高校基建檔案的收集管理和開發(fā)利用分析

楊國輝

【摘要】本文根據(jù)高校基建工程特點(diǎn)，重點(diǎn)圍繞著本校近幾年關(guān)于基建工程檔案的管理模式、方法及工作改進(jìn)現(xiàn)況，予以歸納分析。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步就全國各大高校的實(shí)際發(fā)展情況，基于基建檔案資源收集、利用現(xiàn)狀，挖掘現(xiàn)有的問題和不足，提出相應(yīng)的改進(jìn)優(yōu)化對(duì)策，旨在優(yōu)化檔案信息資源，提升高校基建檔案資源利用率。

【關(guān)鍵詞】高校基建檔案;資源利用;收集管理

一、高校基建檔案管理現(xiàn)狀

嚴(yán)格地講，檔案是一門應(yīng)用學(xué)科，所以檔案的基本理論和管理理念自然是來源于社會(huì)實(shí)踐。以高校基建檔案為例，檔案資源、數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生，并非憑空出現(xiàn)，而是基于高校基建工程的發(fā)展建設(shè)實(shí)際。通俗點(diǎn)來理解，相關(guān)資源信息，尤其是具有后續(xù)利用和開發(fā)價(jià)值的資源信息，需要檔案管理人員積極主動(dòng)收集、獲取并分類整理。

如上所言，以本校新區(qū)為例。高校新區(qū)在建設(shè)過程中，自然是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，從無到有、從小到大、從點(diǎn)到面。簡(jiǎn)言之，由最初的幾十畝、幾百畝，擴(kuò)建到最終的上千畝。總之，無論是教學(xué)樓還是學(xué)生公寓，無論是體育場(chǎng)、實(shí)驗(yàn)室，還是校園綠化和廣場(chǎng)，再或者是食堂、圖書館、水電設(shè)施等。總的來講，均屬于學(xué)校的基建工程。在整個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展建設(shè)過程中，會(huì)產(chǎn)生諸多信息資源。這類信息資源，可以單純看作是一個(gè)校區(qū)的成長(zhǎng)歷程，但現(xiàn)實(shí)中很多信息資源極具存儲(chǔ)價(jià)值、開發(fā)價(jià)值。正因如此，高校基建過程也是基建工程檔案信息的儲(chǔ)存和整理過程。然而，包括本校新校區(qū)在內(nèi)，現(xiàn)實(shí)中很多高校基本建設(shè)檔案管理活動(dòng)并不重視，相關(guān)活動(dòng)開展也較為滯后。譬如，當(dāng)需要重新查找已經(jīng)竣工數(shù)年的校園內(nèi)工程建筑的建設(shè)信息時(shí)，卻找不到與之匹配的檔案資料。不僅如此，基建檔案信息質(zhì)量參差不齊也是常態(tài)，關(guān)鍵檔案信息缺失的情況更為普遍。

二、高校基建檔案收集管理困局的因素分析

（一）工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位。造成這樣一種局面并非管理人員的責(zé)任，而是整個(gè)單位部門的觀念意識(shí)。長(zhǎng)期以來，在許多事業(yè)單位中，檔案管理工作并不被重視，大多趨于形式化，所以相關(guān)的建設(shè)也相當(dāng)滯后。近幾年，隨著信息化辦公的推進(jìn)建設(shè)，趨于時(shí)代發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力，在硬件投入建設(shè)層面相對(duì)較好，但軟環(huán)境的創(chuàng)設(shè)和優(yōu)化依然嚴(yán)重欠缺。通俗點(diǎn)來理解，即現(xiàn)階段很大一部分單位，檔案管理工作跟不上制度改革的步伐，更跟不上持續(xù)變化發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。總之，檔案管理人員的工作不明確，并且很多單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職。

（二）整體水平偏弱。關(guān)于高校基建檔案存在的價(jià)值及其管理工作的意義，前文中已經(jīng)簡(jiǎn)要了解。總的來講，我國高校基建檔案管理工作，目前發(fā)展仍比較遲緩。與圖書館檔案信息、人事檔案信息、文獻(xiàn)檔案信息等管理活動(dòng)相比，薄弱點(diǎn)更加顯現(xiàn)，集中呈現(xiàn)為資料信息的收集和整理，并且無形之中給工作人員一種錯(cuò)覺，即不重要。嚴(yán)格意義上來講，這些地方大多不具備專業(yè)的軟硬件設(shè)施，對(duì)于檔案的安全性和保密性是無法完全保障的。

（三）信息化、制度化、規(guī)范化建設(shè)過于緩慢。關(guān)于信息化辦公建設(shè)，隨著技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)早已成為檔案管理領(lǐng)域的主要形式。高校基建檔案與傳統(tǒng)的人事檔案相比，后者相對(duì)特殊一些。但是，基建檔案涉足面更為專業(yè)化，即對(duì)于工作人員的能力要求更高。正因如此，才需要加快信息化、制度化建設(shè)與完善。然而，現(xiàn)實(shí)中的矛盾依然突出。該領(lǐng)域的應(yīng)用和推廣相對(duì)緩慢，再加上經(jīng)濟(jì)、人員管理等一些內(nèi)外原因，使得單位的領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員對(duì)于信息化環(huán)境下的安全性提出質(zhì)疑。所以，在絕大部分高校等事業(yè)單位的檔案工作中仍以手寫為主。再者就是制度化、規(guī)范化不足。在日常的管理工作中，新制度無法落實(shí)、新舉措無法到位，使得收集歸檔工作長(zhǎng)時(shí)間處于被動(dòng)、不及時(shí)的狀態(tài)，繼而造成材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無法保證。

（四）部分檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)。正如前文所言，很多檔案工作者屬于兼職的狀態(tài)，大多沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。具體來看，包括對(duì)檔案重要性的認(rèn)知、管檔要求、材料收集整理歸納等，對(duì)以上基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)操作無法熟練掌握。

三、高校基建檔案管理模式及優(yōu)化路徑

（一）基建檔案管理模式。目前，界內(nèi)基本形成了兩種較為權(quán)威且備受認(rèn)可的高校基建檔案管理模式。第一種，基于文件生命周期理論的全過程管理。具體而言，第一種管理模式應(yīng)用比較廣泛，并且發(fā)展歷程較長(zhǎng)，相關(guān)理論體系也日趨完善。從上世紀(jì)八十年代開始，伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在局部領(lǐng)域開始服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，領(lǐng)域內(nèi)的研究和實(shí)踐愈發(fā)深入。新世紀(jì)以來，伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，也使得生命周期理論全過程管理模式更受歡迎。將其應(yīng)用于高校基建檔案管理中，可將現(xiàn)代文件納入歷史檔案的范疇，即現(xiàn)行文件是高校基建歷史檔案的一個(gè)發(fā)展過程。相對(duì)而言，整個(gè)檔案管理與數(shù)據(jù)信息收集的過程，恰恰是一個(gè)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的研究過程。如此以來，真正意義上保證基建檔案從高校最初的發(fā)展開始，被永久保管。盡管某些歷史信息被銷毀，同樣需要記錄，因?yàn)樗且粋€(gè)完整的全過程運(yùn)動(dòng)。此外，之所以基于文件的生命周期理論，是因?yàn)楦咝；n案中涉及到的所有文件，彼此間是共通的，有著內(nèi)在的聯(lián)系。第二種，基于檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一管理。通俗點(diǎn)來理解，就是指建立一套集約化的控制管理模式。該管理模式在歐洲、北美等國家地區(qū)已經(jīng)全面推廣。該模式框架下，高校需要設(shè)立專屬的檔案館，檔案館存在的價(jià)值就是保管整個(gè)校區(qū)的檔案信息。與此同時(shí)，為了切實(shí)增強(qiáng)集中統(tǒng)一管理的效應(yīng)度，所以還需要設(shè)立一個(gè)基建處。基建處存在的價(jià)值是集中統(tǒng)一管理本校的基建檔案，屬于過渡性部門。日常工作任務(wù)就是將前期收集階段中內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)格式多樣的基建檔案信息歸檔分類。

（二）優(yōu)化路徑。首先，以人為本的工作理念。人才始終都是一切工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)、平穩(wěn)過渡的關(guān)鍵點(diǎn)，也是一切創(chuàng)新和發(fā)展的基準(zhǔn)點(diǎn)。故此，建議各高校在聘用制度上稍作改動(dòng)，即轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下“單位所有”變?yōu)椤吧鐣?huì)所有”。通俗點(diǎn)來理解，就是聘用社會(huì)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員，摒棄單位內(nèi)部一人身兼數(shù)職的局面。無論是從安全性、保密性、真實(shí)性等各個(gè)角度來看，均很有必要。高校基建檔案管理不同于一般的企業(yè)文獻(xiàn)、單位文獻(xiàn)等管理，盡管不需要像人事管理那樣注重安全、保密程度，但同樣不可完全忽略。總之，需要牢牢記住，高校基建以及發(fā)展歷程，是圍繞著學(xué)校教育活動(dòng)展開的，即圍繞著人的活動(dòng)、生產(chǎn)實(shí)踐來推進(jìn)。不僅如此，基建檔案管理環(huán)節(jié)同樣離不開專業(yè)人才。故此，圍繞著人的發(fā)展來開展生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)。將制度人本化操作，建立完善的社會(huì)管理機(jī)構(gòu)，才能真正保證進(jìn)入到正確的發(fā)展軌道。其次，優(yōu)化和調(diào)整管理方式。關(guān)于現(xiàn)存的問題和不足，從中可以了解到，在相關(guān)輔助建設(shè)層面相對(duì)滯后。所以，借鑒現(xiàn)代化的管理方式。在具體操作改進(jìn)過程中，建議建立完善的業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，直接將檔案管理人員與管理整體績(jī)效掛鉤，如此以來，可切實(shí)提升檔案的實(shí)用價(jià)值。因?yàn)樵诖饲樾蜗拢瑹o論是檔案管理人員還是關(guān)聯(lián)崗位管理人員，很大程度上均會(huì)越來越看重人事檔案的記錄內(nèi)容。再者，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)。如上所述，一切工作開展的前提均是建立在“人的管理”體系之上。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理事業(yè)及形式的巨大改變，均是源于社會(huì)發(fā)展與創(chuàng)新的本質(zhì)。故此，高校作為重要的事業(yè)單位，作為服務(wù)于社會(huì)的公共事業(yè)單位，理應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，而要想實(shí)現(xiàn)基建管理檔案的科學(xué)高效，就必須要培養(yǎng)一批集理論研究、學(xué)術(shù)探討、科技開發(fā)、業(yè)務(wù)熟練、職業(yè)操守于一體的管理人才。最后，加快信息化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。正如開篇所言，檔案信息管理詳細(xì)記錄著基礎(chǔ)信息。對(duì)于其中的意義和存在的價(jià)值，前面也較為詳細(xì)闡釋，新時(shí)期，經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，在檔案管理和服務(wù)層面，理應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代步伐。近年來檔案使用率不斷提升，最大的原因恰恰是社會(huì)的發(fā)展，從而迫切需要加快市場(chǎng)化運(yùn)作和管理。正因如此，加快檔案信息管理模式的轉(zhuǎn)變很有必要，即由傳統(tǒng)人工管理過渡到集成信息與數(shù)字化平臺(tái)管理。

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