審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題以及對(duì)策研究

陳云亮 羅俊杰

【摘要】本文結(jié)合企業(yè)審計(jì)檔案管理實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)的審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述，針對(duì)審計(jì)檔案管理過(guò)程以及利用方面存在的問(wèn)題，進(jìn)行了有針對(duì)性的分析，聯(lián)系具體工作，提出具有操作性和實(shí)踐性的改進(jìn)建議，以促進(jìn)審計(jì)檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展和提高。

【關(guān)鍵詞】審計(jì)檔案管理;綜合利用;問(wèn)題;對(duì)策

審計(jì)檔案科學(xué)合理運(yùn)用是審計(jì)工作具體成效的體現(xiàn)和延續(xù)，審計(jì)檔案系統(tǒng)分類，整理完整，則是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的更高要求。有效管理和利用審計(jì)檔案，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作有位、有為、有威的重要手段，是促進(jìn)審計(jì)工作高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。當(dāng)前，隨著信息化審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管控審計(jì)、大數(shù)據(jù)審計(jì)等技術(shù)方法興起和深入推進(jìn)，企業(yè)傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理方法正面臨著巨大的挑戰(zhàn)，需要深入研究，制訂有效對(duì)策加以解決，以適應(yīng)新形勢(shì)、新情況下審計(jì)檔案管理工作的需要。

一、企業(yè)審計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀

審計(jì)檔案是指在審計(jì)或調(diào)查工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。創(chuàng)建審計(jì)檔案可以儲(chǔ)存大量審計(jì)信息資源，確保審計(jì)工作延續(xù)性、真實(shí)性，方便對(duì)歷史審計(jì)數(shù)據(jù)的查找、運(yùn)用和搜索。當(dāng)前，審計(jì)檔案管理一直是企業(yè)檔案管理中默默無(wú)聞的一項(xiàng)工作，由于內(nèi)部審計(jì)自身職能定位問(wèn)題，企業(yè)往往未將審計(jì)檔案管理納入日常檔案管理工作界面，最終導(dǎo)致審計(jì)檔案管理工作處于停止不前狀態(tài)，使歷次審計(jì)項(xiàng)目工作成果成為“死檔案”，沒(méi)有變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢徲?jì)檔案防錯(cuò)機(jī)制沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有作用。

二、公司審計(jì)檔案管理工作存在的不足

（一）審計(jì)檔案管理重視程度不夠。自中國(guó)海油湖北大峪口化工有限責(zé)任公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置優(yōu)化調(diào)整、內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)納入黨政辦公室業(yè)務(wù)板塊后，公司就要求加強(qiáng)審計(jì)檔案管理工作，并將審計(jì)檔案管理與人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案、基建項(xiàng)目檔案管理納入同等重要地位，針對(duì)已完結(jié)的審計(jì)項(xiàng)目，要做好審計(jì)過(guò)程資料存檔備查工作。目前，公司已完成2017年至今內(nèi)部審計(jì)方案、過(guò)程文件、審計(jì)整改報(bào)告的整理匯總、裝訂成冊(cè)工作。但2017年之前審計(jì)檔案因人員離職，資料反復(fù)移交，為審計(jì)資料歸檔增加了一定難度，這種情況產(chǎn)生的主要原因是審計(jì)業(yè)務(wù)人員對(duì)審計(jì)檔案管理作用認(rèn)識(shí)不清，重視程度不夠。部門領(lǐng)導(dǎo)雖三令五申強(qiáng)調(diào)要做好內(nèi)部審計(jì)過(guò)程文件留痕，審計(jì)檔案反復(fù)利用等工作，但基于公司內(nèi)部審計(jì)工作人員少、任務(wù)重、時(shí)間緊等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)人員僅有的時(shí)間精力全部用在完成當(dāng)年年度審計(jì)工作計(jì)劃、提高審計(jì)工作質(zhì)量以及配合上級(jí)公司完成對(duì)公司相關(guān)審計(jì)項(xiàng)目和審計(jì)問(wèn)題整改上，沒(méi)有足夠時(shí)間和精力開(kāi)展審計(jì)檔案管理工作。長(zhǎng)期以往，不可避免就會(huì)產(chǎn)生重視審計(jì)業(yè)務(wù)卻忽視審計(jì)檔案管理的情況發(fā)生，由于內(nèi)部審計(jì)人員自身對(duì)審計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致公司審計(jì)檔案管理工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)，造成公司審計(jì)檔案管理工作質(zhì)量和工作效率難以滿足公司不斷發(fā)展需要。

（二）審計(jì)檔案管理制度建設(shè)有待加強(qiáng)。湖北大峪口化工有限責(zé)任公司審計(jì)檔案管理制度建設(shè)，在體系精簡(jiǎn)去冗工作推進(jìn)過(guò)程中，全部予以刪減，分別參照上級(jí)公司《審計(jì)檔案管理辦法》（IS-02-11）、《檔案管理辦法》（AM-01-05）要求執(zhí)行，這些規(guī)章制度建立和有效執(zhí)行，不僅為公司內(nèi)部審計(jì)管理提供了強(qiáng)有力的制度保障，還為公司內(nèi)部審計(jì)檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。目前，公司基本上遵照了上級(jí)公司相關(guān)管理制度要求，組織開(kāi)展了審計(jì)檔案管理工作，但在審計(jì)檔案制度建設(shè)“落地生根”上仍待加強(qiáng)。公司作為中國(guó)海油化學(xué)公司下屬單位，不僅需要做好審計(jì)檔案管理工作的一些必備要件，同時(shí)，還要結(jié)合公司現(xiàn)狀以及歷次審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在審計(jì)檔案信息化建設(shè)和審計(jì)檔案綜合利用上想辦法，找突破口，不斷完善公司內(nèi)部審計(jì)檔案具體管理辦法和業(yè)務(wù)流程，明確責(zé)任，細(xì)化措施，并在具體工作中加大檢查監(jiān)督力度，確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)失誤，只有建立健全完善的審計(jì)檔案管理制度，才能讓審計(jì)檔案管理工作更加井然有序進(jìn)行，真正有章可循，有規(guī)可依，為今后審計(jì)檔案管理和利用創(chuàng)造良好條件。

（三）審計(jì)檔案管理人員素質(zhì)能力有待提升。目前，公司沒(méi)有設(shè)置專門審計(jì)檔案管理人員，僅有審計(jì)業(yè)務(wù)人員兼任，因?qū)徲?jì)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)缺乏，審計(jì)檔案管理大多數(shù)情況下，只是進(jìn)行了簡(jiǎn)單的檔案整理，存放在文件柜里，造成審計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)施有序分類，太過(guò)繁雜，還有就是審計(jì)檔案信息化水平不夠高，存在很多形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴(yán)，造成很多審計(jì)檔案手續(xù)缺失。公司各單位、部門作為被審計(jì)監(jiān)督對(duì)象，內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員，在審計(jì)檔案管理過(guò)程中，只是簡(jiǎn)單做好了審計(jì)報(bào)告?zhèn)鏖喒ぷ鳎瑳](méi)有對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分類、整理，針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題形成的整改報(bào)告，被審計(jì)單位、部門檔案管理人員未加以重視和關(guān)注，導(dǎo)致每次審計(jì)工作都成為“一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體”，歷次審計(jì)工作沒(méi)有形成一個(gè)完整審計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，這種審計(jì)檔案管理方式，對(duì)后續(xù)工作開(kāi)展不具備指導(dǎo)性，且以往審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，因?qū)徲?jì)檔案整理不完整性，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不能從以往審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題中“取經(jīng)”和吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，導(dǎo)致審計(jì)問(wèn)題屢查屢犯的情況發(fā)生。隨著審計(jì)工作數(shù)據(jù)化、信息化工作進(jìn)一步深入推進(jìn)，公司審計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力不足，已成為制約公司審計(jì)檔案管理工作提升的重要因素之一。

三、強(qiáng)化公司審計(jì)檔案管理水平的有效對(duì)策研究

（一）提高審計(jì)檔案管理重視程度。審計(jì)檔案工作開(kāi)展首要因素，在于公司管理層重視，提升審計(jì)檔案管理工作水平的重要因素就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)了對(duì)審計(jì)檔案管理工作的重視，才可以有效提升審計(jì)檔案管理水平。各單位、部門負(fù)責(zé)人作為部門工作第一責(zé)任人，只有在思想上認(rèn)識(shí)到審計(jì)檔案管理的重要性，才會(huì)將其納入部門日常工作重要管理業(yè)務(wù)范疇。針對(duì)業(yè)務(wù)開(kāi)展存在的盲區(qū)，審計(jì)工作存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)或易錯(cuò)點(diǎn)，各被審計(jì)單位、部門很有必要建立一本“日常作業(yè)糾錯(cuò)本”，完善所屬單位、部門審計(jì)檔案建立和管理工作，并指派專人負(fù)責(zé)落實(shí)跟蹤推進(jìn)。

（二）加強(qiáng)審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)。從觀念入手，改革創(chuàng)新，增強(qiáng)審計(jì)檔案信息化管理意識(shí)，公司要在做好審計(jì)檔案歸類、整理基礎(chǔ)上，推進(jìn)審計(jì)信息數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設(shè)工作，建立統(tǒng)一完整的審計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要內(nèi)容包括但不限于審計(jì)項(xiàng)目、審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、審計(jì)工作依據(jù)、審計(jì)整改措施等。只有建立了統(tǒng)一完整的審計(jì)信息大數(shù)據(jù)，才能確保各項(xiàng)審計(jì)工作對(duì)后續(xù)工作提供指導(dǎo)作用，防止同一類似問(wèn)題屢禁不止的情況發(fā)生，這也是提升公司審計(jì)檔案管理水平的基礎(chǔ)工作之一。

（三）提高審計(jì)檔案綜合利用水平。在信息化審計(jì)、審計(jì)工作數(shù)據(jù)化情況下，通過(guò)審計(jì)檔案信息化全面推進(jìn)，公司可將公司以往審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的所有問(wèn)題進(jìn)行匯總，形成專門審計(jì)數(shù)據(jù)電子檔案，本檔案由黨政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理，各責(zé)任單位、部門按檔案借閱程序完成報(bào)批后，由各責(zé)任單位、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)口管理原則，發(fā)送各業(yè)務(wù)人員。對(duì)后續(xù)工作開(kāi)展過(guò)程遇到審計(jì)類似問(wèn)題時(shí)，各業(yè)務(wù)人員可從審計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中找“答案”和應(yīng)對(duì)方法，從而提高公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)合規(guī)性，從而真正將審計(jì)整改措施落到實(shí)處，防范審計(jì)整改問(wèn)題屢禁不止的情況發(fā)生。

（四）專人管理與兼職管理并重。在審計(jì)檔案管理工作推進(jìn)過(guò)程中，黨政辦公室審計(jì)人員作為審計(jì)檔案管理牽頭責(zé)任人，要與各單位、部門檔案管理人員共同推進(jìn)公司審計(jì)檔案歸類整理工作，確保各項(xiàng)審計(jì)檔案管理工作做精做細(xì)，實(shí)現(xiàn)兼職管理向?qū)I(yè)化管理身份轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案室專業(yè)管理人員應(yīng)適時(shí)參與指導(dǎo)審計(jì)檔案建檔、管理工作，專業(yè)人做專業(yè)事，并對(duì)審計(jì)檔案管理工作適時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，針對(duì)“業(yè)余選手”工作存在的問(wèn)題，及時(shí)予以更正，提出改進(jìn)建議，確保審計(jì)檔案管理工作按正確軌道持續(xù)推進(jìn)，少走彎路，少走錯(cuò)路。

（五）提升審計(jì)檔案管理人員素質(zhì)。工作有效開(kāi)展，順利推進(jìn)，關(guān)鍵因素在于人，審計(jì)檔案管理工作有效開(kāi)展，全面提升，主要在于不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和能力，在今后工作中，公司應(yīng)為審計(jì)檔案管理人員提供盡可能多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過(guò)定期參加審計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷改進(jìn)審計(jì)檔案管理人員工作方式、方法。在審計(jì)檔案管理過(guò)程中，審計(jì)檔案管理人員要持著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細(xì)心認(rèn)真對(duì)待審計(jì)檔案管理工作，還要將審計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)和審計(jì)檔案管理相互融合，通過(guò)將學(xué)習(xí)到的理論知識(shí)和審計(jì)檔案管理實(shí)踐反復(fù)結(jié)合，讓每個(gè)審計(jì)檔案管理人員都具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，全面提升審計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立專業(yè)的審計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（六）以制度形式進(jìn)行固化沉淀。管理手段、方式創(chuàng)新，是一個(gè)持續(xù)推進(jìn)的優(yōu)化過(guò)程，管理精細(xì)化更是通過(guò)不同業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員經(jīng)驗(yàn)積累，總結(jié)而來(lái)。公司審計(jì)檔案管理既要符合上級(jí)公司審計(jì)檔案管理總體管控要求，還要充分兼顧公司審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，持續(xù)優(yōu)化推進(jìn)。黨政辦公室針對(duì)審計(jì)檔案管理過(guò)程中一些好的經(jīng)驗(yàn)、做法，要及時(shí)以內(nèi)控制度文件形式進(jìn)行固化，確保不因人員變動(dòng)而出現(xiàn)管理斷層，確保審計(jì)檔案管理工作前后延續(xù)性、一致性，推動(dòng)審計(jì)檔案管理不斷向規(guī)范化方向邁進(jìn)和提高。

四、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案，在全面提升內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量和水平的工作推進(jìn)過(guò)程中，審計(jì)檔案管理顯得越來(lái)越重要。公司內(nèi)部審計(jì)工作要想發(fā)揮其真正作用，首先必須認(rèn)識(shí)到審計(jì)檔案管理的重要性及其意義，糾正審計(jì)檔案管理工作存在的弊端和問(wèn)題，不斷充實(shí)和更新自己的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能把審計(jì)檔案管理工作做好，更好地服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要。

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