關于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

李美玲

[摘 要] 隨著信息化技術的不斷深入，信息化技術為科技檔案管理工作提供了便利，但是我國的科技檔案管理仍然存在許多問題，這嚴重阻礙了該項工作的協調發展。基于此，文章首先介紹了目前科學技術向信息化方向發展對科技檔案管理工作的重要性，接著從兩個方面來闡述信息化條件下科技檔案管理工作目前還存在的問題及其解決方法，以供相關人士借鑒。

[關鍵詞] 信息化條件；科技；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A

隨著信息化技術進入人們生活的方方面面。我國科技檔案管理工作步入了嶄新的階段，在信息化技術的幫助下，這項工作的工作量得到了一定程度的減輕，減少了人工操作中的一些失誤。這樣一來，我國的科技檔案管理工作效率得到了顯著提升，促進了該項工作的開展。但是，我國的信息化技術水平還有所欠缺，限制了科技檔案管理工作向前發展的腳步。因此，需要及時發現科技檔案管理工作過程中的問題并找到合理的解決方法。

一、信息化技術對科技檔案管理工作的重要性

（一）有效提高科技檔案管理工作

影響科技檔案管理工作的主要因素是信息化技術水平的發展。目前仍然有一部分工作人員沒有意識到信息化技術在科技檔案管理工作中所扮演的重要角色，對信息技術對科技檔案管理工作的重要性認識還不夠全面和深入，缺乏科技信息意識，限制了信息化技術對科技檔案管理工作的作用。

信息化技術在科技檔案管理工作中的應用能夠提高該項工作的效率并簡化工作步驟，給工作人員減輕了工作負擔，節約了他們的時間。信息化技術在科技檔案管理工作中的處理在某些方面可以代替人工操作，相關工作人員通過程序設定對計算機進行初步處理，讓計算機自動根據輸入命令對檔案進行管理，這樣一來，大大減少了人力需求，將人力分配到更重要的地方，減少人工操作帶來的失誤，提高該項工作的工作效率和工作質量。除此之外，為了減少科技檔案管理中的人工支出，信息技術的應用起到了很大的作用，將節約下來的資金用到其他有需要的工作中，進一步完善我國的工作體系[1]。

（二）科技信息交流水平得到提升

科技信息的進步需要密切的交流和協作，由于目前科技以及相關研究工作不斷推進和深入，很多科技研究方面的工作都需要相關科研人員進行密切協作才能完成，科技信息交流的加強更離不開信息技術的加入。從當前的發展形勢來看，信息化平臺已經成為主要交流平臺，由于許多科研人員都在不同的地區，他們交流時需要通過線上平臺進行連線交流，此外，科研人員的研究領域都大不相同，當進行學術探討的時候，信息化平臺給他們提供了很好的機會，讓他們能夠更好地進行學術探討[2]。

信息化技術很好地促進了多方合作的科技信息交流，改善了交流方式，逐漸取代過去的講座交流等傳統科學技術探討研究模式，促進了科學技術的發展。科技檔案管理工作在信息化技術的帶領下也大大提升了科技交流的效果，加快了科技信息交流速度，將科研過程中出現的問題及時反饋給相關人員進行學術討論，解決問題，有效保障了科研工作中的信息交流過程。

二、科技檔案管理工作在信息化技術下目前存在的問題

（一）信息處理系統不夠完善

大體上我國的科技發展水平已經得到迅速發展，整個社會也朝著信息化方向發展，人們進行信息互通的方式也增加了許多，信息傳播速度也得到了顯著提升，然而，我國信息化技術在科技檔案管理工作的應用還不夠全面，該項工作涉及的工作量是十分大的，煩瑣程度也是不可想象的，因此，相關工作人員需要增強科技意識，及時處理現階段的問題。

盡管我國科技檔案管理工作使用到的科技信息越來越多，但是并沒有將信息化技術應用到極致，沒有盡可能地發揮信息化技術的作用，這類問題的產生主要是因為在相關的管理工作過程中涉及的信息處理系統還不夠完善，相關建設設備還沒有達到標準，科學技術也比較落后。科技檔案管理工作水平的高低主要是基于信息處理系統是否完善，如果涉及的工作部門的工作人員在信息處理系統的使用以及完善方面缺乏一定的專業知識，就會導致科技檔案管理工作信息化水平較低[3]。

（二）信息化標準建設不滿足要求

科技檔案管理工作的提升不僅依靠計算機信息技術，信息化標準建設也是其影響因素之一。在這項工作中，首要目標就是提高檔案的綜合管理標準，但是在缺乏信息化標準建設的前提下，科技檔案管理工作的水平也會難以提高。雖然當前計算機信息水平在不斷發展，逐步影響了科技檔案管理工作，但是由于信息化標準建設還不滿足管理要求，使得科技檔案管理工作仍然面臨著挑戰。

目前，信息標準建設的相關部門和機構對這件事情的關注程度還不夠，造成標準化建設的工作也不能得以發展，這樣一來，信息化標準建設的有關工作事項就無法提上日常，工作水平也比較落后，很大程度上無法實現科技檔案管理工作下對信息化標準建設的要求，最終導致科技檔案管理這項技術性工作的進程緩慢，提升空間較小[4]。

（三）工作人員素質不達標

科技檔案管理工作投入了較多信息化的技術，因此，此項工作的開展離不開專業人員的配合，相關人員進行科技檔案管理工作時必須具備相應的信息技術，但是按照目前形式來看，相關管理人員所具備的專業性知識還是嚴重缺失的。

在篩選相關科技檔案管理工作人員時，忽略了對信息技術的要求，因此，隨著招聘崗位要求的放寬，導致很多科技檔案管理工作的工作人員都缺乏專業知識，阻礙了信息化在科技檔案管理工作中的發展。

三、信息化條件下科技檔案管理工作問題的解決方法

（一）進一步改善相關管理體系的建設

相關信息管理系統部門要重視對國外質量好的信息處理系統引入，由于目前信息處理系統的建立在我國還沒得到較好的發展，沒有取得較大的突破，因此，對于一些實力較強的科技檔案，管理部門能夠將部分財政支出用于引入國外一些高效的相關信息處理設備，進一步解決信息管理系統不夠完善的問題，促進我國科技檔案管理工作的進行。此外，在完善信息化交流平臺后，我國科研實力不斷加強，有關科研機構可以依據科研需要選取個體信息處理系統，這樣一來，使得科研工作更加適應科技檔案管理，加強科技信息技術信息的保密工作。

（二）提高信息化標準

為了能夠提高科技檔案管理工作的水平，就必須快速完善信息化標準建設。信息化標準建設是由相關部門進行負責把控的，為了加快信息標準化的統一，需要一些科技檔案管理部門總結有用的參考信息，通過專家機械能信息化標準分析得到統一的信息化標準，從而加強科技信息的交流與共享。除此之外，由于一些科研成果信息要進行加密，避免對外泄露等問題，相關領導要針對這一個問題盡快統一信息化的標準，加強對信息化標準的重視程度，進一步提高信息化標準建設，這樣一來，科技檔案管理工作才能進一步發展。

（三）提高相關科技檔案管理工作人員的素質

由于科技檔案管理工作需要有關的專業信息技術人員的參加，因此，在對外招聘相關管理工作人員時要格外注意他們的專業素養以及素質水平，嚴格把控他們就業的標準，提高就業門檻，從而對科技檔案管理工作有一個基礎保障。此外，在平時的工作過程中，要適當加入培訓和進修環節，進一步提高專業人員的知識水平和專業文化，為科技檔案管理工作提供專業保障。有條件的情況下，可以對這些相關管理人員進行專業知識考試，定期考察他們的專業知識，督促他們提高自身的專業水平，進一步讓科技檔案管理工作朝著信息化方向發展。

四、結語

綜上所述，在當前信息化社會的條件下，為了能夠提高科技檔案管理工作的工作水準和工作效率，必須先提高該項工作的各方面水平，這樣做也是為了提高工作效率。因此，相關管理部門和工作人員都需要將部分精力投入管理工作中所涉及的信息技術問題，要充分認識到管理工作水平提高對于管理工作建設信息化的重要性，同時也要擴充自己對這方面的知識，從而進一步提升科技檔案管理工作的信息化水平。

參考文獻：

[1]孫晶，虞迎亭. 信息化背景下廣東省科技檔案管理的現狀與對策研究[J]. 科技與創新，2018（004）：99-100.

[2]劉玉梅.信息化條件下的科技檔案管理工作分析[J]. 管理學家，2019（007）：137-138.

[3]孫曉蕓. 淺析信息化時代科技檔案管理工作創新研究[J]. 卷宗，2019，009（011）：32.

[4]李慧. 知識經濟條件下科技檔案工作的發展[J]. 商品與質量，2019，000（015）：60.