新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

劉艷

【摘要】人力資源管理工作中的一項重要內容就是人事檔案管理，對于機關事業單位來說，人事檔案管理工作非常重要。不斷發展的科學技術，讓我國開始進入信息化社會，由此不斷暴露了機關事業單位在人事檔案管理中存在的問題。所以，一定要對相應完善措施予以積極采用，促進事業單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結合自身工作實踐，就機關事業單位人事檔案管理工作中存在的問題展開了論述，并著重探討了新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作，以供參考。

【關鍵詞】機關事業單位;人事檔案管理;制度

在社會主義市場經濟環境中，雖然機關事業單位屬于行政性質的組織機構，但也必須與社會市場經濟環境相適應，以獲得持續發展，讓自身在社會市場中的競爭力得以保持。而其中保持競爭力的一項重要因素就是單位部門中的人事檔案管理工作。因此，事業單位的檔案管理工作必須與現階段信息技術快速發展的時代背景相適應，立足于傳統管理，將新的檔案風險管理理念建立起來，對人事檔案管理工作不斷完善與創新。

一、機關事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏較強的重視程度。如今，很多機關事業單位都沒有認識到檔案管理工作的重要性，根本未將人事檔案管理工作納入組織管理工作。由于人事檔案管理工作不同于其他工作，沒有直接牽涉到單位利益，且不容易出好成績，因此諸多職工干部便將人事檔案管理工作忽視，所以導致了人事檔案收集困難，且在管理方面也一片混亂，處于無監督、監察的狀態，甚至一些機關事業單位的人事檔案管理工作根本無人關心，未發揮出人事檔案管理的實效。

（二）人事檔案管理管理制度不完善。人事檔案管理工作如果想更加規范，就必須制定相應的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據自身的經驗和習慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細化人事檔案管理工作，給予其精準的指導以及有效的約束，促進人事檔案管理精準與規范性的提升。除此之外，如今一些機關事業單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

（三）檔案管理人員的素質比較低下。針對我國現有機關單位人事檔案管理工作來說，相應的檔案管理人員的素質還普遍偏低，具體在以下幾方面體現出來：首先，檔案管理人員未有較高的專業素養，就我國機關事業單位人事檔案管理人員來說，專門的人事檔案管理經驗較為匱乏，隨著現代人事檔案管理工作的日趨復雜，已有無法勝任的現象開始在他們中出現。其次，現階段，機關事業單位中負責人事檔案管理工作的人員年齡均普遍偏大，他們中的很多人思維均較為落后，所采用的檔案管理手段已趨于被淘汰，且對接納和學習新事物較為抵觸，如此對機關事業單位人事檔案管理工作的有效開展造成了很大阻礙。

二、新時期做好人事檔案管理工作的路徑

（一）提升重視程度，完善管理思維。人事制度的變遷對人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國的地位非常高，是人們在社會環境中生存的重要證明之一。隨著社會經濟和科學技術的快速發展，人事檔案的地位和權威受到了極大的挑戰，所以新時期政府要求事業單位領導高度重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理中產生的綜合效益堅持發展的思路。新經濟常態背景下，人才是各機關組織之間競爭的實質，而人事檔案管理有助于事業單位對人才進行發掘，并將其留住，同時讓事業單位更好地進行管理創新和經營改革。因此，事業單位的領導需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對之前與新時代背景不適應的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

（二）完善管理制度，強化工作規范。機關事業單位的人事檔案管理工作復雜程度較高，系統性較強，若要保證工作的順利開展就必須要有一個完善的管理制度。因此，機關事業單位應將本單位人事檔案管理的實際情況結合起來，并參照《檔案法》中的具體要求，進一步完善單位人事檔案管理制度，包括管理工作考核制度和責任追究制度等。諸如搜集、整理、查閱、薄膜、調用等均屬于人事檔案工作的范疇，借助制度進行規范，可對檔案管理要求和標準予以明確，并對管理制度予以嚴格執行，這樣才能真正發揮管理規章制度的效用來。另外，還需展開積極宣傳，逐漸在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側面激勵檔案人員把自身的知識修養提高，提升認知水平，讓單位每位工作人員都具備“依法治檔”的意識，進一步規范檔案管理。

（三）完善檔案收集工作，提升管理質量。機關事業單位需安排專人負責各項管理工作，從而讓人事檔案管理基礎設施建設進一步加快。同時把相關規定內容結合起來，不斷完善人事部門檔案庫房的管理工作人員與基礎設施，安排專門的人員具體負責每個人的檔案。同時，庫房應具備防火、防盜，以及防潮等多項功能，且鐵制存儲柜也不可少，以對檔案進行妥善儲存，配備好空調、滅火器等滅火與控溫的設備與管理工具。另外，結合實際管理需求，對人事檔案管理制度予以進一步完善，優化其檔案功能，保證檔案記錄內容更加真實，增強其客觀性，并向事業單位提供更可靠的參考依據，幫助其有效落實各項人事決策，讓事業單位能夠更好地開展人才選拔工作。

（四）提高人事檔案管理員工的素質。員工在人事檔案管理工作中發揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質將直接影響到檔案管理工作質量的高低，所以為了保證機關事業單位的人事檔案管理工作更好地進行，就一定要將員工自身的素質提高，進而必須把以下幾點做好：首先，定期開展員工素質培訓，以不斷提升員工的素質，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業素質提升，機關事業單位可鼓勵員工積極展開學習，促進自身相關素質的提高。最后，鼓勵進步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學習的良好氛圍形成于機關事業單位內部。

三、結語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，我國機關事業單位檔案管理網絡化的應用水平也有很大提升。為此，要求事業單位的人事檔案管理工作通過對開放化、網絡化的管理方式予以利用，以適應社會的需求，同時不斷提高自身的綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和質量，更好地為社會服務。機關事業單位檔案管理人員需牢牢把握住時代機遇，在創新上加大力度，加強改革，進一步將事業單位人事檔案管理工作做好。

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