高校圖書檔案信息化建設的問題與對策

賈璨

【摘要】圖書作為高價值的信息資源，在高校圖書館和檔案館日常管理工作中的地位舉足輕重。隨著智慧校園建設和檔案信息化建設的不斷深入，圖書檔案信息化建設也成為圖書檔案管理的重點任務。當前，高校圖書檔案信息化建設還存在著制度滯后、缺乏協調和系統功能規劃不合理的問題。對此本文提出了相應對策，以供同仁參考。

【關鍵詞】圖書檔案;信息化;對策

隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案信息管理系統應用更加普遍，檔案存儲密度不斷提高，檔案存儲的格式和兼容性也在逐漸豐富。圖書檔案作為檔案中使用頻率較高且保有量巨大的檔案種類之一，在信息化時代面臨著多重機遇和挑戰。信息服務方式的多元化、檔案日常管理的自動化以及檔案管理內容的不斷豐富使圖書檔案的收集、管理和利用更加便捷，但對圖書館和檔案館的信息化建設水平提出了更高的要求。對此，圖書館和檔案館應充分充分認識到信息化背景下圖書檔案所呈現出來的特點，并挖掘當前信息化建設過程中存在的問題，有針對性地提出相應策略，提高圖書檔案信息化建設的水平，推動圖書檔案更好地服務社會、服務大眾。

一、信息化背景下圖書檔案的特點

（一）對軟硬件系統的依賴。傳統圖書檔案信息的記錄和保存都直接依賴于紙張等實物載體，這些記錄符號一般都直接可以通過人工進行識別，而在信息化環境下檔案信息的錄入和管理都是以數字編碼的形式記錄在電子化的載體上，如磁盤軟盤上存放的電子書和電子文檔等。傳統圖書館的借閱方式較為單一且流程簡單，讀者找到自己想要的書后辦理借閱手續，但由于圖書館或者檔案館圖書眾多，且圖書的整理都由人工進行，效率較低。而通過信息化建設，圖書的存儲和借閱由人工操作轉為機器操作。一方面，圖書館或檔案館可以搭建面向讀者的圖書管理信息系統，進而將圖書借閱和查詢等服務由線下轉至線上，大大提高管理的效率;另一方面，還可以通過搭建后端的信息管理系統來將圖書日常管理事務和流程實現線上化，從而大大提高內部管理的效率。但這一切高度依賴計算機軟硬件系統，如網路基礎設施、計算機設備、存儲設備等等，這也提醒我們，圖書檔案信息化建設要以基礎設施建設為基礎，進而才能夠實現管理和服務的創新。

（二）存儲密度高。傳統圖書檔案的存儲方式以實體檔案存儲為主，如古籍、書籍等，有的會用磁帶存放有聲讀物等等。在這種管理環境下需要消耗過多的存儲空間，給圖書的保存提出了較高的要求。圖書檔案的管理不僅包括服務層面的，還有基礎的保存和保管層面。而在信息化背景下，圖書檔案保存和管理的重點有所改變，檔案存儲的高密度性帶來了新的信息安全問題。在電子檔案存儲剛興起時，磁盤和光盤是最主要的保存方式，以光盤為例，一張光盤所能存儲的文字數大約為35萬張紙質檔案的數量，而如今隨著信息技術的不斷發展，一個小小的移動硬盤就可以存儲多達1T的內容。這種高密度性的存儲大大節省了檔案存儲的空間，但同時也給圖書檔案的保存提出了更高的要求，因為存儲設備的一點點損壞就可能導致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲密度高的特點也要求檔案管理部門做好存儲設備的維護工作。

（三）載體之間可分離。傳統圖書檔案管理模式下圖書只能被固化在書本上，形成一個內容和載體不可分離的實體，因此傳統檔案具有原始性的特征。同時這也有利于圖書的知識產權保護。而在信息化背景下，檔案信息能夠脫離實體檔案的束縛，更加自由地進行加工和管理，這種可分離性的特點使得檔案能夠很輕易被修改并且不留下任何的痕跡。同時，還能夠進行直接的復制，并且與原始電子檔案資料毫無區別。這種可分離性使得檔案的傳輸更加便利，在網絡化的環境下檔案信息資料能夠快速流通和傳輸，檔案需求的發起者能夠通過PC端或者移動端突破空間的界限在線調閱檔案資料。載體的可分離性也使得圖書的版權保護問題面臨著極大的挑戰，檔案管理部門在保障電子存儲設備安全的同時還要保證網絡環境的安全。在互聯網環境下，檔案信息流通的任何一個環節都可能被截取、偽造和篡改，這要求檔案管理部門必須綜合采用各種技術手段來保障檔案流通和傳輸的安全。

二、當前圖書檔案信息化建設存在的問題

（一）制度建設滯后。與其他檔案有所不同的是，圖書檔案多以紙質文本和電子文檔的形式存在，載體較為單一，但其對與信息化建設有著獨特的要求。在上文的分析中可以看出圖書檔案信息化管理有內容與載體可分離、存儲密度高和高度依賴軟硬件設備的特點。只有在制度層面予以相應的指導，才能夠更好地協調各個主體之間的關系，保證圖書檔案的管理效率和安全。但從目前高校圖書檔案信息化建設的現狀來看，在制度層面的建設和創新還較為滯后，主要體現在以下幾個方面;一是制度更新不及時。當前大多數單位管理制度還在沿用傳統管理模式下的制度，但隨著圖書檔案信息化建設的不斷深入，各種管理方式和服務模式的創新要求檔案信息化的標準和規范與之相適應。如圖書檔案信息服務的開發就要求有與之配套的服務管理制度等。此外，圖書檔案信息化建設還逐漸往細分領域發展，如面向后端的、面向社會的、面向企業和相關組織的，這些都要求檔案管理部門在進行圖書檔案信息化建設時要充分考慮到制度的引領性和環境的適應性。

（二）信息化建設不平衡。圖書檔案的利用率通常較高，而檔案利用與服務的開發則需要協調多個部門的力量建立一套完善的服務和利用體系，這要求信息化建設應兼顧到多個層面。但當前檔案管理部門檔案信息化建設還存在不平衡的問題，這也一定程度上影響了圖書檔案資源的開發與利用，這主要表現在兩個方面：一是內部不平衡。當前圖書館或者檔案管理部門較為注重后端信息化建設，即針對檔案日常管理事務的信息化，如管理信息系統建設、在線歸檔，而對于前端服務的信息化建設較為欠缺，導致很多圖書檔案的利用方式無法落地實現。二是外部不平衡。外部不平衡主要表現在部門與部門之間的不平衡，圖書作為一種公共資源，圖書檔案信息化建設的最終目的自然也是為了更好地服務公眾，這就涉及到了更多管理主體之間的溝通與協調。因此圖書檔案信息化建設要求政府、企合和其他社會組織要有著充分的合作，但當前由于協調機制的不完善，大多數圖書檔案信息化建設普遍“孤軍奮戰”的情況，這也提醒了圖書館和檔案管理部門要充分協調多方力量，促進圖書檔案信息化建設的協調發展。

（三）信息管理系統功能不合理。上文中提到圖書檔案信息化建設高度依賴軟硬件系統，信息管理系統功能的規劃和實現可以說也是圖書檔案日常管理和服務開發與利用的基礎。當前我國圖書檔案信息管理系統規劃主要存在兩個誤區：一是建設不夠。圖書檔案的載體和形式都較為簡單，傳輸起來也極為便利。因此很多單位在對圖書檔案信息化建設進行規劃時，沒有對其足夠重視，僅從電子文檔的角度來規劃其功能，因此大多數管理系統注重圖書檔案的存儲、傳輸工作，而忽略了檔案利用方面的開發。二是系統功能建設過度。在進行信息系統功能的規劃時，部分單位過于注重功能的大而全，在建設初期就將可操作性差和可行性低的功能嵌入系統中，這不僅造成了資源的浪費，也使得建設進度拉長。因此，在進行管理信息系統的規劃時，要充分考慮到本單位圖書檔案資源庫的現狀和技術可行性，制定出更符合實際的管理系統。

三、高校圖書信息化建設的對策

（一）加強制度建設。圖書檔案信息化建設面臨的新管理問題和安全問題，需要多個管理主體之間的溝通和協調，因此制度層面的指導就十分重要。加強圖書檔案信息化制度建設，要在“信息化的管理”環境和“圖書檔案業務多元化”二者之間找到平衡點，力求制度的適應性和指導性。第一，高校檔案管理部門需要在現有管理制度的基礎上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、宏觀到微觀、集中到分散的檔案管理制度，保證高校檔案信息化管理工作的順利進行。第二，即時更新制度內容，隨著圖書檔案信息化建設的不斷推進，可能面臨的問題會不斷增多，如圖書檔案利用涉及的著作權問題，防盜版等安全管理問題，對此相關管理部門應及時學習最新的政策法規，對信息化標準、出版行業政策等問題有全面的了解，進而保障圖書檔案信息化建設的合規、合法。第三，細化制度建設工作，將信息化建設工作按照各個知識領域和業務領域進行細分，保障圖書檔案信息化管理制度能夠覆蓋到所有業務。

（二）推動信息化建設協調發展。針對圖書檔案信息化建設過程中內部和外部建設不平衡的問題，應著力推動內部信息化建設協調發展，同時協調多個外部單位在圖書檔案數字化、傳輸標準等問題上達成一致，共同提高圖書檔案信息化建設的效率。第一，在進行相關基礎設施建設時，要注重各部門之間的兼容性，保障設備和主體功能的相對統一，進而讓每個部門都能夠較快適應信息化建設帶來的改變。第二，要對各部門的參與人員進行統一的培訓，提高管理人員的綜合素質。在培訓內容上要與時俱進，除了基礎圖書檔案管理的專業知識外，還要包括信息化建設相關的信息素養、計算機操作、系統使用培訓等等，以保障信息化建設與人員素質的同步推進。第三，針對外部建設不平衡的問題。要加強本單位與高校、企業、政府和相關社會組織的合作與溝通，以信息資源共享為核心不斷推進圖書檔案信息化建設的社會化。

（三）優化管理系統功能建設。圖書檔案信息系統要把握“建設不足”和“建設過度”的平衡性問題。第一，要運用產品思維，將需求的調研和分析動態化，使其貫穿信息化建設的每個階段，讓功能開發、更新和維護更加靈活。在系統建設初期，要有針對性地對圖書檔案管理現狀和趨勢進行框架設計，將預計實現的功能與當前管理現狀進行對接，之后實現各個需求，進而提高系統建設的效率，降低開發成本。第二，要保證系統建設的全面性，在基礎事務性業務的基礎上，逐步探索圖書檔案在信息化環境下的服務創新。借助信息化建設的平衡發展，集合各部門和各主體的優勢資源和力量，重點開發圖書檔案信息資源共享、智慧閱讀、在線閱讀等業務。同時還要注重系統的維護和更新，制定完善的版本更新計劃以適應靈活的工作要求。

【參考文獻】

[1]王達.新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.

[2]韋鳳春.高校圖書檔案信息化建設面臨的機遇及挑戰[J].長江叢刊，2018（5）.

[3]張博.淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢[J].現代交際，2012（7）：46.

[4]李凌燕.檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].辦公室業務，2016（10）：102.