基層單位檔案規范化管理的實現路徑

李明秋

[摘 要] 切實做好檔案規范化管理，能夠促使基層單位的檔案分類、整理、歸檔逐步向規范化、標準化、信息化邁進，使得檔案管理更加科學、規范、高效，符合時代發展所需。然而，時下多數基層單位的檔案管理工作因諸多因素影響，距真正實現規范化管理還有較大差距，須全面剖析現狀并積極探索實現路徑。文章基于多年的基層檔案管理實踐經驗，首先剖析了當下基層單位檔案管理的普遍現狀，然后就檔案規范化管理提出了自己的見解，與眾檔案管理同仁共享。

[關鍵詞] 基層單位；檔案管理；規范化管理；實現路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、基層單位檔案管理的普遍現狀分析

（一）檔案管理機制不夠完善

1.檔案管理的服務機制不完善

人們對于檔案的保密理念已根深蒂固，致使檔案信息得不到有效利用，服務理念陳舊，檔案管理實踐孤立，檔案管理工作提供不了社會服務職能，體現不了發展空間和社會效益觀，嚴重影響了檔案的社會價值和經濟價值。

2.檔案管理的激勵機制不健全

基層單位對于檔案管理的激勵機制不夠完善，以致檔案管理工作人員的工作積極性不高，從而在一定程度上影響了檔案管理工作的質量。

（二）檔案管理制度存在問題

一是檔案的權屬問題尚不清晰，基層單位對檔案的建檔權、所有權、管理權、知情權和監督權等未做出明確規定，在出現問題后往往找不到責任主體，容易產生管理空白或是多重管理現象，不利于檔案管理的規范化。

二是基層單位檔案的收集、歸類和保管缺少規范化流程，僅僅由業內專業人員收集整理資料，對如何歸檔、如何建立卷內目錄、如何組卷、如何管理銷毀沒有明確統一，造成檔案混亂。

三是基層單位檔案以保密為由開發利用程序極其復雜，服務意識淡薄，開放流程冗長，滿足不了數字化、信息化建設要求，對檔案規范化管理造成了一定的困難。

（三）技術管理層面存在不足

一是基層單位對紙質檔案數字化標準尚未建立，在技術要求和格式轉化、檢索語言、通訊規則上不統一，信息組建標準把握不準，各基層單位各行其事，檔案的信息網建設和資源共享難以實現，造成人力、財力和物力資源浪費嚴重，規范化管理成為基層單位檔案數字化轉型的薄弱環節和信息化建設的最大障礙。

二是基層單位對檔案信息資源數字化范圍鑒定困難，基層單位實現檔案邁向紙質和電子文檔相結合是必然趨勢，但在操作過程中需要考慮保存價值、開發利用價值和檔案密級，國家檔案局對紙質檔案數字化做了大范圍的宏觀規定，如“符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化”，對諸如“一定要求”很難精準把握，增加了數字化鑒定難度；另外，對鑒定后檔案信息的真實性、完整性及安全性措施還不夠完善，鑒定依據不足，造成基層組織檔案操作不規范。

三是基層單位對信息資源數據庫建立不夠及時完善，不注重文檔資源的收集整理，在圖片、影像等多媒體形式上資源很少，并且對檔案價值時效性關注不夠，對超過某個時間段后降低或喪失實際價值沒有概念，對信息網站錄用的資源數據庫更新不夠及時，造成信息價值降低。

四是基層單位在檔案信息的傳輸及利用上存在安全防范漏洞，從內部環境因素上講，檔案管理人員缺乏安全防范意識、操作技術、保密支持和法律行政約束機制，由于檔案管理人員缺少系統培訓，以及安全管理制度不符合當前網絡的快速發展，檔案信息網絡與先進的新技術不相匹配等等都造成檔案數字化的安全隱患；從外部環境因素上講，檔案信息網遭受病毒入侵、黑客攻擊，引起系統癱瘓或數據篡改，將會帶來不堪設想的后果，唯有從法律法規、制度體系上規范并從意識上約束，才能保障信息傳輸和利用的安全[1]。

（四）高素質專業人才配備不足

檔案管理不僅需要懂專業技術、懂歸檔的專業技能人才，還需配備精通信息化處理的通用綜合人才，如此才能適用當前涉及的多學科多領域綜合性知識。然而，當前部分基層單位的領導不重視檔案管理高素質人員的配備，以往被動服務和封閉的工作狀態也在一定程度上影響了檔案的質量，并成為當前檔案規范化管理的瓶頸。

二、基層單位檔案規范化管理的實現路徑

基層單位檔案規范化管理需要在社會經濟高速發展的實踐工作中不斷完善，與時俱進，以人為本，依法建制，實現可持續全面協調規范化管理。

（一）完善檔案管理機制

1.引進檔案工作服務機制，使檔案管理實現多元化發展

基層單位的檔案管理不僅僅局限于內部咨詢，交叉滲透的信息資源增多，固步自封已不適應檔案管理發展方向，需要提高行政服務意識，拓寬深層服務理念，并從社會公眾需求、檔案法治宣傳、電子商務平臺等方面實現檔案管理的價值，實現民眾對于檔案規范化管理的認可。

2.建立檔案管理激勵機制，使檔案管理實現規范化發展

檔案管理延伸采用工程技術的目標績效管理辦法，采取目標責任制，將目標逐層分解落實到人，形成競爭機制體系，并針對基層單位的具體情況建立健全適用性強、可操作性大的激勵目標，激發檔案管理人員的管理創新，推動履職能力和服務質量，促進提升檔案管理的規范化[2]。

（二）健全檔案管理體制

一方面，基層單位要規范檔案管理，必然需要走法制化發展道路，對此，唯有將檔案管理納入法律范疇，如開放相關的安全保密級別、保證檔案資源的共享，規避人為操作，才能保證檔案管理的規范化。另一方面，基層單位要根據法律法規制定符合自身的規章制度，構建檔案管理和利用的精簡化程序。強化檔案的監督管理，通過建立健全的規章制度，規范檔案管理，并結合基層單位的工作實際，對檔案接收、保管、節約、鑒定、利用、保密等做出明確規定，使檔案管理的各個工作環節有章可循，并嚴格執行問題問責制度、強化責任擔當[3]。

（三）抓好相應技術管理

基層單位要構建紙質檔案數字化加工建設標準，實現信息資源全面共享。隨著網絡技術、辦公自動化的普遍運用，消除檔案數字化質量要求和安全隱患，需要管理規范化才能得到保障，要對文件的生成、保管、傳輸等進行全過程監控，管理模式和管理手段需要規范。

基層單位要完善數字化檔案信息資源鑒定標準，確保檔案管理安全穩定。通過科技手段的運用規范檔案管理，鑒定檔案資源的真實性、安全性和完整性，并對檔案信息資源是否開放做出明確規定，特別是對嚴格保密的重要檔案信息要提高保密級別，限制部分訪問權限。

基層單位要創新特殊載體檔案管理的工作機制，完成檔案的規范化保管。將傳統檔案管理工作的重心轉移到多樣化的載體、信息化的對象、網絡化的服務模式，是當前檔案管理規范化的技術核心。對此，要完善網絡建設，規范特殊載體檔案信息的及時更新，嚴格對資料予以分類整理、數字化保存，進而實現檔案的規范化管理。

基層單位要完善網絡技術的安全體系建設創新，加強網絡信息技術維護。檔案管理專業性強，與時代發展緊密結合，檔案管理人員要站在科學研究前沿，不斷創新研究實踐，定期對操作系統、檔案數據庫更新升級，謹防病毒入侵破壞，并通過法律意識教育、合同手段對資源管理者和利用者約束和監督，以從規范化和法制化方向消除安全隱患[4]。

（四）培養高素質專業人才

培養全面綜合型檔案管理人才，是檔案規范化管理的關鍵。對此，在檔案管理中要堅持人的自然、社會和精神屬性，一方面，要充分調動檔案管理工作者的創造性和積極性，并將關心、尊重和提供發展機遇相結合，保障個人權益，創造個人價值，使人的主觀能動性充分發揮；另一方面，加強檔案人員的專業技能和基礎理論知識的大力培養，在現代高科技條件下強化檔案信息的搜集整理和數字化加工技術，以顯著提升基層單位檔案管理專業人員的技術水平。

三、結語

綜上所述，規范化管理作為基層單位檔案管理的必然發展趨勢，需排難奮進以求早日實現。然而，縱觀當下，大部分基層單位仍在管理機制、管理制度、技術層面、人才配備等方面存有諸多問題，與真正實現規范化管理還存有一定差距。對此，需排除困難，切實改進，從法律規章、權威強制以及建章立制入手，依規范化管理要求建立健全相應管控制度、體系，并通過數字化技術、信息技術、網絡技術等前沿科技的實踐運用，以及高素質專業人才的足額配備與大力培養，全力推進基層單位順利實現檔案管理的規范化。

參考文獻：

[1]肖秀梅.基層單位檔案管理的普遍性問題與規范化途徑[J].環球市場信息導報，2017（6）：124.

[2]李振國.推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的策略研究[J].辦公室業務，2020（17）：92-93.

[3]劉焱華.如何推進事業單位檔案管理工作規范化與標準化[J].黑龍江檔案，2020（1）：57.

[4]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.