醫院人事檔案精細化管理措施探究

謝奕青

【摘要】構建醫院人事檔案精細化管理模式不僅能提升醫院人事檔案的管理水平，而且也能保證人事檔案的有效利用。但醫院人事檔案的精細化管理建設并非易事。文章就此展開討論，先是分析了利用信息技術實現醫院人事檔案精細化管理的必要性，然后詳細闡述了如何實現醫院人事檔案的精細化管理。

【關鍵詞】醫院;人事檔案;精細化;管理

在新的形勢下，醫院人事檔案管理模式應當得以創新。只有這樣才能充分發揮人事檔案的利用價值，適應醫院的發展。所謂精細化管理是一種以減少管理資源、成本為目標的管理方式。若是從精細化管理內涵入手，實現人事檔案的精細化管理，醫院就應積極利用信息化技術，規范人事檔案管理工作，并凸顯醫院人事檔案管理的個性化。

一、利用信息化技術實現檔案精細化管理的必要性

若要真正提高人事檔案管理的質量，醫院就應從傳統人事檔案管理工作入手，充分了解以往人事檔案管理工作中存在的問題，然后采取有效的措施解決這些問題。現如今，大部分醫院在改革人事檔案管理工作時，多是從管理模式創新入手，科學分配人力資源、設備資源，并規范人事檔案管理工作的實施流程。而這也正是精細化管理模式所強調的。另外，隨著醫療改革的深入實施，醫院人事檔案數量也在不斷增多。此時，若要加快人事檔案管理工作的改革，實現醫院人事檔案的精細化管理，就應借助信息技術，將傳統紙質化檔案轉化為電子化檔案。這樣才能實現人事檔案管理全過程的信息化，節省人力資源，提高人事檔案管理效率。從檔案管理發展趨勢來說，在全國范圍內，大多數檔案管理部門已經采用了檔案信息化管理方法。所以，醫院也應當緊跟時代發展形勢，積極利用信息技術，改革人事檔案管理模式。尤其要充分落實精細化管理理念，提升人事檔案管理的效率。這樣才能促進醫院的改革、發展。由此可見，利用信息技術實現醫院人事檔案的精細化管理是大勢所趨。

二、醫院人事檔案的精細化管理措施

（一）構建精細化的信息數據庫。隨著我國醫療行業的發展，醫院的檔案數量、種類也在不斷增多。但不同種類的檔案分屬于不同的科室，管理難度比較大，且容易發生信息孤島現象。顯然，粗放型的檔案管理模式已經無法適應醫院發展。所以，醫院應全面改革檔案管理工作，實現精細化管理。人事檔案作為醫院檔案管理的重點，也應實行精細化管理模式。但實現這一目標的前提是建設信息化管理系統。信息管理系統的核心就是信息數據庫。通過完善人事檔案信息數據庫，就能實現人事檔案的統一、集中管理。在構建信息數據庫時，應注意：第一，需按照檔案實踐、等級、格式等，設置檔案分區。第二，設置分類標準，實現人事檔案的分類存儲。第三，增加模糊搜索功能，提高人事檔案的查詢效率。

（二）健全人事檔案的管理制度。若要真正落實精細化管理模式，提高醫院人事檔案管理工作的效率。醫院就應結合人事檔案管理實際，制定完善的管理制度，從而約束全員的管理、使用行為。第一，應當明確人事檔案范圍。一般情況下，醫院人事檔案應當包括醫護人員信息資料、勞動合同、招聘表格、個人考評資料等文件。第二，檔案管理人員在歸檔時，應統一進行紙質化檔案、電子文檔的整理。同時，人事檔案管理部門還應保證電子文件的完整性、真實性。第三，在醫護人員入職、離職、升職等階段，人事檔案管理人員要重點做好檔案的維護、歸檔。第四，人事檔案管理部門應選擇合適的檔案公開方式，保證人事檔案的二次利用。第五，要求檔案管理人員做好人事檔案的保護。比如對于信息化管理系統，檔案管理部門可搭建安全防護體系，并禁止檔案管理人員隨意插拔移動存儲設備。第六，對于紙質檔案，管理人員應做好檔案室的防火、防盜工作。第七，明確檔案的銷毀規定。若要銷毀則應向上級申請，待確認后，才能進行銷毀。總之，制定完善的管理制度有助于人事檔案精細化管理模式的落實。

（三）創新人事檔案服務模式。在傳統的檔案管理工作中，管理部門只重視檔案的管理，而不重視檔案的利用。這種理念嚴重影響到了檔案的二次利用。所以，醫院人事檔案管理部門應改變傳統被動服務的模式，創建主動服務模式，從而充分發揮出人事檔案的利用價值。首先，人事檔案管理人員應充分利用信息化管理平臺，提升檔案服務工作效率。其次，人事檔案管理人員應提供主動的檔案咨詢、查詢服務。比如當利用者需要查詢檔案資料時，管理人員應主動講解人事檔案的分類標準、查詢方法等。若是利用者遇到了使用問題，管理者還應積極幫助利用者解決問題。另外，檔案管理者在參與醫院管理、運行管理中，還應主動提供檔案服務。最后，人事檔案管理部門在人員調動時，還應主動進行檔案的維護。比如利用管理系統調出檔案資料，并進行修改，以此保證人事檔案的真實性、全面性。總之，在推進醫院人事檔案精細化管理模式時，檔案管理部門應積極創新服務模式。

（四）打造檔案管理文化。人事檔案真實地記錄了醫護人員的人生經歷、個人發展。可以說，人事檔案不僅僅是人事管理工作的重點，更是凸顯醫院檔案管理水平的關鍵。所以，為了營造良好的檔案管理氛圍，促使醫護人員正視人事檔案管理工作，并積極配合人事管理部門開展檔案管理工作。醫院應當積極打造檔案管理文化。首先，醫院人事檔案管理部門應有效整合檔案資源，充分挖掘出人事檔案的價值。其次，檔案管理部門應當加強檔案管理工作的宣傳，提升全員對人事檔案的重視度。再者，在人才聘用、人才流動、評職稱、參加社會保險等工作中，要重點突出人事檔案的利用價值。最后，醫院還應當將人事檔案納入醫院發展規劃中，加快人事檔案的創新與發展。

（五）加強檔案管理人員的專業培訓。人為因素對醫院人事檔案管理工作的效率影響非常大。而且檔案的歸檔、查閱、銷毀、保護等工作都離不開人的參與。所以，若想提升醫院人事檔案的精細化管理水平，醫院應加強檔案管理人員的專業培訓。另外，上至領導干部，下至工作人員，都應參加業務培訓。這樣才能提高領導干部對人事檔案管理工作的認識，并保證人事檔案管理部門在開展人事檔案管理工作時，其它工作人員能積極配合人事檔案管理部門。首先，在培訓中，應當著重講解精細化管理的目標、內涵、方法，從而增強人事檔案管理人員的精細化管理意識。其次，在業務培訓中，應當以國家法律法規、數字化檔案管理方法等為培訓內容，切實提高人事檔案管理人員的專業水平。再者，在培訓中，應用“理論+實踐”的模式進行系統講解和業務技能方面的實操練習。最后，應當重視定期開展業務培訓。畢竟，時代在發展，檔案管理工作也在發展。只有定期培訓，才能開拓人事檔案管理人員的眼界，激發檔案管理人員的創新意識，最終促進人事檔案管理工作的創新。

（六）夯實細節管理。醫院人事檔案管理工作是一項長久的工作，若想有效落實精細化管理工作，人事檔案管理部門應不斷完善檔案管理細節。首先，應當盡可能地細化人事檔案管理工作。人事檔案管理工作比較繁雜，檔案管理人員開始時會無從下手。對此，人事檔案管理部門應細化工作內容，并依據管理標準，找出人事檔案管理工作的薄弱點、重難點。然后，再分階段、分重點地細化基礎工作。這樣才能循序漸進、有條不紊地開展人事檔案管理。其次，應細化管理流程。盡量保證檔案管理人員了解自己的工作內容、方法、目標，從而有效減少檔案管理人員的工作疏漏。再者，加強人事檔案管理工作的監督。建立制度的目的就是執行制度。若是制度落實不到位，則會影響到精細化管理的效果。所以，人事檔案管理部門還應當加大檔案管理制度執行情況的監督，確保檔案管理人員能夠嚴格按照標準，開展檔案管理工作，實現人事檔案管理工作的規劃化、制度化。最后，應嚴格落實責任制。將人事檔案管理責任具體化、細節化，并要求檔案管理人員在日常管理中，認真履行自身職責，并能切實做到重細節、重落實、重過程、重效果。也只有這樣，才能提高人事檔案管理人員的責任心、積極性。

三、結語

綜上所述，人事檔案是醫院開展人事管理工作的重要依據。在新時期，醫院應當積極改進人事檔案管理模式，實現人事檔案的精細化管理。對此，人事檔案管理部門應當充分利用信息技術，構建精細化的信息數據庫，并健全人事檔案的管理制度，創新人事檔案服務模式，從而為落實精細化管理奠定基礎。同時，人事檔案管理部門還應打造檔案管理文化，營造濃厚的精細化管理氛圍，并加強檔案管理人員專業培訓，尤其是應夯實細節管理，真正提升人事檔案精細化管理水平。

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