新公共服務(wù)理論下退休人員人事檔案管理

宋瑜

[摘 要] 企業(yè)退休人員人事檔案是民眾重要的個人信息載體，作為人力資源管理的重要組成內(nèi)容，現(xiàn)提出新公共服務(wù)理論下退休人員人事檔案管理方法，分析新公共服務(wù)與傳統(tǒng)公共服務(wù)的區(qū)別以及退休人員人事檔案管理的意義。文章針對這些問題提出需要加強檔案的信息化建設(shè)，強化檔案的各項服務(wù)功能，以及避免初期紙質(zhì)資料的損壞等檔案管理方法，對退休人員了解檔案管理研究起到一定的引導(dǎo)作用。

[關(guān)鍵詞] 新公共服務(wù)；退休人員；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在數(shù)字時代的背景下，原有的退休人員檔案管理工作流程以及模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的社會現(xiàn)狀，跟不上技術(shù)發(fā)展的步伐，原有的檔案管理理論、管理模式，應(yīng)用技術(shù)、儲存載體，若應(yīng)用在如今退休人員的人事檔案管理上，將會阻礙退休人員人事檔案的建立和存儲，降低檔案管理工作的效率。退休人員人事檔案信息化不僅要有信息技術(shù)的支持，還需要標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)格的數(shù)據(jù)支撐。標(biāo)準(zhǔn)化可以將退休人員的人事檔案進(jìn)行集成，而后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、更新與存儲等工作。但是目前我國的檔案管理工作仍然處在很初級的水平，所以我們面臨的信息化的任務(wù)是相當(dāng)艱巨的。

一、退休人員人事檔案管理概述

（一）新公共服務(wù)與傳統(tǒng)公共服務(wù)的區(qū)別

二者建立在不同的理論基礎(chǔ)和認(rèn)識論基礎(chǔ)上。傳統(tǒng)公共服務(wù)僅僅依附于政治理論以及早期社會科學(xué)提出的理論知識等[1]。二者對公眾服務(wù)對象的界定不同。公務(wù)員服務(wù)的對象是委托人和選民。新公共服務(wù)理論中公共利益的概念是公民共同認(rèn)定的。新公共服務(wù)理論認(rèn)為公務(wù)員服務(wù)的對象是公民。還有政府的作用和實現(xiàn)機(jī)制不同。新公共服務(wù)理論認(rèn)為政府的作用是服務(wù)、協(xié)商和協(xié)調(diào)公民和社區(qū)團(tuán)體的利益，營建共同的價值觀體系，實現(xiàn)政策目標(biāo)的機(jī)制是建設(shè)公共、私人和非營利機(jī)構(gòu)的聯(lián)盟，滿足相互一致的需求，具體如表1所示。

（二）退休人員人事檔案管理的意義及存在的問題

想要維護(hù)好退休員工的基本社會福利待遇就必須先整理好企業(yè)退休人員的人事檔案，其中有密切的關(guān)系，比如若國家想進(jìn)行一系列的退休金調(diào)整，想要有跡可循，就要確認(rèn)相關(guān)人員的福利待遇，這些人事檔案都將是未來的主要依據(jù)。另外退休人員時常需要辦理業(yè)務(wù)，需要出具相關(guān)的檔案來進(jìn)行證明。若做好了退休人員人事檔案管理，不光能夠減輕相關(guān)工作人員的工作壓力，還能夠保障退休人員生活福利，可以說是一舉多得。

但是，不得不說現(xiàn)階段針對退休人員檔案管理還存在一些不足，首先是管理方面的欠缺，經(jīng)常會造成企業(yè)退休人員的檔案資料缺失[2]。退休職工檔案與退休工人的社保、醫(yī)療和慰問金有著多個方面的關(guān)系，但是經(jīng)常會由于管理上工作人員的疏忽，導(dǎo)致退休人員的人事檔案有所缺失，一旦退休人員的人事檔案有所缺失，損害的是人民的基本利益。其次則是行業(yè)本身就有疏忽，檔案管理無法進(jìn)行集中管理。企業(yè)管理人員對員工的資料不重視，用沒有受過專業(yè)檔案管理訓(xùn)練的人來掌管退休人員的人事檔案，這些臨時受聘的人員工作意識較弱，能力不高，導(dǎo)致退休人員的檔案管理過于松散。三是同時代脫軌，現(xiàn)在是信息化時代，大多數(shù)資料已經(jīng)開始了電子化錄入，但是目前許多企業(yè)還停留在紙質(zhì)化辦公的時代，無法確保這些重要資料文件的安全性。畢竟紙質(zhì)文件很難保存，沒有電子版本的資料檔案退休人員出門辦事也很困難，很難滿足社會發(fā)展的要求。

二、加強對退休人員人事檔案管理的具體措施

（一）強化檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)在是信息化時代，現(xiàn)代的檔案管理已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，因此需要加強檔案管理的信息化建設(shè)。若想要改變?nèi)耸聶n案管理現(xiàn)狀，可以主動建立信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公、無紙化辦公。企業(yè)退休人員想要進(jìn)行公務(wù)辦理，在網(wǎng)絡(luò)上就能查找到相關(guān)的檔案資料，這不光提高了工作效率，還能更好地維護(hù)政府的基本形象[3]。但是目前若想要轉(zhuǎn)換成完全數(shù)據(jù)化辦公需要配置一定的硬件、軟件設(shè)施，需要依托網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)等軟件，此外數(shù)據(jù)庫需要根據(jù)時代變化進(jìn)行升級，以實現(xiàn)對退休人員的人事檔案文件資源的統(tǒng)一管理。

（二）強化檔案管理各項服務(wù)功能

實行檔案管理對企業(yè)退休人員有著很多服務(wù)功能，現(xiàn)階段科技持續(xù)發(fā)展，情況較以前相比更為復(fù)雜。企業(yè)退休員工的檔案起著分析員工工作是否稱職的重要職能，對員工今后在社會上的評價有著積極影響。所以，在企業(yè)退休員工的檔案管理中必須要強化檔案管理服務(wù)功能，對資料調(diào)查等起著積極作用[4]。其次，還要拓展企業(yè)退休員工資料檔案的文化休閑功能，因為新公共服務(wù)理論主要是從群眾中來到群眾中去，文化產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，正處于風(fēng)口，在企業(yè)員工退休檔案管理創(chuàng)新期間便可以積極發(fā)展這些功能。例如，通過展示退休人員之前的老照片等勾起群眾的回憶、成為茶余飯后的談資，從而有效發(fā)揮其文化休閑功能，更好地滿足社會需求。

（三）紙質(zhì)檔案的損壞防治措施

紙質(zhì)檔案在一定程度上難免會受到損壞，若是檔案管理人員因為疏忽，無法及時發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案潮濕發(fā)霉，或受到蟲蛀等情況，必定造成難以挽回的損失。但是如果能有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆乐畏椒ǎ堎|(zhì)資料也是可以保持很久不壞的。另外若想要避免紙質(zhì)檔案的損壞，就需要有一套完整的整理體系，比如定期做除蟲、除潮的工作，還要堅持建立電子化檔案，以此來延長檔案的使用壽命，確保紙質(zhì)檔案從收集到整理再到歸檔，都要有完備的規(guī)范[5]。

三、結(jié)語

新公共服務(wù)理論沖擊了檔案管理工作，需要檔案管理工作緊跟上時代的步伐，盡可能地為民眾辦實事、造福利。新公共服務(wù)理論下的退休人員人事檔案管理，需要以民為本，以便利惠民為主。通過對紙質(zhì)檔案的治理，電子化信息化檔案的建立，使得社會福利可以持續(xù)發(fā)展，檔案的管理質(zhì)量在此過程中也得到有效的提高。只有這樣，才能真正做到保護(hù)企業(yè)退休員工的切實利益，提高檔案工作的社會效益，促進(jìn)企業(yè)和社會人力資源的管理，推動企業(yè)和社會永續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王俐.企業(yè)退休人員檔案管理淺析[N].大同日報，2020-08-26（7）.

[3]王偉.新時期退休人員檔案管理相關(guān)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：156+179.

[4]謝延斌，楊艷，謝智強，等.深入做好退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作[J].蘭臺世界，2020（7）：6-7.

[5]李杰.淺析退休人員人事檔案管理工作[J].價值工程，2020，39（14）：106-107.