衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案規(guī)范化管理方法探析

田晨

【摘要】本文分析了當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題，結(jié)合工作實際提出當前衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的規(guī)范化管理具體策略。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生監(jiān)督;專業(yè)檔案;規(guī)范化管理;方法

衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案全面記錄機構(gòu)履行職能和管理活動的開展，所以對于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)提高業(yè)務(wù)活動的規(guī)范性具有非常重要的意義。當前的一些衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在管理檔案的工作當中存在著比較多的問題，比如重視不夠、檔案管理的不規(guī)范以及效率不高。因此加強衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)的檔案規(guī)范化管理，是非常有必要的。應(yīng)做好衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作，努力提高監(jiān)督的質(zhì)量，利用科學規(guī)范的理論依據(jù)來進行衛(wèi)生安全管理工作。

一、衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的概述

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是此機構(gòu)在開展衛(wèi)生監(jiān)督、行政稽查、質(zhì)量抽檢、行政許可與處罰等活動當中形成的檔案資料，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)管理各種活動的記錄。它的使用和保存價值是比較高的，能夠促進衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的工作質(zhì)量進一步提高，而衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)的檔案對于管理工作的作用主要體現(xiàn)在：首先，因為檔案是通過文字、圖表或者是聲像這樣的形式來記錄各種管理的活動，所以當開展檔案管理時，可以提高工作的質(zhì)量以及管理的水平。其次，衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)的檔案是管理活動的最原始記錄，能夠維護相關(guān)人員的合法權(quán)利，能夠反映出這些工作人員工作情況的實際參考依據(jù)，所以對于督促他們，提高他們的工作質(zhì)量具有非常高的推動作用。最后，衛(wèi)生監(jiān)督檔案當中記錄著很多的原始數(shù)據(jù)，是對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)管理活動的所有總結(jié)，因此可以作為這一機構(gòu)來制定管理工作的各種規(guī)范，而起到重要的參考作用，同時還可以作為內(nèi)部績效考核的依據(jù)之一。

二、當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理存在的問題

（一）規(guī)范化的水平不高。由于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的職能比較多，并且管理活動也很多，所以檔案資料非常繁雜。一些機構(gòu)對于檔案管理工作沒有足夠的重視，所以他們在檔案管理當中的規(guī)范化水平是很差的，比如檔案管理這一工作的職責不明確，歸檔保存不及時，期限不嚴格，管理標準太多元，沒有統(tǒng)一，所以會存在一些遺漏，這就會影響到檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（二）檔案管理缺乏有效的應(yīng)用。當前在衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作中存在的最普遍問題就是檔案的整體利用效率沒有提高，這些檔案的價值并沒有體現(xiàn)出來，所以沒有得到更加全面的開發(fā)和利用，很多檔案資料在歸檔保存之后處于封閉的狀態(tài)，并沒有體現(xiàn)出它的價值。對于這些檔案查詢利用的次數(shù)不多，所以會浪費檔案資源，因而，也就無法提高當前衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的工作水平。

（三）信息化水平不夠。在現(xiàn)階段檔案管理工作當中，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段應(yīng)用比較普及，但是在實際工作當中信息化的水平仍然不高，衛(wèi)生檔案管理工作中整理、歸集、查詢以及其他的職能沒有運用信息化技術(shù)來開發(fā)，所以當前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作質(zhì)量和效率得不到顯著提高。

三、當前衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的規(guī)范化管理策略

（一）提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的基礎(chǔ)水平。在開展衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作的過程當中，相關(guān)的人員一定要充分重視這一工作的重要性，要按照實際情況來配備相關(guān)的設(shè)備和人員，將責任分配到個人，這些工作人員要負責自己職責之內(nèi)的檔案資料整理和歸納，同時為了能夠細化管理的規(guī)章制度，明確好工作人員在檔案管理工作當中的具體職責，落實到位，必須要對檔案的門類和載體進行統(tǒng)一。檔案管理工作當中的收集、整理、登記等一些基礎(chǔ)工作，必須要具體到每一個管理工作人員，還可以在工作當中開展一些檢索的工具進行編制，這樣能夠提高檔案的利用效率。在衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作的開展過程當中，最關(guān)鍵的就是要保證檔案資料全面完整，同時對于一些有保密要求的檔案資料，必須要嚴格遵守保密制度，防止檔案內(nèi)容泄露，所以要確保保存的手段安全可靠。

（二）加強開發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案。由于檔案有較高的保存和使用價值，因此在開展檔案管理的工作過程當中，必須要注重綜合開發(fā)利用這些檔案資料，所以衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理部門要建立好使用衛(wèi)生檔案的制度，明確各種檔案的利用手續(xù)范圍以及程序上的要求，同時要鼓勵相關(guān)部門開展檔案的利用，提高利用率。其次，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門還要組織相關(guān)人員進行配合，來開展編研工作，工作的重點要圍繞管理部門的各種職能，積極編寫有關(guān)于檔案的編研材料，為內(nèi)部管理決策以及其他工作提供參考依據(jù)。衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作能夠提高工作的質(zhì)量和管理水平，所以要加強規(guī)范化建設(shè)，促進衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化。

（三）推動信息化的開展。利用各種信息化的技術(shù)來開展大量管理工作，不僅可以全面整理各種檔案資料的信息，還能夠提高這些檔案資料的形成速度，進一步提高檢索利用這些衛(wèi)生監(jiān)督檔案的水平。在衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作當中利用信息化的技術(shù)，首先必須要保證這些信息內(nèi)容全面，能夠覆蓋所有的文書檔案，將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變成電子的檔案，同時在存儲檔案的過程當中要使用超大容量的存儲設(shè)備，還要做好備份工作，以防這些檔案資料失效。而在調(diào)取和查閱檔案的時候，也要使用各種智能的軟件進行操作，還可以建立信息化的平臺，讓檔案資料查詢、整理以及編研等各種工作都變得網(wǎng)絡(luò)化。

（四）加強管理人員的培訓。在某種程度上，可以說衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的質(zhì)量高低與檔案管理人員的素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，所以必須要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，同時在計算機管理等一些基礎(chǔ)方面也要有一定的了解。因此，必須要做出一些改變，不斷加強檔案管理人員的培訓，通過改善他們的知識結(jié)構(gòu)來提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。首先，要有計劃性，要通過清晰明了的計劃來培訓檔案管理人員，針對具體的人員，要先了解他們在哪方面有不足，然后在此基礎(chǔ)之上來更新他們的知識，提高他們的專業(yè)技能。其次，可以邀請一些專家進行指導，培養(yǎng)合格的檔案管理人才。衛(wèi)生監(jiān)督管理必須要重視培訓工作，積極邀請專業(yè)人員通過現(xiàn)場交流等方式，學習各種檔案學知識，同時還可以組織這些管理人員探討立卷經(jīng)驗，只有這樣，才能夠不斷完善衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作。通過各種培訓能讓檔案管理人員充分認識到工作的重要性，所以會在日常的工作當中嚴格按照各種制度來執(zhí)行，能夠避免因為不負責任的態(tài)度而出現(xiàn)的工作問題，以高度的責任心和認真的工作態(tài)度來保證衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的質(zhì)量。除此之外，領(lǐng)導在進行行政許可簽批時，要指出管理工作當中存在的問題，并進行及時分析和解決，這樣才能夠保障衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的規(guī)范性和嚴肅性。

四、結(jié)束語

綜上所述，要想提高工作的質(zhì)量和管理水平，必須要保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的高效性，在檔案管理的歸納保存以及利用過程當中，必須要按照相關(guān)的標準進行規(guī)范化的管理，這是工作的主要職責。與此同時，在開展檔案管理工作的過程當中，部門首先必須要保證制度的完善，使用各種信息化的管理手段來開發(fā)和利用檔案資源，體現(xiàn)出這些檔案的價值，這樣才能夠提高管理的水平。比如可以通過提高工作的基礎(chǔ)水平、檔案開發(fā)、使用信息化的技術(shù)來推動以及不斷加強管理人員的培訓，使衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化。

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