信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究

賴力強

【摘要】本文以信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新為主題展開論述，首先對信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新的重要性進行了分析，然后重點從多個層面對信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新的策略進行了分析探討。

【關鍵詞】信息化環境下;檔案管理與服務;創新

檔案管理是企業管理工作的重要內容之一，通常情況下，企業檔案會以文字、音像、實物等形式進行儲存，屬于企業無形資產的重要組成部分，檔案信息的科學整理，能夠為企業進行管理決策提供可靠的依據。隨著信息技術的快速發展，其與企業檔案管理工作的融合程度在不斷加深，因此，在信息化環境下企業檔案管理與服務模式的創新十分必要，這對于推動企業檔案管理工作的完善并發揮檔案管理的作用有著重要的意義。

一、企業檔案管理與服務模式創新的重要性

（一）能夠為企業的發展提供保障。在我國經濟體系不斷完善的過程中，國內企業數量及規模在不斷增加，在企業的運營發展過程中，所存有的檔案數量也在不斷增加，因此企業檔案管理工作的壓力也在持續增長。而企業的基礎管理、信息資源以及無形資產等無不體現在檔案之中，在新形勢下，企業檔案管理工作直接作用于企業的運營管理效果，因此，信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新能夠為企業的運營發展提供良好的保障。

（二）有利于促進企業文化建設工作的開展。企業文化是現代企業發展的內在動力，也是企業核心競爭力的重要體現。而檔案則是企業文化保存和延續的重要載體，在信息技術的融合下，企業檔案管理工作成效得到了明顯提升，而且信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新，能夠使企業優秀文化得到保存，并不斷作用于企業的長期發展，所以，信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新有著重要的意義。

二、企業檔案管理與服務模式創新策略探討

（一）加強檔案管理制度的建設。在信息化環境下，為了實現企業檔案管理與服務的創新，企業必須利用嚴格的管理制度來促進企業檔案管理各個環節的工作嚴格執行。為此，針對檔案管理工作的開展，企業應該根據自身實際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對檔案管理工作的流程以及各個環節的工作進行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規范化。而且，在所建立的檔案管理制度中，應該融入監督制度以及懲處制度，通過科學的監督，確保每一環節的工作都能夠按照規定有序開展，尤其針對重要檔案信息的使用，必須進行嚴密的監督，而針對在檔案管理中出現失誤的人員，則要進行必要的責任追究，通過這種方式，對相關人員的行為進行有效約束，進而有效推動檔案管理工作的開展。

（二）建立起檔案管理信息系統。信息化技術在現代社會中的應用范圍及深度不斷增加，為了更好地適應現代社會的變化，有必要加強企業檔案管理的信息化建設，通過這種方式，對傳統的檔案管理模式進行適當的改進，以提升檔案管理工作效果。為此，針對檔案管理工作的開展，企業必須建立相應的信息化管理系統，針對傳統檔案紙質化資料，以數據信息的形式進行保存。當然，在保存過程中，需要管理人員和技術人員做好相應的信息分類，然后再存入數據庫。所建立的信息化管理系統，必須嚴格進行權限設置，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問檔案信息系統，受企業實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要特定的賬號和密碼，而且系統針對任何人的任何一次訪問都應該全面記錄，而且在未經允許的情況下，不得使用私人硬盤對檔案信息進行拷貝。另外，企業要安排技術人員對檔案信息化管理系統進行定期檢查維護，確保系統的正常運行，而且需要根據機構的實際需求對系統進行必要的升級，從而為檔案管理工作的開展提供強有力的支持。

（三）對檔案管理機制進行適當的創新。在現代企業的運營管理實踐中，檔案信息中往往會記錄企業內不同部門的運作情況，入特定部門的業務變換、新型人才的引進及變動，在所記錄的檔案信息中，很多都具有非常重要的參考價值。根據傳統的企業管理習慣，檔案管理工作往往由特殊設定的檔案管理部門參與，而企業內的其它部門很少參與，而在信息化環境下，可以建立起相應的檔案信息資源共享機制，引導企業內部各個部門都參與到檔案管理工作中，增加檔案工作與各個部門的聯系程度，以此來實現企業檔案管理及服務工作的創新。在這一模式下，能夠使企業內部處于相對割裂狀態的部門增強業務聯系，進而充分發揮檔案管理工作的服務與指導作用。在企業檔案管理與服務中，為了更好地實現檔案信息的貢獻，企業管理者還應該認識到，檔案信息對于自身企業而言，屬于重要的資源信息，在信息技術的作用下，企業的各項管理工作都朝著智能化發展，為了幫助企業在激烈的市場競爭中占有一席之地，有必要通過檔案資源信息的共享和利用，進而為企業的運營管理提供更加智能化的服務。

（四）加強現代化檔案管理隊伍的建設。檔案管理人員是企業檔案管理與服務工作的主體，因此，必須加強專業化檔案管理隊伍的建設。為此，首先要做好專業化檔案管理工作人員的招聘，針對招聘工作的開展，企業應該設立完善的招聘流程，總體來看，整個招聘工作可以分兩個階段：第一階段主要包括四個環節，具體而言，一要根據檔案管理部門業務量進行人員需求分析，明確所需人員數量及專業水平。二要從網絡平臺、報紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業所需檔案管理人員要求。三要做好篩選，針對所收到的簡歷信息進行人員篩選。四要進行現場面試，通過與面試者溝通以及現場測試，進一步篩選出企業所需檔案管理人員，在篩選過程中，針對那些具有特殊技能的人員要進行格外關注。第二個階段則是對所聘的檔案管理人員進行試用，并觀察其在檔案工作實踐中能夠適應信息化環境的發展要求，通過對所聘檔案工作人員的崗位工作完成情況進行全面的評估，針對那些評估合格的人員進行正式錄用。為了引導所聘人員更好地參與到檔案管理與服務中，企業要進一步完善對檔案工作者的管理，在為所招聘的新進人員安排崗位工作后，企業應該根據員工檔案管理工作量的增加，進一步增加績效獎金或增設福利項目，通過這種方式，促使企業所聘員工能夠達到一種心理平衡，并高效參與到檔案管理與服務工作中。而且要合理實施正負激勵。對于企業而言，不可以一味地強化負面激勵，而是通過工作制度的逐步完善，減少員工在檔案管理與服務工作中出現失誤的幾率，提升新進員工自信心，但是針對那些在檔案管理與服務工作中存在明顯懈怠、工作質量比較低且無法進入工作狀態的人員，企業管理者有必要進行嚴厲批評，甚至安排其及時離崗。而針對那些剛進入企業能夠很快進入工作狀態并在檔案管理與服務工作中嶄露頭角的人員，企業可以進行獎勵，以激勵其高效參與到崗位工作中，并更好地為企業服務，通過這種方式，為企業留住更多的人才。

三、總結

綜上所述，信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新，對于企業的運營發展有著重要的影響，為此，現代企業要在認識信息化環境下檔案管理與創新重要性的基礎上，從多個層面入手對檔案管理與服務工作予以創新，進而充分發揮檔案管理與服務工作的實際作用。

【參考文獻】

[1]項文新.構建基于信息安全風險評估的檔案信息安全保障體系必要性研究[J].檔案學通訊，2008（01）.

[2]王靜.論檔案信息化建設如何適應社會信息化發展[J].蘭臺內外，2005（02）.

[3]胡冰.試論社會信息化對檔案工作的挑戰[J].常州技術師范學院學報，2002（01）.