淺談人社檔案的管理

檔案是為建立我們國家和民族文化的歷史記憶，是還原歷史的最原始的依據，是傳承歷史文明的重要載體，是知古鑒今的源泉。人社局的檔案種類算是較多的部門，有機關社保管理的機關事業單位工作人員的社保檔案、企業社保管理的企業單位工作人員的社保檔案、城市居民社保管理的城鎮居民和農業人口的社保檔案、就業服務中心的有關就業培訓和社保補貼等等檔案、局里的行政公文檔案、全縣機關事業單位的工人、全縣未就業高校畢業生的檔案、人事人才中心的流動人員檔案、勞動仲裁院的勞動仲裁檔案等。根據《中華人民共和國檔案法》規定，按照遵循檔案的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于查找和利用的精神，只有做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動等環節，才能為經濟、政治、文化服務，在構成整個社會的科學能力中占有重要的地位。它是成為社會信用系統的基石，是復原歷史的憑證，是推進社會前進的動力源。因此，加強檔案管理十分必要的工作，各級各部門都要引起高度重視。為確保做好檔案管理工作，本人淺談如下幾點見識：

1.檔案工作存在的問題

1.1對檔案工作重要性認識不到位

檔案管理隊伍有待加強，很多部門或單位認為檔案不是什么重要的工作，就是舊紙一堆，隨便放在雜箱里面，有的當廢紙賣了。認為事情做好就過去了，這種情況很普片，因此，我們要加強宣傳檔案工作的重要性。

1.2檔案庫房等設施比較落后

時代的進展，檔案的各種設施都在提升，很多單位沒有專用的檔案庫房，更不用說有專用的檔案柜或密集架。有的是庫房面積很小，條件很差，檔案沒有通過整理，零亂堆放，這樣是對檔案的生命非常不利的。

1.3檔案的利用率不高

很多單位的檔案管理質量差，利用效率極低。沒有檔案查找借閱記錄本等，沒有專人管理，有的甚至讓需要的人員自己查找、亂翻，這樣對檔案的利用難以發揮效用，并且影響檔案的壽命。

1.4檔案管理人員的不穩定性

檔案的管理人員一般要相對的穩定，不能隨意換人，有的是讓辦公室人員都能拿到，這樣是很容易使檔案變得雜亂無序的，而且會遇到破壞，甚至會造成丟失。經常換人或沒有指定專人很不利于熟悉和適應檔案的業務。

2.如何改進檔案管理工作

（1）加強領導，健全組織。檔案工作是歷史的真實體現，是連續的業務，不能通過憑空制作的，是十分嚴肅的事情，各級各部門要加強對檔案工作重要性的認識。俗話說“工作好不好，關鍵看領導。”只有領導重視，才能把檔案工作推向科學化、制度化、規范化。

（2）規范管理，強化重點。檔案工作是合理把文件材料進行歸檔和管理。要做好歸檔和管理，就必須揪住重點，能體現單位職能活動的重要材料才要歸檔，重份、一般性的材料就沒必要歸檔。要按照業務的需要，安排合適的管理方法進行管理。例如，高校畢業學生檔案要按畢業年份的順序排列;企業養老保險要按退休的年份排列;庫房里面要按照各單位、中心部門進行排列，按照單位年度問題的模式順序排列，這樣才便于查找和利用。

（3）系統學習，有序更新。要加強對檔案管理人員進行不定期的繼續教育和系統培訓，不斷提高管理人員的檔案管理水平。不斷提升專業意識，使之能夠高度熟悉和適應檔案管理的業務，能夠及時更新檔案的連續性，及時歸檔整理，系統存放，提高檔案法律意識，達到依法整理檔案工作，使檔案發揮更大效用。

（4）完善設施，軟硬建設。只有不斷改進檔案庫房等設施，及時更新軟件設備，才能保證檔案的安全，保證檔案的有效利用。為確保檔案的絕對安全，必須建立符合《中華人民共和國檔案法》規定要求的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案專用柜，庫房面積每千卷不少于20-25平方米，庫房內要設置空調、去濕、除蟲、滅火等設備。溫度要求為14℃-24℃，濕度要求45%-65%，要保持庫房的清潔，不得在庫房里面辦公，更不能吸煙，無關人員不得入內。要推動檔案信息化建設的進程。推動紙質檔案和電子檔案并存的最佳方案，不但可以保留原始，又可利用現代檢索，從而達到檔案的高效利用，使檔案的用途得到充分的顯現。

作者簡介：林春松（1973.7-），男，漢族，福建華安人，大專，技師，研究方向為行政事務。

華安縣人力資源和社會保障局? ? 福建漳州? ? 363800