提高公文處理效率的思考

王秋莎

【摘要】從公文的處理速度能夠看出一個部門的工作水平，對于市場來說機會是具有時效性、不可錯過的，公文的處理速度對于企業來說，是企業大腦處理中心信息的速度，保證上級方針政策能夠及時準確傳達到各部門并且有效執行。公文處理工作是整個企業的關鍵所在，如何提高企業公文處理效率是當前企業管理過程中需要重點解決的問題。

【關鍵詞】公文處理;處理效率;思考建議

自從頒布了《黨政機關公文處理工作條例》之后，我國事業單位國有企業黨政機關等部門的公文處理效率得到非常大的改善。但還是有很多單位的公文處理人員出現了一些共同的問題，影響到公文處理的效率和質量，從而影響了行政辦公的整體速度。本文通過研究陜西煤化集團公文處理的日常工作，提出實現公文處理科學化、制度化、規范化的公文處理意見，力求進一步提高企業的公文處理效率以及辦公速度。

一、公文處理工作的重要性

公文在企業中有著重要的信息傳遞作用，是特殊格式的文件。公文是傳達黨政方針、請示問題及答復、工作報告等重要工具。公文處理是指在公文的產生以及工作中使用特定的方式來對公文進行寫作、傳遞、利用、保管能夠使公文產生必要的功能以及行為。對于所有的行政機關來說，公文處理是一項不可少，并且非常重要的工作。對于企業來說，公文處理是工作聯系的紐帶和橋梁。也就是說，公文處理是行政管理的一個過程，要求在企業的管理過程中對行政信息進行不斷加工、傳遞、反饋的過程。公文處理是各個部門的重要日常工作流程。在管理工作中無處不在，無可替代。在一定程度上來說，行政管理的過程就是對公文處理的過程。如果企業對公文處理不得當，那么將無法有效進行日常生產經營活動。公文處理是各部門處理事務的重要形式和手段，公文因為企業的日常生產經營活動而產生，穿插于各級行政管理活動，是企業統一步伐、統一目標、統一生產的重要指導思想。并且公文在發揮完其效用后應當有效歸檔，對于國有企業來說，公文中包含著大量的國家機密，所以公文的處理如何直接影響到檔案的質量和檔案工作的效率，關系到國家機密的保密工作。綜上所述，公文處理工作不僅是企業用來傳遞信息的特殊文件，也是企業進行行政管理的重要樞紐，同時是統一企業生產目標的重要指導思想，更是國家機密的重要保證。對于當前企業的公文處理工作，如何提高公文處理的效率和質量是當前行政管理工作的重要問題。

二、企業公文流轉普遍存在的問題

公文處理是按照要求規范來對公文文書進行處理和執行的一系列相關工作，由于公文處理的工作繁瑣，所以在執行過程中會出現一些互通性紕漏，主要存在以下幾個問題：首先，公文處理流轉速度過慢。對于目前企業的文件處理來說并沒有體現出公文處理的優先性。公文應當是本企業中最為重要的文件，對于部門目前來說處理文件的方式還按照先來后到的順序，所以導致公文處理流轉的速度過慢。同時，企業未形成現代化公文處理系統，使用習慣沒有建立起來，有很多人做不到從自動化辦公系統里完成工作，導致辦公成本增加和辦公效率降低。其次，公文處理最終無辦理結果，無法形成閉環。公文處理要求各部門在進行公文執行和加工的工作結束后，對公文中所要求的工作對企業決策者進行回饋。目前企業各個部門對公文處理的過程中并未形成良好的回饋機制，導致企業決策者無法得知落實者對公文內容的執行程度。雖然各部門都能對公文內容進行良好的執行，但卻出現企業決策者需要去詢問落實者公文執行的情況，導致工作出現滯后性。如果企業決策者無法及時得到政策落實者的回饋，那么就無法及時開展下一步工作或對工作進行及時調整。

三、關于提高文件處理效率的思考

（一）完整的公文流轉記錄是企業穩定發展的生命線。無論是整個國家還是某一行政機關，如果想要穩定順利完成日常工作，那么就要對公文進行有效的處理。企業日常工作的信息形式為多種多樣的，但公文所具有的權威性和實效性是其他文件屬性所不具備的，使得公文在所有日常產生的信息中占據主導地位。所以在日常工作中要對公文進行完整的流轉記錄并且最后進行歸檔。由于公文的時效性較強，所以在查找責任的時候應當歸屬到人，這樣可以有效起到在公文流轉過程中的監督作用，從而使得公文流轉更具時效性。并且完整的公文流轉記錄也可以提高企業在進行會計核算時的效率。

（二）嚴格的公文審核制度是保證企業持續發展的重要依據。公文處理的情況體現了一個部門或單位的整體工作水平。企業在進行公文審核過程中應當進行嚴格有序的操作。第一，要形成單位領導把關制度，只要是下發的文件都必須要領導進行公文的格式和內容等方面把關后才能夠送領導簽字，提高公文的格式和內容審核。第二，進行有效的工作運轉制度，撰寫有效的公文運轉制度工作安排，要求經辦人員都明白在公文下發的過程中自己什么時間應該做什么是以什么樣的標準來做，責任歸屬到個人，提高公文的有效性。第三，完成有效的責任追究制度，由于經辦人員在公文的想法過程中已經將責任歸屬個人，所以企業應當針對公文質量和工作績效經辦人員實行懲獎制度，在有效的制度執行下不斷增加經辦人員的工作責任感。

（三）運用現代科技辦公手段提升企業發展速度。隨著現代科技的不斷進步和發展，現代科技開始改變了企業辦公效率。例如，釘釘軟件的出現大大減少了人力資源統計的時間，降低了人員溝通的困難性。企業上從管理人員可直接在釘釘軟件中對企業各部門或者個人進行直接政策或指令傳達。同時百度企業云盤也減少了企業紙質化辦公程度，企業可將公文直接在百度企業云盤中對指定部門進行收發工作，大大減少了公文在流轉過程中的時間，也可以進行一件公文多發，減少了公文在流轉過程中的錯誤率。有效利用現代科技提高企業的公文處理效率，從而整體提高企業辦公效率。

（四）明確各級職能，操作流程規范化。在公文處理過程中，由于責任分配不清，導致公文執行力下滑。甚至可能會出現工作中幾個部門互相推諉的情況，所以應當從源頭解決責任分配不清的問題。在公文下達前應當指定負責部門同時指定部門某管理人員對公文負責，同時規定時間節點。再要求該管理人員在時間節點前對公文的執行程度對企業高級管理人員進行反饋。積累工作經驗撰寫工作手冊，明確各級職能，將操作流程負責人規范化，責任追究到人，從側面提高文件執行的監督力度。

（五）完善體系，精簡數量保證公文質量。企業要對公文的執行，通過建立工作框架、質量體系、運轉流程使公文處理工作更加系統化、科學化。在公文流轉過程中要加大公文的審核把關力度，對質量差、內容不規范的公文要進行嚴格的退文制度。并且標清退文理由，規定修正時間。要求針對公文的規范性對部門領導進行考核，提升部門領導對公文質量的要求。嚴格落實精簡公文的要求，各部門在進行年度工作安排的時候應當結合實際工作制定詳細的發文計劃。對于計劃外的公文進行詳細的審核，保證公文的質量對于某些不必要不重要的公文不再進行專門發文，若是幾篇公文的內容相似程度很高，則應該將幾篇公文進行整合，減少發文數量，從而真正提高公文處理的效率。

四、結束語

公文是企業在進行日常生產經營活動必不可少的重要文書，是企業聯系上下關系內外關系的重要樞紐。但目前對于企業的公文處理情況來說還有非常多的不足，企業可通過完善審核制度保證公文質量，運用現代科技提升公文處理效率，明確各層級工作職能與責任等方式，真正達到提高公文處理效率的目的。

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