芻議文書檔案管理的辦公自動化應用

崔曉英

【摘?要】在當前情況下，文書檔案管理變得越來越復雜，由于傳統工作模型的影響，當前文書檔案管理的效率很低，這是一個主要問題，限制了文檔和檔案管理質量的提高。沒能及時優化的管理工作無法滿足實際的工作需求。因此，提高文檔文件管理的質量已成為迫切需要解決的問題。隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化技術已逐漸普及，并已廣泛應用于許多行業。借助辦公自動化，傳統文檔文件管理模式的缺點已得到解決，并且文檔管理過程中未解決的問題已得到解決。提高文件和檔案管理的質量對于提高管理效率具有非常積極的作用，應予以特別注意。

【關鍵詞】文件;檔案管理;辦公自動化

檔案管理是部門工作的重中之重，檔案工作是有關部門的重要職責。但是，由于傳統紙質文件管理中日益嚴重的缺陷，網絡和通信技術為這些案件的管理工作開辟了新的可能性。辦公自動化管理已成為文檔文件管理發展的主要趨勢。

一、辦公室自動化管理文件和檔案的優勢

1.良好的標準

在辦公自動化時代的文檔管理領域，可以根據實際情況為電子文檔管理制定適當的標準和法規要求，甚至標準化每個參考文獻：。由于大量的紙質案件，在紙質辦公室時代實際上很難按照特定的標準來管理。在辦公自動化的時代，可以根據實際情況進行標準化和規范化的操作，提高文件和檔案管理的效率。

2.文件更加透明

在檔案管理變得更加透明之后，部門的工作人員可以轉向公共檔案，而不必像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣，員工可以參與單位的創建，同時案例的工作也由員工進行監督，從而確保案例工作的安全性。

3.更高的工作效率

這源于計算機相對于人的優勢。在傳統的文件管理中，對相關人員的存儲容量和特定操作能力的要求非常高，但是即使在這種情況下，也不可避免地會出現一定的錯誤。但是，隨著辦公自動化的發展，信息化已成為必然趨勢。電子技術可隨時用于搜索并立即執行相關任務，其效率和準確性遠高于人工。

二、辦公室自動化在處理文檔和文件中的隱患

1.文件管理的概念已過時，辦公自動化的應用較差

信息技術的飛速發展為許多行業提供了全新的發展機會，文檔文件管理也順應電子信息時代的發展。當前，文檔文件管理的自動化已成為必然的發展趨勢，也是文檔和案件管理工作中亟待解決的重要問題。但是，從文檔文件管理的當前工作來看，并不是所有部門都采用了辦公自動化。一些部門仍舊使用了傳統的文檔文件管理方法，這些方法的管理效率低并且在人工和時間方面成本高昂。并且通過更新文檔文件管理，它也無法適應時代的發展趨勢，因此文檔文件管理的狀態相當落后，影響了文檔文件管理工作的整體效率。這是當前文檔文件處理過程中的一個重要問題。

2.缺乏保密性

單個文檔文件沒有材料形式。當其他人擁有某些技術工具時，他們通常可以通過更改文件的原始外觀，讓文件管理缺乏安全性，通過網絡來破壞，添加或刪除它們。同時，電子文檔缺乏特殊的手寫識別，并且缺少相應的打印紙，簽名和其他標簽，個人很容易發現差距并做出改變。

三、有效的應對措施，通過文檔文件管理來改善辦公室的自動化

1.提高信息技術水平

越來越多的電子信息技術被用于促進文檔管理應用辦公自動化，我們需要使用不同的技術和方法來管理文檔和文件。一是加強對相關檔案的研究，根據檔案的內容，形式和特點將檔案與具體的相關信息技術聯系起來。其次，增加對自動化的資本投資，尤其是對硬件和軟件的雙重投資以完成工作。再次，要做好備份和加密，因為盡管文檔管理辦公自動化的效率和準確性很高，但是有一些人為或隨機因素，但在接收、處理和存儲文件時仍然會出現問題。因此，有必要提高技術標準并最大程度地提高機密性。在處理紙質問題時，也有必要避免電子文件的潛在問題。

2.提高認識，完善文件共享信息管理系統

網絡的發展為在辦公室自動化文檔文件管理提供了新的機會。隨著網絡環境的運行，紙質文件正在逐漸變化。信息文件管理已成為當前設備的頭等大事。在管理交換文件信息資源的程序時，文書和檔案工作人員應樹立案件信息服務的科學概念，尤其是對待人民和保護人民的合法權益，加強與群眾的溝通，提高群眾的法律意識，通過共享檔案信息資源，鼓勵群眾自覺參與改善管理體制。同時，有關部門應在檔案管理過程中加強溝通與協作，提高檔案辦公自動化能力。

3.持續優化文檔文件管理辦公自動化的運行方式

在文件檔案管理過程中，缺乏完整的辦公自動化管理模型，文件工作機制不完善是制約文件管理質量提高的主要問題。因此，我們應積極發展和完善文件和檔案管理工作機制。在具體的工作實踐中，有必要及時了解文件和案件管理的重要性，積極建立可靠的工作機制，以實現文件和案件管理辦公室的自動化，并使文件和案件管理流程標準化。同時，要優化文件管理模式，不斷完善辦公自動化工作流程，以提高管理效率，消除傳統管理模式的弊端和不足，有效提高管理工作的整體質量。

總而言之，辦公自動化由于其技術先進的優勢和通用性，已成為近幾年文件管理發展的最大推動力。它在促進文檔和檔案管理中的作用是顯而易見的。無論是案例安全性，工作效率還是其他方面，它都比傳統工作方式有不可替代的優勢，但是它還需要從多個方面來進行，例如技術考慮，最大程度地發揮其優勢以及避免劣勢。

參考文獻：

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[2]張泰.試論文書檔案管理的辦公自動化應用[J].現代國企研究，2017，112（10）：82.

（作者單位：中共準格爾旗委宣傳部）