淺談項目文檔一體化外包服務管理

閔梅

【摘要】隨著經濟的發展，傳統的業務服務已經無法滿足發展的腳步。本文以石化新建項目為切入口，針對文檔一體化外包服務管理進行剖析，體現出檔案管理的系統化、專業化、前端性、可行性。提出項目文檔一體化管理的必然性以及實施過程中各環節面臨的問題，同時針對問題提出解決措施。

【關鍵詞】文檔一體化;必然趨勢;規范體系;制約

近年來，隨著石化行業和信息技術的發展，文件全生命周期和文檔電子化理論的發展及深入應用，在石化行業大型的新建、改擴建項目中引入項目文檔一體化管理機制是必然的趨勢。然而從項目立項到竣工驗收產生的文檔數量呈幾何級增長，以業主方現有的文檔管理的人力、物力已經無法適應迅速增長的文檔管理需求，在這種情況下，尋求第三方機構進行項目文檔一體化外包服務成為一種趨勢。

一、項目文檔一體化外包服務與傳統外包的區別

目前，我國的檔案業務外包主要由民營檔案外包公司承擔，提供的服務以檔案整理、數字化加工、檔案數據庫和系統建設為主，由于受資金、人員等客觀條件的限制，主要以數字化加工館藏檔案為主，對其他服務內容涉及較少。

項目文檔一體化外包服務是指在外包單位按照建設單位要求在立項、設計、施工、監理、設備供應、驗收等各個階段、各個相關方的用戶之間、不同層面建立統一高效的滿足文檔生命周期管理的文檔資料管理服務，主要的服務內容為項目前期文件管理服務、項目管理文件服務、項目過程文件服務、項目電子數據服務、項目外事資料服務、項目設備資料服務、歸檔文件審核服務、歸檔文件整編、項目竣工資料服務等等。

二、項目文檔一體化外包服務管理的目標

目標是使建設單位在建設期的全部紙質、電子資料得到高效率管理、高標準審核、高質量整編，最終以高水平通過驗收，并創新性地形成一整套文檔管理規范體系。

三、項目文檔一體化外包服務的引入

目前，國家、地方或是行業內都尚未建立標準的行業準入制度，企業在引入檔案外包公司時，沒有標準可依，企業只能根據自身情況對從業資質、機構規模、業務范圍、人員素質等方面提出相關的要求。

（一）審核人員資質。項目負責人應具備文檔管理項目管理經驗，熟知項目管理全過程，熟練掌握施工管理標準規范等。文檔工程師應具備文檔及計算機處理能力及英語翻譯能力。

（二）確定業務范圍。包括項目前期文件管理服務、項目管理文件服務、項目過程文件服務、項目電子數據服務項目外事資料服務、項目設備資料服務、歸檔文件審核服務、歸檔文件整編、項目竣工資料服務、培訓服務等。

（三）建立服務目標。在立項、設計、施工、監理、設備供應、驗收等各個階段、各個相關方的用戶之間在不同層面建立統一高效的滿足文檔生命周期管理的文檔資料管理網絡。使建設單位在建設期的全部紙質、電子資料得到高效率管理、高標準審核、高質量整編。

四、項目文檔一體化外包服務的管理

（一）組織管理。項目文檔一體化外包隊伍應有健全的組織體系，建立完善的文檔一體化管理服務網絡圖;有健全的管理考核制度;崗位設置合理，責任清晰明確。服務人員應具備與其崗位相適應的資質。

（二）服務質量管理。建立檔案外包考核實施細則，對文件的接收、發放、版本控制、檔案數字化、組卷、歸檔、利用進行量化控制，定期抽檢，對收集不齊全、組卷不合格、數字化質量不合格、案卷質量不符合規范要求等服務質量問題按細則實施考核。

（三）培訓管理。定期組織對項目外包服務人員進行國家、行業、地方的法規、標準的培訓;宣貫并重點學習項目文檔管理程序，提高文檔一體化管理水平;同時積極開展保密培訓，提高服務人員的保密意識。通過在項目初期引入項目文檔一體化外包服務，使得項目檔案管理一開始就按照“統一規范、兩支隊伍”的創新思路開展工作，對項目文檔與檔案進行全生命周期管理，有效促進建設單位在建設期的全部紙質、電子資料得到高效率管理、高標準審核、高質量整編，最終以高水平通過驗收，并創新性地形成一整套文檔管理規范體系。

五、項目文檔一體化管理的技術支持

石化新建項目涉及的設計方、合作方和廠商眾多，交付文檔的范圍和種類繁多，包括合同、圖紙、設備清單、預算、計劃、變更、報告等。如何控制交付文檔的內容、格式、文檔的版次，同時對接受及發出的文檔進行跟蹤控制，確保文檔的有效性、安全性成為項目成功實施的關鍵。文檔一體化項目平臺需涵蓋電子文檔管理和檔案管理兩部分內容。其中，電子文檔系統主要用于建設期間文檔資料的協同管理，檔案管理系統主要用于文檔資料的歸檔后管理。通過文檔一體化項目平臺的建立能更好地實現電子文檔信息化管理，建立一個共享和協同的工作平臺來管理項目建設期及生產期的各種交付文檔，保障項目受控方文檔交換和交付的暢通，促進項目的成功建設及生產期全廠運維。

六、項目文檔一體化外包服務的不足之處

（一）一體化管理意識不強。更好地實現一體化管理，利用現代技術，就一定會涉及經費的投入。不僅要置辦軟硬設備和文檔數據庫軟件，還要改善檔案庫房的保管條件，而這些都涉及大量資金的投入。但現階段，很多單位的領導認為傳統的檔案業務外包管理系統已經足夠，不必花這錢，由此可以看到檔案一體化管理在很大程度上受到了資金的制約。

（二）復合型專業人才的緊缺。在手工檔案立卷和計算機立卷的匹配過程中，涉及很多復雜的程序，例如：系統軟件的開發、信息的加工和使用、數據的輸入、系統的日常維護等，這一系類的操作以及日常管理都需要管理人員具備一定的專業知識，適應一體化管理的需要，而在目前，這樣的復合型人才十分緊缺。

七、針對問題提出措施

（一）加強認知意識。在這個經濟、社會、文化知識高度發展的今天，要想實現文檔一體化外包服務管理，首先要加強思想上的認知，這也是實現文檔一體化管理的重要保證。要用先進的理念代替傳統理念，用先進的技術改變傳統的模式和方法，與時俱進，準確掌握各項方針政策，在遵守各項制度的前提下為用戶多層次、多形式服務。

（二）提高工作人員的綜合素質。檔案一體化外包服務現代化管理首先要求檔案人員熟悉檔案業務，以便更快地開展工作，并且還要掌握扎實的計算機專業知識。這是時代發展對檔案管理人員提出的新挑戰、新要求。所以檔案工作管理人員要擴大知識面，不斷加強學習，樹立服務意識，努力提升自己處理業務問題的綜合素質和能力，跟上時代發展的步伐。

【參考文獻】

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