大的促進(jìn)作用。對(duì)于檔案管理工作來說同樣如此，隨著信息技術(shù)的加入，效率較之以往有了巨大的提高。但是同時(shí)我們也應(yīng)該看到，傳統(tǒng)的人工管理的模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需要了，檔案管理工作的信息化發(fā)展和使用是如今檔案管理工作的趨勢(shì)，所以檔案管理人員必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思路，積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提升自身素質(zhì)，為進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量積極努力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;技術(shù)。

1 研究背景

檔案管理的信息化是促進(jìn)檔案管理效率的重要方法，也是當(dāng)今社會(huì)檔案管理的趨勢(shì)所在。目前關(guān)于檔案信息化的表述有很多，并沒有一個(gè)明確的定論，本文作者所理解的檔案信息化管理是指國(guó)家檔案有關(guān)行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下，針對(duì)檔案管理活動(dòng)中的一切行為，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的制度有效性，同時(shí)提高檔案查找的速度。如今，檔案管理的信息化管理成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)舉足輕重的因素，信息化正逐漸引起社會(huì)各方面的密切關(guān)注，為了緊跟時(shí)代的步伐，加快檔案管理的信息化顯得尤為重要。

2 檔案管理工作信息化改革的難點(diǎn)

檔案管理對(duì)于一個(gè)國(guó)家和行政單位來說，是非常重要的工作，其內(nèi)部所儲(chǔ)存的都是非常重要的資料，所以在進(jìn)行改革的時(shí)候也要做到慎之又慎，不能影響到其原有功能的發(fā)揮。但是同時(shí)我們也應(yīng)該意識(shí)到，原有的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不再適用與當(dāng)前的發(fā)展潮流，相對(duì)低下的管理效率已經(jīng)無法跟上日益增多的工作內(nèi)容。所以改革也是勢(shì)在必行的。個(gè)人認(rèn)為，阻礙檔案管理工作的主要有以下幾個(gè)方面的因素：首先，相關(guān)專業(yè)人才的匱乏，因?yàn)闄n案管理的工作內(nèi)容非常重要，所以從事人員也要具備足夠的專業(yè)性，保證在改革工作中不會(huì)對(duì)原有職能造成損害;其次，機(jī)構(gòu)原有設(shè)備不足以支撐工作方式的轉(zhuǎn)變，信息化改革的前提必須以設(shè)備更新作為前提;最后，意識(shí)層面的抵觸，抵觸的主要原因是對(duì)于信息技術(shù)安全性方面的考慮，我們說過檔案管理的工作內(nèi)容非常重要，但是如何能夠保證在信息化變革的工作中保證自身工作不被泄露，是一定要考慮到的問題。

3 檔案管理工作的信息化思路的轉(zhuǎn)變

3.1 人才培養(yǎng)建設(shè)是關(guān)鍵

人才是促進(jìn)社會(huì)不斷向前發(fā)展的第一動(dòng)力，所以要促進(jìn)檔案管理的信息化，就必須不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)。由于我國(guó)信息化建設(shè)發(fā)展的時(shí)間并不長(zhǎng)，所以在信息化方面的經(jīng)驗(yàn)尚不充足，信息化人才相對(duì)匱乏。為了加快信息化的進(jìn)程，必須盡早選拔一批信息化方面的儲(chǔ)備人才來建設(shè)信息化。企業(yè)的信息化人才主要來自外部選拔和內(nèi)部培養(yǎng)。首先，各個(gè)行業(yè)可以與相關(guān)高校進(jìn)行有關(guān)方面的合作，成立高校學(xué)生實(shí)習(xí)基地，通過學(xué)生的實(shí)地鍛煉，選拔優(yōu)秀的人才留在企業(yè)，在關(guān)注自身企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，也為高校學(xué)生解決了就業(yè)問題。另一方面來說，企業(yè)可以針對(duì)內(nèi)部已有的人才進(jìn)行自我培養(yǎng)，這種培養(yǎng)方式相對(duì)高校人才選拔來說較為復(fù)雜，需要企業(yè)為人才培養(yǎng)發(fā)揮自身作用。一般情況下，企業(yè)多是尋找有關(guān)方面的專家為企業(yè)人才進(jìn)行培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)進(jìn)一步提高企業(yè)人才信息化的管理水平。不管是通過哪種形式進(jìn)人才的吸收和培養(yǎng)，信息化管理的潮流是無法改變的，企業(yè)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)必須抓在手上，這是為企業(yè)發(fā)展提供不竭動(dòng)力的根本方法。

3.2 管理人員要不斷提高自身技能

隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，越來越多的檔案需要去保存和管理，許多外來人口的檔案管理往往更加麻煩。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要占用很多的存放空間，在進(jìn)行人工核對(duì)時(shí)也容易出錯(cuò)，引發(fā)各種問題糾紛。檔案管理的信息化就是將紙質(zhì)的檔案信息變?yōu)殡娮拥男畔⒐芾恚@樣利用信息技術(shù)，不僅查找快速方便，而且?guī)缀醪恍枰加棉k公室空間。檔案管理的信息化已經(jīng)應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，為檔案管理帶來了極大的便捷，節(jié)約了社會(huì)管理成本，解放了勞動(dòng)力。當(dāng)然檔案管理信息化也存在很多的問題，比如許多人對(duì)信息化存在安全疑問，擔(dān)心信息泄露，表現(xiàn)出極大的不信任，不愿意使用信息化的檔案管理模式;另外，大多數(shù)企業(yè)自身缺乏有關(guān)的信息化管理人才，無法進(jìn)行檔案信息化管理，所以，作為檔案管理人員，我們必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，不斷轉(zhuǎn)變自身管理觀念，提升自身管理能力，尤其是要注重信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用。信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，如果不能有效掌握信息化技術(shù)，便無法承擔(dān)檔案管理的工作。社會(huì)要積極為檔案管理人員提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，加快檔案管理人員自身管理能力的提升。信息化技術(shù)從無到有，需要一個(gè)發(fā)展的過程，所以全社會(huì)應(yīng)該公共努力，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的全部普及。

3.3 信息化設(shè)備的完善健全

我們都知道，企業(yè)如果想要有效的完成工作，必須要有必要的工作工具和設(shè)備。目前，很多的檔案管理部門對(duì)信息安都缺乏一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，他們并沒有了解到病毒和黑客對(duì)電子檔案進(jìn)行攻擊后所產(chǎn)生的危害，因此，政府有必要不斷建立和完善信息安全體系（尉京明，2017）。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，除了存放檔案的書柜以外，基本不需要其他的設(shè)備。但是信息化的管理除了人力以外必須配備必要的信息化設(shè)備。這一方面需要政府和企業(yè)自身共同的努力。首先，政府要不斷加大對(duì)信心管理系統(tǒng)的投入，逐步完善信息系統(tǒng)的功能，尤其是信息系統(tǒng)的安全防御功能。信息系統(tǒng)管理著社會(huì)人才的安全問題，人才信息泄露將引發(fā)巨大的社會(huì)問題，這是在信息化技術(shù)使用之前政府必須考慮的事情，只有進(jìn)一步的完善電子信息管理系統(tǒng)，充分保證信息系統(tǒng)的安全性能，才能有效的促進(jìn)檔案管理信息化安全使用。另一方面，企業(yè)也必須要不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工作的認(rèn)識(shí)，積極的探索檔案管理信息化的有效方法，通過不斷的改變企業(yè)的管理手段，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)，進(jìn)一步提高員工工作的體驗(yàn)感，降低企業(yè)員工的管理工作壓力，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的作用，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.4 社會(huì)要給信息化管理給予信任

社會(huì)不斷發(fā)展的過程中都會(huì)出現(xiàn)波折，作為個(gè)人，我們要積極發(fā)現(xiàn)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，積極適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，給予社會(huì)發(fā)展一定的信任。檔案管理信息化技術(shù)在我國(guó)發(fā)展的時(shí)間并不長(zhǎng)，人才上有所匱乏，技術(shù)上存在缺點(diǎn)，導(dǎo)致目前的安全性能方面無法取得廣大民眾的信任。但是隨著信息化管理技術(shù)的不斷發(fā)展，信息泄露的事件越來越少，檔案信息泄露幾乎沒有發(fā)生過。近幾年來，針對(duì)檔案管理信息化過程中所暴露出的問題，政府制定了一系列有關(guān)檔案信息化管理安全的規(guī)定和措施，不斷的加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防控工作。企業(yè)作為用人單位的主體，也積極發(fā)揮自身作用，在部門使用信息化管理的過程中，不斷加強(qiáng)企業(yè)人事的信息保密的措施，嚴(yán)格落實(shí)信息保護(hù)的有關(guān)制度規(guī)定，極大的促進(jìn)了信息化管理的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)前進(jìn)的步伐不會(huì)停歇，企業(yè)發(fā)展的速度也不會(huì)減弱，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對(duì)于企業(yè)人事檔案的管理將會(huì)變得越來越簡(jiǎn)單，檔案信息化管理方式已經(jīng)是大勢(shì)所趨，為了處理保存日益增多的檔案信息，我們必須使用并加快檔案信息化管理的步伐，加快檔案信息化管理的相關(guān)建設(shè)，通過多種方式培養(yǎng)信息化人才，積極構(gòu)建安全的信息管理體系，完善檔案信息化管理的相關(guān)制度，充分發(fā)揮信息化管理在當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)的檔案管理中的作用，提高社會(huì)及企業(yè)的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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