學(xué)校文書檔案工作的重要性及開展方式探討

李志香

摘 要：在中學(xué)管理工作中，文書檔案工作具有重要的意義，是保證學(xué)校穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)性工作，同時也是實現(xiàn)現(xiàn)代教學(xué)目標(biāo)的重要途徑。在以往的中學(xué)校園管理中，著重強調(diào)了教學(xué)研究工作為學(xué)校工作的重點，往往忽視了學(xué)校文書檔案工作，認為文書檔案工作對學(xué)校影響并不大，所以大多數(shù)中學(xué)的文書檔案工作質(zhì)量并不高。對此，本文先是分析了學(xué)校文書檔案工作的重要性，然后分析了學(xué)校文書檔案工作中存在的問題，最后提出學(xué)校文書檔案工作開展的方式，旨在提高學(xué)校文書檔案工作質(zhì)量，促進學(xué)校的建設(shè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中學(xué);文書檔案工作;重要性;問題;開展方式

隨著現(xiàn)代教育體系的不斷完善，文書檔案工作成為了現(xiàn)代教學(xué)的重要的內(nèi)容，其與學(xué)校教育和教學(xué)有著密切的聯(lián)系。從學(xué)校的工作實踐可以看出，加強學(xué)校文書檔案工作能夠有效提升學(xué)校工作的效能，而且還能夠發(fā)揮決策指導(dǎo)的作用，保障學(xué)校的穩(wěn)定健康發(fā)展。因此，學(xué)校在進行教學(xué)研究工作的同時，也要注重文書檔案工作，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，要積極探索和創(chuàng)新文書檔案工作的方式，提升文書檔案工作的效率，從而發(fā)揮文化檔案的作用，促進學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。

1 學(xué)校文書檔案工作的重要性分析

學(xué)校文書檔案工作質(zhì)量影響著學(xué)校的可持續(xù)健康發(fā)展，是學(xué)校平穩(wěn)運行和實現(xiàn)現(xiàn)代教學(xué)目標(biāo)的基礎(chǔ)性保障。在學(xué)校文書檔案工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前發(fā)展的需求，必須要進行文書檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，促進學(xué)校文書檔案工作質(zhì)量的提升，從而提升學(xué)校的管理水平。具體而言，學(xué)校文書檔案工作的重要性表現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，中學(xué)文書檔案真實、完整地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。彰顯學(xué)校文化和記錄學(xué)校文化歷史是開展文書檔案工作的主要目的之一，其能夠為構(gòu)建學(xué)校價值觀念奠定良好的基礎(chǔ)，不僅對學(xué)校的各項活動發(fā)揮著重要的作用，而且還對學(xué)校教育的各個方面起到重要的作用。中學(xué)是我國教育的重要組成部分，而且在中學(xué)校園中，教師和學(xué)生的數(shù)量比較多，因此學(xué)校的文書檔案資料數(shù)量也非常多。而不同的學(xué)校風(fēng)氣也使得學(xué)校檔案所有差異，這便決定了學(xué)校文書檔案生成的主要作用之一就是作為學(xué)校文化的載體，通過有效的檔案管理能夠為學(xué)校形成特有的校園價值觀和教學(xué)風(fēng)氣奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因此，學(xué)校相關(guān)的工作人員，要深入研究和分析學(xué)校文書檔案，探索學(xué)校發(fā)展的規(guī)律，通過文書檔案更深層次地挖掘?qū)W校的潛在價值，推進中學(xué)學(xué)校的改革建設(shè)和發(fā)展。

第二，學(xué)校文書檔案工作的另一個重要目的是為了儲存資料，這些檔案資料中又包含了大量的信息，能夠為學(xué)校開展下一步工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時，學(xué)校通過查詢和利用這些檔案信息，也可以對下一步工作進行更好的指導(dǎo)，為學(xué)校工作指明方向，而且還能夠優(yōu)化學(xué)校工作體系。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校加強文書檔案的信息化建設(shè)，能夠?qū)n案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中解放出來，更好地進行檔案的利用和開發(fā)，為學(xué)校教育研究工作的發(fā)展和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，從而有效提升學(xué)校工作效能。

2 學(xué)校文書檔案工作中存在的問題

1）文書檔案工作重視程度較低。現(xiàn)階段，大部分的中學(xué)老師和學(xué)習(xí)都對文書檔案缺乏一個正確的認識，甚至對文書檔案的認識比較陌生，而且普遍認為文書檔案工作只需要對文件資料進行歸檔即可，對于文書檔案的管理存在片面性的認識，對于文書檔案的重要性和價值認識不到位，缺乏整體的認識。同時，在很多的中學(xué)中，文書檔案工作與學(xué)校的管理工作并不能夠同步進行，學(xué)校并沒意識到文書檔案管理的重要性，不熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，也不關(guān)注檔案的管理，更多的是將工作重點放在提升教學(xué)水平和學(xué)生服務(wù)上，對于檔案管理的投入較小，檔案管理設(shè)備陳舊，甚至完全忽略檔案管理，這使得學(xué)校文書檔案工作難以實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，檔案管理改革與創(chuàng)新更是無從說起，嚴重影響了學(xué)校文書檔案管理質(zhì)量的提升。

2）文書檔案利用率較低。文書檔案利用率較低也是目前中學(xué)學(xué)校文書檔案工作的問題之一。由于很多中學(xué)學(xué)校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以學(xué)校的檔案資料具有較強的保密性，而且學(xué)校在進行檔案管理時比較注重檔案的保存，忽略檔案的利用，基本沒有與外界業(yè)務(wù)產(chǎn)生任何交流，這一定程度上使得文書檔案難以發(fā)揮其作用，檔案的價值也難以真正體現(xiàn)。尤其是隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，大部分學(xué)校檔案管理人員的創(chuàng)新能力缺乏，認為檔案信息化建設(shè)只是提升了檔案服務(wù)的便捷性，不能夠在實際的檔案管理工作中有效融入信息技術(shù)，使得文書檔案利用率較低，文書檔案的價值難以有效發(fā)揮。

3）檔案管理人員水平較低。由于大部分中學(xué)學(xué)校并不重視文書檔案管理工作，所以在檔案管理人才隊伍建設(shè)上也明顯不足，高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才嚴重缺乏，嚴重影響了學(xué)校文書檔案管理工作的順利開展。具體來說，目前很多中學(xué)中的檔案管理工作基本是由學(xué)校的行政人員在進行，也有的是兼職人員在進行，這些人員的專業(yè)知識水平并不高，并不能夠滿足當(dāng)前文書檔案管理工作的需求。同時，中學(xué)文書檔案管理工作的投入力度較小，相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和教育工作也無法有效進行，以至于檔案管理人員的專業(yè)知識和技能難以有效提升，最終導(dǎo)致學(xué)校文書檔案工作始終處于效率低的狀態(tài)。

3 學(xué)校文書檔案工作有效開展的方式

1）重視文書檔案管理工作。要想有效促進學(xué)校文書檔案工作的順利開展，首先就是要重視文書檔案管理工作，正確地認識文書檔案的重要性與價值，切實發(fā)揮文書檔案的作用。首先，學(xué)校要加大文書檔案管理的宣傳力度，讓學(xué)校師生都能夠充分認識文書檔案管理工作，并形成較強的認同感，肯定文書檔案的價值作用;其次，中學(xué)學(xué)校要轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)的管理觀念，加大文書檔案管理工作的投入力度，不僅要注重教學(xué)研究工作，同樣也要注重文書檔案管理工作，切實落實文書檔案工作的組織，完善相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，促進文書檔案工作的順利開展;最后，中學(xué)學(xué)校要順應(yīng)時代發(fā)展的變化，樹立開放性和共享性的合作觀念，重視文書檔案信息化建設(shè)，建立相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，從而促進文書檔案信息的高效利用。

2）加強文書檔案信息化建設(shè)。目前在中學(xué)文書檔案工作中，工作主體仍然是紙質(zhì)資料，而且在進行信息處理和加工時，其工作效率較低。對此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強文書檔案的信息化建設(shè)，順應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求，建立起相應(yīng)的文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面提升學(xué)校文書檔案信息化水平，為文書檔案利用和開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。首先，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)資料數(shù)字化的進程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進行圖像、文字的掃描，并自動著錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫中，推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進程;其次，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，并明確數(shù)字化和資源共享的工作目標(biāo)，將文書檔案與信息技術(shù)有效融合，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，促進文書檔案規(guī)范化管理;最后，完善檔案管理制度，落實文書檔案信息化建設(shè)工作，明確檔案管理發(fā)展的方向，實現(xiàn)檔案信息資源共享，促進學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

3）構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案人才隊伍。中學(xué)學(xué)校文書檔案工作的有效進行，始終離不開高素質(zhì)的檔案管理隊伍。由于文書檔案工作專業(yè)性較強，所以對于檔案管理人員的要求也非常高，為了有效發(fā)揮文書檔案的價值與作用，學(xué)校也要注重文書檔案管理人員專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的提升。對此，學(xué)校要加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期開展培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平。同時，也要發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的作用，引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理觀念，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)公眾平臺的作用，擴大檔案資料的應(yīng)用范圍，提升文書檔案的影響力，而且也要加強新知識和新技能的學(xué)習(xí)，堅持邊學(xué)邊用的原則，理論與實踐相結(jié)合，切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

總而言之，文書檔案工作在學(xué)校工作中具有十分重要的作用，中學(xué)學(xué)校要重視文書檔案管理工作，并不斷探索和創(chuàng)新檔案管理的模式，切實提升學(xué)校文書檔案工作的效率和質(zhì)量，從而進一步發(fā)揮文書檔案在學(xué)校工作中的作用。

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