電子圖紙檔案管理流程的規范措施

牛靜

【摘要】信息化、數字化建設是單位發展過程中的主要發展目標，為了更好地適應當前社會的發展形勢，保證電子文件的規范化管理，在對電子圖紙進行管理的過程中，也一定要采用現代化的管理方式，優化整體的管理流程。電子圖紙檔案管理涉及的內容比較多，要想實現對電子圖紙的規范化和動態化管理，保證管理工作的順利進行，則需要制定完善的規范措施，加強電子圖紙檔案管理，利用先進技術手段改善以往管理工作中存在的問題，保證電子圖紙檔案的應用效率。

【關鍵詞】電子圖紙;檔案管理流程;規范措施

現如今電子圖紙檔案管理中還存在許多問題，這些問題對電子圖紙的應用效果有著較大影響。對電子圖紙檔案進行規范化管理，不僅可以實現電子文件資料的及時歸檔，保證整體的完整性，還可以為后續工作的順利開展提供保障。要對電子圖紙檔案管理中的不足進行深入分析，利用數字化管理手段，對圖紙信息進行收集整理，形成完整的電子圖紙，并將多個圖紙整合在一起，實現資源共享，以此提升整體的管理水平。

一、建立完善的檔案管理系統

（一）電子圖紙檔案管理工作在管理的過程中，想要保證管理流程的規范化，則一定要建立完善的檔案管理系統。將電子圖紙檔案從采集到歸檔，再到開發利用等，整個流程都要包括在內，建立不同功能屬性的子系統，應用現代化的操作模式，不會受到空間和時間上的約束，形成模塊結構。在對電子圖紙檔案管理系統進行完善的過程中，必須要對電子圖紙檔案管理工作的具體流程和主要內容進行了解，根據電子圖紙檔案管理的具體需要對管理系統進行完善，保證檔案管理工作的規范化開展。

（二）圖紙的一體化管理。工程圖紙從設計到發放，都需要進行系統化管理，要安排專門的檔案管理工作人員來進行項目上的管理，保證電子圖紙檔案的完整性。為了保證檔案管理工作的有序進行，確定文件資料整理的相關規定和電子圖紙檔案管理操作要點。在對施工圖進行管理的過程中，主要是由檔案管理人員將施工圖紙錄入系統中，再發放到每個部門，對施工圖紙進行數字化處理，確保在管理平臺上可以為施工人員隨時提供檔案資料。若出現施工圖紙修改和變更的情況，一定要在系統中標記出來，為后期竣工圖紙的編制提供有效參考。在對竣工圖進行管理的過程中，檔案部門工作人員會與其他部門共同進行圖紙的審核，確保圖紙合格后，才能應用到竣工驗收工作。要將數字化手段應用圖紙管理中，保證圖紙內容的有效性，并實現電子圖紙的有效應用。通過對竣工圖紙的數字化管理，不但可以實現竣工圖紙的有效應用，也可以滿足施工單位的應用需求，采用一體化管理的方式有效提高了整體的工作效率。

（三）掌握圖紙變更規律，對電子圖紙進行動態管理。紙質檔案的動態管理一直是企業中比較困難一項工作，通過對這項工作的不斷探究，掌握圖紙的變更規律，可以實現對紙質圖紙的動態管理，相應的電子圖紙的動態管理也得到完善。主要通過檔案部門來對檔案資料進行審核，對圖紙的更改進行有效控制，并利用管理系統對圖紙進行全面管理，保證紙質檔案與電子檔案的一致性，這為紙質檔案的動態管理提供了方便，確保圖紙與實際施工內容相符，促進了技術的改進和優化。可以制定圖紙管理規范，對具體的管理流程進行明確，為各部門工作的順利開展提供有效依據。通過電子圖紙數據庫查詢所需的備件圖，這是保證電子圖紙數據中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規定。

（四）館藏圖紙的數字化管理。以往的館藏圖紙在進行數字化處理的過程中，只是單純進行圖紙掃描，而目前的數字化管理，可以在掃描之后，對圖紙進行一系列處理;可以對以往的圖紙進行鑒定，通過數字化技術對館藏圖紙的價值進行確定，將沒有價值的圖紙處理掉;可以實現資源整合應用，將以往保存的圖紙整合成一個完整的圖紙，不但方便管理，還可以提升整體的應用效率，電子檔案利用率得到了明顯提升。利用現代化科學技術進行數字化管理，優化了以往的管理方法，便于電子圖紙檔案管理工作的順利開展。

（五）管理模式和方法的優化和改進。在當前的發展環境中，傳統的管理模式和方法已經不再適用于電子圖紙檔案管理工作，要在原來的基礎上進行優化和改進，對以往的管理方式進行創新。可以對圖紙管理的組織方式進行優化，按照工程項目的實際情況進行管理，不再按照工藝流程進行檔案管理。在保存紙質檔案時，只將原檔案保存在下來，同時保存與之相對應的電子圖紙，保證電子圖紙的有效性。目前主要應用的是電子檔案，原來的紙質檔案已經被封存。采用這種管理辦法有效提高了整體的服務質量，電子圖紙也可以得到高效利用。檔案館可隨時提供網絡查詢，人們可以根據需要進行圖紙檔案資料的查找和瀏覽，也可以進行電子圖紙檔案的下載，電子圖紙整體的重要作用越來越明顯。只有對管理模式和方法進行不斷優化和完善，才能保證整個管理流程的規范化進行。

二、結語

隨著祖國科技的不斷進步，電子圖紙檔案管理工作也要與時俱進，不斷創新。隨著時代的發展，尋求新的工作思路及方法，不斷改善檔案服務職能，豐富檔案保存及查詢方式，有目標、有計劃地做好檔案工作。

【參考文獻】

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