高校教研室資料的歸檔與利用研究

許煥春 黃元東

【摘要】高效教研資料歸檔主要是指教學(xué)檔案的歸檔，其主要目的就是提升教學(xué)檔案的保存和使用價值。教學(xué)檔案是高校的重要的軟件工程，關(guān)系到教學(xué)管理和教學(xué)評估。本文分別從編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)、高校教學(xué)檔案的特征、高校教學(xué)檔案的歸檔范圍、高效教學(xué)檔案的管理與利用等方面進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】高校;教研室資料;歸檔;利用;研究

隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模擴大，高校所產(chǎn)生的教學(xué)檔案在內(nèi)容和數(shù)量上在逐步增加，為了適應(yīng)教育快速發(fā)展和檔案管理信息化的需要，國家發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由于各個高校的辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次和專業(yè)特點的不同，在教學(xué)管理實踐中形成的教學(xué)檔案在范圍和價值也不同。為此各個高校要根據(jù)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀和教學(xué)發(fā)展的需要，在《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》規(guī)定的制定下，進(jìn)行教學(xué)檔案的管理實踐，對高校教學(xué)檔案歸檔范圍和管理進(jìn)行合理的分析，從而建設(shè)具有一定操作價值的教學(xué)檔案規(guī)范，促進(jìn)高校教學(xué)檔案的歸檔與使用，為高校教育事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

一、編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)

教研室資料中最為重要的就是教學(xué)檔案，對教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔，有利于管理。在新的管理模式下，教學(xué)管理的重心下移到二級學(xué)院，對教育教學(xué)方面有了很大的自主權(quán)利，這樣歸檔就可以根據(jù)學(xué)院發(fā)展在教學(xué)計劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)等方面發(fā)揮更為重要的管理作用，學(xué)院教學(xué)檔案具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責(zé)發(fā)生了相應(yīng)的變化，在教學(xué)改革的過程中，有很多值得保存的文件資料，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類、存檔。明確教學(xué)檔案的歸檔范圍是做好教學(xué)檔案工作的基礎(chǔ)。從《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來看，其中涉及教學(xué)檔案的歸檔部門不僅限于教學(xué)管理部門，還涉及學(xué)生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門，這樣涉及部門多，管理企業(yè)復(fù)雜。教研室作為教學(xué)資料的管理部門，要搞好教學(xué)檔案的規(guī)定，在實際工作中制定符合自身教學(xué)檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出：“高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學(xué)歸檔范圍的自主權(quán)。有了這些文件和規(guī)定后，教研室資料的歸檔范圍就比較明顯了，在日常的工作中，我們可以對教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)定并合理使用。

二、高校教學(xué)檔案的特征

高校教學(xué)檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的具有一定價值的文字、圖表和聲像等材料，這是對高效教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要體現(xiàn)之一。教學(xué)檔案是教學(xué)活動的具體體現(xiàn)和總結(jié)，除具有檔案自身的屬性外，還有一定的特點。

（一）廣泛性。隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)了很多新的學(xué)科，在此基礎(chǔ)上，高等專業(yè)規(guī)模迅速增加，這就使得教學(xué)檔案的數(shù)量增加，管理規(guī)模也在不斷擴大，各學(xué)科專業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計劃、課程設(shè)置、教學(xué)管理等方面都有自己的特色，多個學(xué)科的交叉與融合，讓教學(xué)檔案的內(nèi)容變得更加多樣化。

（二）周期性。高校的教學(xué)活動是以9月至次年的6月為一個學(xué)年度，學(xué)歷教育通常是以3年、4年、5年作為培養(yǎng)的周期。為此，高校教學(xué)檔案資料有的是以學(xué)年劃分，有的是以自然年度劃分，這樣教學(xué)檔案就具有了不同時期的特點。

（三）通用性。高等院校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會在專業(yè)設(shè)置上具有相同性，隨之所產(chǎn)生的教學(xué)檔案具有一定的通用性。

（四）特色性。各高等院校因地域特點、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)層次的不同，在人才培養(yǎng)目標(biāo)上也有差異，根據(jù)本科教學(xué)評估指標(biāo)體系中專門設(shè)有一個特色指標(biāo)，各高校在辦學(xué)過程中逐步形成自身的特色，而教學(xué)檔案具有與其他高校不同的特點，為此，高校教學(xué)檔案具有本身的特色性。

三、高校教研室教學(xué)檔案的管理范圍

教研室主要歸檔由學(xué)校及學(xué)院下發(fā)的各類管理文件、教學(xué)大綱，教師任課課程及教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)書、校歷、教學(xué)計劃、教學(xué)工作總結(jié)、教師教案和課件、任課專業(yè)班級及學(xué)生花名冊、學(xué)生期末考試試卷（ABC卷及其答題卡）、學(xué)生平時作業(yè)、學(xué)生課程考試資料冊、教研室教學(xué)活動記錄表（開學(xué)前教研室集體備課、新進(jìn)教師試講、新晉升老師試講和各門課程進(jìn)行的輔導(dǎo)答疑等）、教師個人資料的歸檔、教師論文和課題的歸檔、評學(xué)表收集和歸檔、評價表的收集和歸檔等。

（一）歸檔要求簡便。教研室是承擔(dān)教學(xué)工作的最基層單位，下設(shè)教研室主任，一般情況沒有配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，為此教研室人員只是充當(dāng)檔案規(guī)定這種角色，又要勝任管理管理員的角色。那么，教研室檔案的歸檔與管理要遵循“三好”的原則，即好存、好取、好還，讓教師在文檔的增加替換利用、返還任何環(huán)節(jié)都能夠規(guī)范使用，簡便操作。

（二）定期與不定期整理歸類相結(jié)合。教研室可以在每學(xué)期開始和期末進(jìn)行檔案整理歸類工作，將周期為學(xué)期或?qū)W年的各類文檔集中匯總裝訂、編目、裝盒，比如教學(xué)檔案中的“教學(xué)日歷”，這樣就可以按照學(xué)前進(jìn)行歸類，一個學(xué)年裝訂成一冊，這樣就能保證教學(xué)檔案的完整性和連續(xù)性。對于一些零散性的文檔，比如管理檔案中的“教師個人檔案”資料，老師們的職稱、學(xué)歷等會隨著時間的變化而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，其內(nèi)容就會發(fā)生改變，為此就要對這些檔案進(jìn)行隨時替換，這樣才能讓檔案保持準(zhǔn)確性和實效性。

（三）紙質(zhì)文檔與電子文檔配套管理。紙質(zhì)文檔具有原始性和真實性的過程，這樣在處理的過程中存在著時間上、靈活度以及準(zhǔn)確度上的各種缺陷，進(jìn)而會受到限制;電子文檔存儲體積小、容量大，這樣管理起來比較方便，但是需要計算機設(shè)備才能完成，其缺點就是容易損壞和丟失。為此在教學(xué)檔案的管理中，需要紙質(zhì)文檔和電子文檔配套管理，從而各個的缺點得到補償，這樣也能發(fā)揮教學(xué)檔案的功效，促進(jìn)教學(xué)工作的有效開展。

四、高校教研室教學(xué)檔案的管理與利用

教研室對教學(xué)資料進(jìn)行歸檔后，還要進(jìn)行有效的管理與利用，從而提升教學(xué)檔案的利用價值，讓教學(xué)檔案輔助高校的有效發(fā)展。

（一）增強教學(xué)檔案管理意識。檔案管理意識是教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該具有的素養(yǎng)。教研室工作人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案歸檔與管理工作。其具有一定的檔案管理意識，能讓檔案管理工作有效、高效，為教學(xué)管理奠定了基礎(chǔ)。同時，還應(yīng)加大宣傳教育，高校師生普及檔案管理知識，確立“依法治檔”的理念，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，真正做到“一校一室”“一師一檔”。此外，還應(yīng)在各職能部門負(fù)責(zé)人例會以及院系例會中，讓教學(xué)檔案管理納入議題當(dāng)中。

（二）建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍。教師教學(xué)檔案管理人員不斷豐富知識，提升專業(yè)技能，讓自己的責(zé)任意識增強，這樣就會讓檔案有效管理，進(jìn)而避免了有價值的檔案資料的損失，從而促進(jìn)了高校進(jìn)行教學(xué)評估和管理。因此，要加強對教學(xué)檔案管理人員的技能培訓(xùn)和崗前培訓(xùn)，讓教研室檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻提升，有能力的進(jìn)入該部門，真正發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，服務(wù)教學(xué)。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式。教學(xué)檔案的管理，不僅僅是紙質(zhì)檔案的問題，而信息化的教學(xué)檔案管理，已經(jīng)迫在眉睫。特別是互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，讓信息在傳遞和存儲方面得到進(jìn)一步發(fā)展。因此，檔案管理者要利用信息手段，制作、上傳和歸檔相關(guān)的音頻、視頻、圖表、文檔等資料到教學(xué)軟件管理系統(tǒng)，同時要用好軟件，建立數(shù)據(jù)庫，這就便于查詢與利用。

（四）設(shè)立評估體系和獎懲機制。制度的缺失和法則的缺位是教研室教學(xué)管理混亂的主要原因之一。對于教學(xué)檔案管理而言，需要建立合理、完善的評估體系，把教學(xué)檔案資料準(zhǔn)確性、及時性、完備性作為考核標(biāo)準(zhǔn)，并納入考核的范圍。另外，還有建立量化機制，對工作的失誤實行考核扣分，把量化與績效掛鉤。因此，設(shè)計完善的管理機制和評估體系，就能讓教學(xué)檔案管理真正做到有規(guī)可依，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化。

總之，隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案管理成為高校教育事業(yè)中重要組成部分，為此只有與時俱進(jìn)才能促進(jìn)高等教育的發(fā)展。在具體的實踐中，我們要本著加強教學(xué)檔案規(guī)范化管理輔助高等教育的發(fā)展。只有這樣，才能進(jìn)一步完善教學(xué)檔案，提升高校的辦學(xué)和管理水平。

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