國有企業(yè)檔案管理工作的實踐創(chuàng)新

楊明

摘?要：大數(shù)據(jù)時代的來臨，加速了云計算、云存儲及電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)信息化等的崛起，檔案工作者面臨的壓力越來越大，檔案管理工作的創(chuàng)新已迫在眉睫。本文重點探討了國有企業(yè)檔案管理模式，以期推進(jìn)國有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作;國有企業(yè);檔案管理創(chuàng)新

社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，使得國有企業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用愈加明顯，國有企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展及管理期間勢必會形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構(gòu)成國有企業(yè)檔案的重要部分，這些檔案不僅見證了國有企業(yè)的發(fā)展，也對國有企業(yè)的未來發(fā)展具有較強的指導(dǎo)作用。國有企業(yè)必須高度重視檔案管理工作，與時俱進(jìn)，做好國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作，以促進(jìn)國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)長足發(fā)展。

一、檔案工作創(chuàng)新的必要性

當(dāng)前，北京、深圳等一線城市的數(shù)字政府已經(jīng)普及，并逐漸向全國輻射普及;傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式逐漸顯現(xiàn)出不合時宜的趨勢，越來越多的文件開始通過掃描件上傳網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，電子公文流轉(zhuǎn)漸漸顯現(xiàn)出優(yōu)勢，并且電子商務(wù)發(fā)展迅速勢不可擋;大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，網(wǎng)絡(luò)信息化、云計算及云存儲等發(fā)展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉(zhuǎn)型期更應(yīng)抓住機(jī)遇，盡快擺脫舊的、傳統(tǒng)落后的管理模式，兼顧檔案基礎(chǔ)性工作和檔案創(chuàng)新工作，只有在同時做好兩者的基礎(chǔ)上，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理工作，向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，才能真正實現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。

二、檔案工作創(chuàng)新與檔案基礎(chǔ)性工作的辯證關(guān)系

檔案基礎(chǔ)性工作是檔案工作創(chuàng)新的前提和重要支撐，只有做好前者，后者才有機(jī)會實現(xiàn)。本文探討的創(chuàng)新管理模式就建立在扎實的基礎(chǔ)性工作上，若非如此，檔案創(chuàng)新便成了無本之木、無源之水，甚至檔案創(chuàng)新的提出也失去了現(xiàn)實意義。面對真正形勢，檔案管理部門的首要任務(wù)不是推陳布新，而且將自身的基礎(chǔ)性工作做扎實，只有在該前提下創(chuàng)新思維與時俱進(jìn)，檔案創(chuàng)新才有意義，同時做好檔案創(chuàng)新工作，也會反向助推檔案基礎(chǔ)性工作做的更扎實。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的實踐及模式分析

（一）檔案收集管理機(jī)制的創(chuàng)新

檔案收集是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，其重要作用不言而喻。傳統(tǒng)的檔案收集方式主要是發(fā)通知等較為被動的方式，網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代科技的發(fā)展和進(jìn)步，為檔案收集管理手段提供了幫助和支持，應(yīng)在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上，輔以各種創(chuàng)新手段，形成一種新模式。筆者結(jié)合自身實踐經(jīng)驗，認(rèn)為檔案收集管理工作的創(chuàng)新點可歸結(jié)為以下幾點：

一是創(chuàng)新采取填空式收集方式。相關(guān)部門應(yīng)在建設(shè)項目的前期介入，要求本公司項目部對項目發(fā)展的相應(yīng)節(jié)點及階段的檔案進(jìn)行及時歸檔;由于客觀因素造成的暫時未辦理完畢的檔案，項目部應(yīng)及時向檔案相關(guān)管理部門報備相關(guān)情況，檔案相關(guān)管理部門定期發(fā)布該項目的目錄;查漏補缺，未能及時歸檔的檔案，相關(guān)部門應(yīng)安排填空補齊。

二是本單位檔案收集工作具有分散廣、難度大的特點，究其原因主要是下屬子公司眾多，基于此，應(yīng)建立專門的檔案管理樹形圖和檔案管理VISIO組織框架體系圖，全方位無死角準(zhǔn)確監(jiān)管，確保檔案收集的全面性及整體性。

（二）檔案管理手段的創(chuàng)新

在信息爆炸的當(dāng)前時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)落伍，檔案工作必須推陳出新，創(chuàng)新自身的管理手段，筆者結(jié)合自身實踐經(jīng)驗，積極探索檔案管理新模式，具體來說包括以下措施：

一是完善相關(guān)檔案管理機(jī)制。所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理手段的創(chuàng)新首要環(huán)節(jié)便是從組織體系上完善，組建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由各部門領(lǐng)導(dǎo)等擔(dān)任，組員為各部門的兼職檔案管理員，形成一個較為完善的管理體系，各司其職，工作效率及質(zhì)量可得到有效保障。

二是設(shè)立獎勵制度。獎勵制度的評分由兩部分組成，檔案室管理人員分值占70%，民主評議分值占30%。獎勵表現(xiàn)優(yōu)異的兼職檔案管理員，樹立標(biāo)桿，并對表現(xiàn)相對優(yōu)秀的部門或者子公司給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵。

（三）檔案利用方面及信息共享的創(chuàng)新

一是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗檔案管理相關(guān)人員工作效率和質(zhì)量的重要指標(biāo)，而要想提高用戶滿意程度，首先應(yīng)了解和掌握檔案用戶的實際需求，然后有的放矢的針對服務(wù)活動及內(nèi)容。國有企業(yè)檔案部門必須創(chuàng)新服務(wù)意識，堅持“以用戶需求為導(dǎo)向+以用戶滿意為目標(biāo)”的新服務(wù)理念。此外，國有企業(yè)檔案中含有豐富的科技及經(jīng)濟(jì)價值，可對其進(jìn)行二次開發(fā)，提升檔案的利用價值，同時滿足人員的工作需求。

二是創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制。作為國有企業(yè)，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進(jìn)各子公司互通有無、經(jīng)驗互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式：一是建立集團(tuán)內(nèi)部共享文件夾;二是公司檔案內(nèi)網(wǎng)，以上方式均可在線查詢相關(guān)信息。

（四）檔案庫房管理的創(chuàng)新

對于檔案工作創(chuàng)新而言，除了服務(wù)等軟實力的創(chuàng)新更新之外，硬件的更新創(chuàng)新也至關(guān)重要，尤其是檔案庫房管理創(chuàng)新方面，在檔案庫房日常管理中可加入無線條碼掃描器技術(shù)，加快庫房管理工作效率，提升庫房管理質(zhì)量。具體來說：無線條碼掃描器掃描到的數(shù)據(jù)，可利用無線條碼掃描器的二次開發(fā)接口直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中，功能包括查詢、修改、刪除、增加等。為便于管理和錄入，每盒檔案都有唯一的條碼，且在模塊中自動生成。盤點時，只要是系統(tǒng)中有記錄的數(shù)據(jù)，即可實現(xiàn)條碼數(shù)據(jù)接入。通過無線條碼掃描器實時盤庫，實現(xiàn)移動巡檢、移動盤點、移動查詢等;盤點結(jié)束后，該掃碼器中的數(shù)據(jù)會與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行核對，并對異常數(shù)據(jù)做出處理，生成盤盈盤虧明細(xì)表、盤點匯總表。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案工作也進(jìn)入了新階段，面對云計算、云存儲及電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)信息化等的崛起，檔案管理工作的創(chuàng)新已迫在眉睫。創(chuàng)新檔案管理工作，不僅提高了國有企業(yè)檔案工作的工作效率和質(zhì)量，也對國有企業(yè)的未來發(fā)展具有較強的指導(dǎo)作用。

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