大數據時代文書檔案管理及信息化應用分析

張麗梅

【摘要】文書檔案管理信息化進程不斷加快，管理方式也在不斷創新，管理質量、效率進一步提高，為企事業單位檔案信息的有效利用、保密、共享提供了便利。本文試通過對現階段文書檔案管理工作存在的問題進行分析，找到大數據時代文書檔案管理信息化建設的策略，以期為文書檔案管理信息化提供參考。

【關鍵詞】文書檔案;信息化管理;創新舉措

文書檔案是一個單位經營管理過程中形成的有保存價值的圖片、文字、影像等各種形式載體，屬于原始文書記錄信息，記載著整個單位的過往和未來走向。對單位的有序、穩定發展起著重要作用。大數據技術能夠專業處理有價值的數據資源，合理安排、優化資源，最大程度實現資源增值。大數據技術的推廣發展能夠為文書檔案管理提供信息化、跨越式的發展平臺，為單位發展提供更有力的服務。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）缺少健全的管理制度。目前我國的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個統一的標準，所以在登記、流轉的時候，經常出現各式各樣的版本，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達不到預期要求。

（二）對文書檔案管理工作認識不足。很多單位的領導對文書檔案管理工作重視程度不夠，導致文書檔案管理工作相對獨立，實際上這不僅是本部門自己的工作，更是整個單位的工作。在進行文書檔案管理工作的時候，其他部門也應該積極配合，相互協調，遇到有關專業知識，主動為管理人員答疑解惑，幫助管理人員快速及時地整理歸檔。

（三）未發揮信息技術的作用。盡管大數據時代已經來臨，但對于文書檔案管理，信息化程度還遠遠不夠，很多單位多采用半數字化半紙質化檔案管理方式，甚至有些單位仍處在紙質檔案管理時代。檔案資料不能合理運用，部分資料年代久遠，損壞現象較為嚴重。嚴重影響了文書檔案管理信息化進程和管理質量。

（四）缺少統一的管理。很多單位并沒有考慮到對文書檔案進行統一化管理，自認為完成檔案整理后，便將它束之高閣，檔案信息無法實現合理利用。文書檔案需要定期完善與修改，提高利用率。

（五）管理人員的專業素養不夠。隨著文書檔案管理信息化的普及，大數據時代的來臨，管理中運用的技術更新加快，但文書檔案管理人員的素質卻不能跟上技術前進的步伐。或因為年齡整體較大，學習先進技術十分困難，或因為部分管理人員只是兼職或臨時工作，管理工作能力不夠、態度敷衍，達不到規定要求。

二、文書檔案管理信息化的含義、發展重點和優勢

（一）文書檔案管理信息化的含義。大數據技術的推廣和發展，逐步變革人們的工作、生活習慣，也促使文書檔案的數據量急劇增長，顯示出信息化管理的明顯優勢。利用現代信息技術，對文書檔案進行收集、管理、開發和利用，最大程度地提高文書檔案的利用價值，延長文書檔案的使用時間，為單位發展提供更準確、有效的服務。網絡化管理、安全化管理、數字化管理是文書檔案信息化管理的主要內容，而文書檔案數字化建設是一個單位檔案信息化建設中非常重要的內容。利用計算機網絡技術聯網的數字化文書檔案，能夠實現不同網絡范圍內、不同類型用戶的共享使用。單位文書檔案對于安全保障問題非常重視，尤其在大數據環境下，更顯得格外重要。這就需要各單位在實際的管理工作中，不斷引進先進技術，采取嚴格的保密措施，對文書檔案進行分級管理。

（二）文書檔案管理信息化發展重點。文書檔案管理是對收集和整合的資料進行網絡化管理，有文字、圖片、視頻等多種形式的保存方式，涉及到科技、行政、會計等許多管理方面的內容。在這個過程中，運用信息化管理方式、應用方式，確保管理工作質量、效率，也實現了檔案利用的便捷性。

（三）文書檔案管理信息化的優勢。傳統的文書檔案管理主要以紙質檔案為主，這使得管理人員的工作任務繁重，勞動強度較大，存放、查找都非常不便。文書檔案也會涉及保密性問題，在管理的各個流程中，人員操作、存放不善都會出現泄密現象。大數據環境下，數字化的檔案不僅節約人力、物力以及存放空間，查找數據也更快捷、精確，同時，保密性也得到了一定的保障。文書檔案的信息化管理提高了單位的文書檔案管理水平、工作效率，并且，現代信息技術通過強大的數字資源存儲、不同語言自動翻譯、數據計算等功能，幫助文書檔案數字化管理更高效更規范。同時，能夠充分地滿足各單位各部門的檢索、存儲等需求，實現一定范圍內的資源共享。

三、大數據時代文書檔案信息化建設

（一）構建科學的信息管理平臺。文書檔案管理的最終目的是有效地利用各種資源，并實現各種資源信息的共享。對單位原始信息、資源進行合理收集與簡化，然后通過構建科學的信息管理平臺，數字化處理各類信息，再整合在一起，從“收集、存儲、管理、運用”等方面科學管理，極大地便利了單位工作人員的查閱、利用。

（二）提高管理人員的專業水平。企事業單位文書檔案管理人員是提高文書檔案管理工作水平的主動力，高素質的管理團隊，能夠極大地提升管理工作的效率。大數據時代，文書檔案信息化管理工作難度加大，對管理人員的要求也更高。為確保文書檔案管理工作的高效開展與準確性，單位與企業應當培養一批有互聯網運營思維、計算機信息技術的檔案管理人員，將計算機信息技術應用到維護與管理檔案工作中去，他們會成為檔案管理技術的軟實力。

（三）建立有針對性的管理制度。建立和完善有針對性的管理制度，是順利開展和進行文書檔案管理工作的基礎。在信息化文書檔案管理工作中，單位與員工都應具備創新管理的理念，不能一味按照老舊思想進行管理。各單位應積極整改，從長遠的角度出發，詳細規劃，廢除陳舊的管理條款，修訂新的、科學標準的、有針對性的管理制度。如職責分配、監督管理、人員培訓、獎懲機制等，并按流程展開管理，實施到工作的每個環節，確保能夠以此推動文書檔案管理工作的標準化進程。

（四）相應部門協調配合。做好文書檔案管理工作不僅是本部門的任務，也是各個部門的義務。所以，單位的領導要端正態度，意識到文書檔案管理工作的重要性，各個部門也應該高度重視，互相配合協調，出色地完成文書檔案管理工作。遇到檔案中較為專業的內容，可以抽調本部門專業人員配合整理，保障檔案工作正確完整。

四、信息化時代文書檔案管理創新策略

（一）建立相應的獎懲機制。企業單位可定期對文書檔案管理工作人員進行考核，考核內容可包括信息技術運用、檔案管理工作分類等，并獎勵優秀人員，以提高工作人員的積極性，彰顯對員工的鼓勵。并且，部門之間也可實施獎懲機制，比如在對某些文書檔案進行翻修完善的時候，應要求各部門配合翻修完善任務，并規定在一定的時間內上交，如果逾期便要實行相應的懲罰，這樣確保工作效率。

（二）建立管理新模式。信息化文書檔案管理模式需要不斷創新，以此應對在管理工作過程中出現的各種問題。比如，針對規范文書檔案管理方式，可以進行多種項目的規劃，建立開發項目、提高數字化等等。也可依照相應的步驟，具體地分化管理部分文書檔案的內容或者項目。在網絡平臺查詢、下載、借閱等相關文書檔案時，都應有一系列規范的操作流程。例如某員工想要下載相關資料時，需要征求上級領導同意，也要說明檔案的具體用途、時限。一旦超過了申請的時限，后臺程序即可自行銷毀已下載內容，如需再次下載，還要再次申請。這樣一來，文書檔案的安全性得到了有力保證，員工的責任心也在無形中得到加強，信息化文書檔案管理日趨完善。

五、結語

綜上所述，在信息化時代，文書檔案管理應加快創新腳步，適應時代發展潮流，達到社會對文書檔案信息利用的根本要求。文書檔案管理工作，要有效結合信息技術，依照合理的管理制度，有序發展，進而提高整個檔案事業的管理水平，確保長遠發展。

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