大數據背景下企業檔案管理工作分析

唐雅薇

摘 要：檔案文件管理已經成為社會信息最重要的組成部分，隨著大數據時代的到來，企業檔案管理工作變得尤為重要。隨著互聯網時代的到來，如何去利用大數據去對企業檔案管理工作進行優化是非常重要的。本文通過闡述大數據時代下企業檔案管理工作的意義出發，分析了目前我國企業檔案管理工作所存在的問題，并提出了對應的解決方案。

關鍵詞：大數據;企業檔案管理;工作分析

1 大數據背景下企業檔案管理的重要意義

大數據時代背景下對企業檔案管理工作進行有效的研究能夠進一步的提高企業的服務能力。通過對企業檔案管理的研究能夠促進檔案管理的改革工作，使得企業檔案的管理與現代的信息化社會發展達到同步。經過對企業檔案管理工作的研究可以使得企業檔案管理人員學習到新的企業檔案管理的技術，促進企業檔案管理進一步完善，提升企業檔案管理的工作效率。在大數據時代，企業檔案的信息化管理優化改革能夠使得企業在面對新的發展形式時能夠有的放矢。

2 我國企業檔案管理工作存在的問題

1）企業檔案管理意識不強。目前市場經濟占主導地位，隨著市場經濟的不斷發展，一些企業的管理人員對企業檔案疏于管理，企業檔案管理意識不強。一些企業雖然有檔案管理的目標，但是時間一長企業檔案管理工作并不能按照計劃進行，沒有意識對企業檔案管理工作進行優化，甚至故步自封放任自流。一些企業領導對檔案管理工作的監督不力，使得在企業管理的過程中往往領導只在嘴上說，卻沒有去監督執行，當工作繁忙時根本對檔案管理工作不聞不問。由于企業的目標時實現經濟收益，很多企業對待企業發展立足與經濟指標是否完成，而不去長遠的考慮企業的命運，在檔案管理工作上并不愿意多去投資。企業檔案管理工作在很多企業地位很低，檔案管理機構職能被削弱，檔案管理工作的命運和前景令人擔憂。

2）檔案管理缺乏專業性。目前在很多企業中，檔案管理工作僅僅局限于對檔案的收發整理和保管，盡管會有一些信息化管理的行為，但是并沒有將信息化的內容利用起來，對檔案管理工作進行優化。這其中主要的問題是檔案管理人員對工作的重視程度不夠，而且由于企業領導的不重視導致檔案管理工作人員的工作積極性不高，很多企業的檔案管理人員都是非專業人員，大部分的工作只是按時完成領導布置的簡單任務就可以了，這樣的行為嚴重阻礙了檔案管理工作的長期發展。

3）缺乏檔案管理體制。隨著我國經濟的進一步發展，市場經濟改革的步伐進一步加快，在不斷的改革過程中很多企業內部發生了巨大的變化。例如領導關系的變化，以前企業的檔案管理工作由主抓技術的領導來負責，而目前多數是由行政領導來負責，而且負責的機構發生了變化，以前的企業里有檔案處，檔案由檔案處管理形成了管理體系，部門設立相對比較齊全。而目前企業檔案的管理通常只有一個部門全權在管理，管理工作做的不細致。目前我國的民營企業以及各種外資合資企業對檔案的管理并沒有形成相應的管理模式，缺乏管理體制，使得檔案管理問題頻發。

4）不能滿足用戶信息需求。企業檔案管理的核心功能就是要實現檔案的檢索，查閱數字化檔案原件等等。目前在互聯網時代，用戶對于檔案的信息檢索和內容查閱要求越來越高，需要在便捷的基礎上準確和全面，而這一點很多企業做不到。目前我國的企業數字檔案處于相對比較獨立的狀態，資源服務很難滿足用戶的信息需求，而且數字檔案管理不善很難實現知識的轉化，所以很難滿足廣大檔案用戶的信息需求。

3 大數據背景下企業檔案管理工作優化

1）實行文檔一體化管理。目前數字檔案的建立以及取得了不錯的成果，在現代企業檔案管理工作中加快實現企業檔案管理與企業一體化信息平臺的對接，使得各類信息數據歸檔管理，提高利用效率。在平臺上可以將收發文模塊按照流程進行分塊處理，達到最好的共享效果。在企業檔案管理過程中，使用電子軟件進行相應的對接時需要注重檔案管理系統和一體化信息平臺的優化，需要將對應的電子文件管理嵌入到辦公系統之中，實現電子文件的周期性管理，達到比較好的檔案管理效果。在檔案管理的過程中實現文檔一體化管理，為企業的檔案信息化建設提供保障。

2）做好數字檔案建設。企業的檔案管理是企業發展的歷史記錄，在企業發展的過程中各種各樣的數據都會被記錄下來，而企業檔案的管理也是企業變革的數據基礎，對于企業的未來有著非常重要的參考價值。對企業檔案工作進行數字檔案建立對于企業而言是非常重要的，在完成數字化建設之后要不斷加強對數字化檔案的檢查，提高數字化工作的質量，保證數字檔案資源可以利用。

3）提高信息化服務水平。經過數字化檔案資源的管理整合，通過互聯網大數據技術可以將同一個工程或者與之相關的項目進行數字化的整合，在整合之后為不同的用戶來提供不同的資源，根據需求不同，利用數據挖掘技術將數字資源進行組織和開發，優化檔案的信息服務方式。目前基于云技術的發展，可以統一搭建統一的云服務平臺，可以保證用戶隨時隨地的查閱檔案資源，為用戶提供全方位的信息。

4）加強檔案安全風險控制。在大數據時代，雖然企業檔案管理工作更加方便快捷，但是與此同時企業檔案信息內容風險也相對比較大。因此在企業檔案數字化管理時需要確保數字檔案完整性，確保數字化檔案的資源不能泄露，更不能丟失。目前很多檔案在服務的過程中在互聯網端，因此必須做好對應的安全控制，要防范網絡入侵，與此同時要對開放的數字資源做好用戶權限的設置。在進行檔案儲存時要留有備份，確保檔案能夠長期儲存。

5）提高檔案管理工作者職業素養。在檔案管理工作中，傳統的檔案管理工作中檔案管理者在扮演著踐行者和推動者的雙重角色，而大數據時代檔案管理者的工作內容發生了很大的變化，檔案管理者需要不斷地加強信息處理的能力以及主動服務的意識，全面提高職業素養。企業對檔案管理者應該定期地組織培訓學習工作，有條件的需要開展一些專題講座以及合作研究，同崗位交流等等，通過這些內容使得檔案管理人員不斷學習到新的檔案管理知識，提高檔案管理水平，逐步優化檔案管理人才隊伍。

4 結語

隨著經濟不斷發展，大數據時代的到來，企業檔案管理也迎來了巨大的挑戰，在市場競爭激烈的今天，信息管理已經勢在必行。通過對企業檔案資源的深度挖掘能夠不斷優化企業工作內容，為企業未來發展打下堅實的基礎。通過對企業檔案信息的深度開發，結合企業的實際情況，充分的利用大數據進行分析總結，推進企業的不斷向前發展。企業檔案管理工作中要不斷提高管理者的專業素質，只有通過不斷的培訓學習，不斷對檔案信息化管理內容進行研究才能真正做好檔案管理工作。

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