構建公文評價管理機制 提升企業辦文辦事效率

范海忠 王金平 王玉芬

【摘要】隨著近年來石油石化市場競爭加劇，企業專業化、精細化管理及合規管理不斷加強，加之中央八項規定精神持續深化落實，對企業公文質量和公文管理提出了新的更高要求。本文主要對中石油克拉瑪依石化有限責任公司（以下簡稱克石化公司）通過構建實施公文評價管理機制，促進企業公文工作水平和辦文辦事效率提升方面的實踐探索進行了系統總結論述，以期對提升本企業及同類企業公文管理水平、增強公文管理對企業中心工作的服務保障作用等提供有益借鑒。

【關鍵詞】公文評價;公文管理;辦文辦事效率

公文在我國已有逾3000年的悠久發展歷史，新中國成立以來更是得到了全面系統的發展和規范。黨的十一屆三中全會后，在黨和政府的重視、推動下，公文國標和國辦印發的公文處理辦法相繼誕生并不斷完善，公文專業學科在全國各大高校普遍設立。黨的十八大之后，一方面，新修訂的《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》頒布實施，將以往黨政、行政公文格式進行了合并統一和嚴格規范，對公文運行處理提出了更高要求;另一方面，以習近平同志為核心的黨中央領導集體持續深化落實中央八項規定精神，高度重視精簡文件和改進文風，黨的十九大后新一屆中央政治局立即出臺實施《中共中央政治局關于進一步貫徹落實中央八項規定精神實施細則》，其中對公文文風轉變、內容精簡、數量壓減等提出嚴格要求。同時伴隨網絡化、信息化時代不斷發展，公文理論研究、實踐應用及電子化管控等不斷深化拓展，各類制度要求不斷完善和細化，公文管理在現代企業專業化、精細化管理中的角色和作用日益突出和重要。

綜上所述，新時代新形勢下，現代企業特別是現代國有企業公文管理已呈現出新特點，表現為更強的政治性、專業性、規范性、實用性，它既是企業深化專業化管理的重要組成部分，又對各領域專業化管理擁有十分重要的影響。作為中石油所屬企業，面對當前復雜多變的國內外政治經濟形勢和日益激烈的石油石化市場競爭，進一步加強公文管理、改進提高擬文發文質量，是有效適應公文新標準、新制度的必然要求，是加強企業專業化、精細化管理的必然要求，是持續改進文風、深化作風建設的必然要求，是提高辦文辦事效率、促進中心工作的必然要求。

而隨著近年來公文管理進一步規范化、嚴格化，克石化公司日常工作中的各類公文問題進一步凸顯，特別是各專業部門擬文、行文問題多發頻發，有時嚴重影響行文效率和工作溝通效率，亟須以新的舉措、新的方式大力改進提高，克石化公司公文評價管理工作正是在這樣的背景和形勢要求下展開的。

一、主要措施及做法

（一）開展公文評價管理工作主要解決的問題。開展公文評價工作并構建長效管理機制，核心目的是提高辦文辦事效率、促進中心工作。重點是解決過去一個時期企業公文管理上遺留積累的三方面問題：一是著力解決公文擬文行文過程中出現的各類具體問題，主要包括基本格式規則不掌握、擬文質量粗糙、發文數多、同類問題屢改屢犯等。二是著力解決人員思想認識和基本技能掌握問題，主要包括重視不足、觀念轉變不夠、公文基本知識技能掌握程度不能滿足日常業務擬文發文需要等。三是著力解決考核激勵和常態長效問題，主要包括管理考核不嚴、激勵約束不足、閉環管理存在欠缺等。

（二）公文評價管理機制的基本思路。針對這些急需解決的問題，克石化公司辦公室認真梳理公文標準規范、中石油集團公司新制度新要求，廣泛調研了解同類企業的先進管理經驗，結合自身實際確立了公文評價管理機制的基本思路：第一，完善頂層設計，經認真調研論證，完善現行公文管理制度體系，將公文評價有關管理要求納入制度予以固化。第二，認真開展日常糾偏，做好各類公文審核（包括電子公文和紙媒公文），建立審核記錄，著重收集整理問題文件清單，定期梳理、分類匯總。第三，積極約請幫促，對于問題多發的文件及時約請擬稿人員，當面指出問題，提出處理意見，加快行文流轉。第四，重點跟進服務，對于原則性基本性問題頻發的文件擬稿人或新接觸擬文發文任務的人員，做好跟進幫助和服務，不僅詳細指出問題，更幫助其學習和掌握重點要求（包括OA系統公文處理流程和相關具體要求）。第五，定期通報考核，按季度編發《公司公文質量通報》，對各部門各單位擬文發文中的典型問題進行通報并嚴格考核。第六，持續整改提升，不僅督促具體問題的整改，更從管理和制度層面持續做好完善。通過上述六方面的工作，基本能夠形成一個閉環管理和良性循環的格局，從而持續提升公文運行管理整體水平。

（三）開展公文評價管理工作的具體措施。1.做實前期工作，試行積累經驗。黨的十八大之后，新的公文標準和管理要求對克石化公司公文管理提出了更高要求，企業原有公文管理模式的短板和問題不斷凸顯，各部門問題文件多發。早在2013年起，克石化公司辦公室就已開始探索和構建行之有效的公文管理新機制，經反復調研論證評估，公文評價管理機制的運行思路于2014年上半年基本確立;在2014年下半年進行了試運行;經過一段時間的評估完善，2015年起將其確立為一項長期機制固化實施，并結合新的管理要求不斷深化實踐。2.梳理經驗成效，完善制度體系。在前期運行的基礎上，克石化公司辦公室結合實踐中的問題和經驗，進一步完善制度頂層設計，2017年初，全面梳理、整合、修訂了企業公文管理制度，將原有公文處理辦法、電子公文系統管理辦法、文件傳閱規定等5項制度進行了歸并和優化，實現了“五合一”。將開展公文評價有關管理及考核要求納入其中，使企業公文制度體系更加規范化、簡明化、實用化，為開展好后續工作奠定了基礎。3.狠抓過程管控，做實做細日常糾偏、約請幫促、重點跟進三個基本環節。按照公文評價管理要求，嚴細認真做好日常公文審核糾偏，建立日常問題文件記錄清單，對典型問題、多發問題進行詳細記錄和分類匯總分析;對于問題多發文件和擬文發文有困難的擬稿人，采取針對性約請幫促或跟進服務，確保其深刻認識存在問題，從問題整改、思想認識、基本規則掌握等方面同步改進，逐步提高擬文發文質量和公文工作能力。特別是對于新接觸公文工作及新配電子公文辦公系統的人員，依托定期系統檢查、文件流轉情況抽查等機會，進行一對一跟進服務和幫助，確保其盡快掌握擬文發文的基本規則和技能。4.嚴格通報考核，以問題為導向促推公文運行管理質量水平提升。堅持糾偏幫促和通報考核并重，每季度對問題文件清單進行匯總梳理，針對共性問題、典型問題，起草發布《公司公文質量通報》，對問題文件多發頻發的部門和單位，嚴格進行考核。每年四季度末，起草印發《年度公司公文質量通報》，對一年來的公文運行管理情況進行總結梳理，提出下一年重點要求和注意事項。5.落實中央精神，以公文質量及文風改進成效助推作風建設。根據中央和中石油集團公司黨組關于貫徹中央八項規定精神系列新要求，克石化公司辦公室將其中關于壓減文件總量、提高質量、改進文風等系列新要求落實到公文評價管理工作全過程，既進一步強化了公文評價工作力度，也對深化作風建設起到了重要促進作用。6.深化實踐應用，做好經驗成果共享和管理持續完善。定期總結檢視公文評價管理工作的成效和不足，結合近年來克石化公司公文運行管理各環節常見問題，組織編制《公司公文處理常見問題及糾錯解析》，將其作為一項管理成果和公文工作指導性手冊，發布于門戶網站等平臺，用于幫助各部門、單位擬稿人員更好掌握公文擬制及運行基本要求。同時，持續吸收各部門各單位及外部先進經驗，持續改進提高公文評價管理成效。通過近5年的實踐證明，實施公文評價管理對于持續提升克石化公司公文運行管理整體水平、提升企業辦文辦事效率、強化作風建設、促進中心工作等發揮了重要作用，取得了好于預期的明顯成效。

二、取得的成效

（一）公文管理制度機制更加完善，專業化水平進一步提升。通過開展公文評價工作，構建形成了集日常公文審核、運行管理（包括電子公文和紙媒公文）、宣貫引導、監督檢查、通報考核為一體的公文評價閉環管理機制。以這種機制為抓手，不僅實現了公文基本標準、管理要求的集成落實與持續宣貫，并以此為帶動，整合完善了克石化公司公文管理制度體系，進一步提升了企業公文運行管理的規范化、高效化、專業化水平。

（二）公文常見典型問題有效解決，擬文發文質量不斷提高。通過開展公文評價工作，對公文擬制、運行流轉各環節中的問題進行持續梳理、匯總、分類、分析，在此基礎上提出改進意見，加強監督通報考核，企業公文運行管理常見、典型問題被逐一曝光和糾正，一些屢改屢犯的問題數量逐年減少，各部門各單位擬文發文整體質量呈現出持續穩中向好的局面。同時通過這項工作的不斷積累，克石化辦公室編制形成了《公司公文處理常見問題及糾錯解析》這一實用性手冊，以問題文件為例，進一步為各部門、單位擬稿人提供了可參考、可借鑒的指導幫助。

（三）發文總量得到有效控制，文風改進助力作風建設深化。通過開展公文評價工作，創新性地將強化公文運行管理作為貫徹中央八項規定精神的有力抓手，將強化公文運行管理提高到政治高度抓落實。通過持續努力，近年來克石化公司發文總量逐年降低，文風改進成效明顯，實現了加強公文管理與促進作風建設的雙贏。

（四）人員思想觀念進一步轉變，公文寫作技能明顯增強。通過開展公文評價工作，做到了解決公文實際問題與轉變人員思想觀念的同步推進。不僅有效解決了之前長期積累的諸多公文方面的問題，而且在此過程中逐步轉變了各專業人員觀念，深化了其對公文工作的認識。特別是促使機關專業部門人員、甚至是各級領導，從原有的“視公文為工具、為辦公室的事、不需要懂太多”，逐漸轉變為“公文是一種專業、代表部門形象、是推政施策的基礎和管理人員必備的技能”。這種思想觀念的轉變，極大推動了公文工作質量的持續改進和人員公文寫作技能的持續增強。

（五）行文辦事效率大幅提升，服務保障作用更加充分發揮。通過開展公文評價工作，克石化公司公文管理制度機制日趨完善，各類公文方面的問題得以有效解決，人員公文工作技能有效提升，以往因公文質量問題被上級退辦的現象逐年減少，直至基本杜絕，大大提高了各專業、各領域對上、對外、對內溝通協調業務的效率，有力促進了企業中心工作的發展。

三、結論

通過構建和實施公文評價管理機制，能夠有效實現公文標準與管理要求的集成宣貫和落實，能夠有效促進企業公文管理制度體系完善及各部門各單位擬文發文質量的提升，能夠有效提高各部門專業人員公文觀念和公文寫作能力，從而不斷提高企業行文辦事效率提升、促進中心工作的進步發展。這一管理機制所形成的成果和產生的積極影響已經并將繼續體現于克石化公司各領域、各項工作中，為企業有力應對新一輪行業競爭和挑戰、推動轉型升級和高質量發展提供有力的服務保障。

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