高職院校教師業務檔案管理工作研究

廖建兵

【摘要】教師業務檔案是學校檔案的重要組成部分，是教師個人情況的真實反映，可以全面客觀地反映教師個人專業水平、業務能力、教學實際情況等?？梢詾閷W校在任用教師、教師職稱評定、工資調整、學校各項評估等工作提供真實可靠的依據。目前，高職院校教師業務檔案在管理上存在一些問題，有必要采取一定的措施來提高教師業務管理工作。

【關鍵詞】高職院校;教師業務檔案;管理

隨著社會的快速發展及國家教育政策的調整，大力發展職業教育，國家對職業院校的資金投入與政策支持，我國的高職院校得到了很好的發展，辦學規模也不斷地擴大。根據社會的需求，新增了很多專業，相應地教師隊伍也逐漸地擴大，教師人員的結構每年也都在變化。對于學校來說，教師業務檔案是檔案管理中一個很重要內容。教師業務檔案是教師在教學和研究過程中按歸檔制度形成的要求保存的文件材料，這種材料記錄具有保存價值：一方面可以真實地反映教師的業務能力、學術水平和工作業績等;另一方面可以為學校教學工作、人事工作、師資隊伍建設、教育教學改革、學校各項評估工作提供真實可靠的依據。隨著高職院校的不斷擴大與發展，教師業務檔案管理工作在學校中所發揮的作用也日漸突出。隨著職業院校的發展，教師隊伍的擴大，高職院校教師業務檔案管理也要根據實際情況，規范整理與不斷充實和完善教師業務檔案管理工作，解決管理中存在的一些實際問題。

一、高職院校教師業務檔案管理的現狀

（一）認識不足，檔案意識淡薄?，F在大部分高職院校建立了檔案室，教師業務檔案作為學校檔案的重要組成部分，應歸屬于學校綜合檔案室統一管理。但是很多高職院校檔案管理機構是學校人事部門，檔案的實體存放在各二級學院。各二級學院雖也建立了相應的教師業務檔案，但是它的重要性和價值還沒有得到學校領導和老師們的重視，學校沒有制定教師業務檔案相關的規章制度，從而造成學校老師和檔案管理人員對其認識不足，檔案意識淡薄，教師檔案材料收集不及時、不完整。檔案人員形成“你交我收，你不交我不收”的被動局面。教師則形成“你催我交，你不催不出通知，我不交”的局面，這給教師業務檔案資料的收集帶來了很大的困難。

（二）專業性不足，管理力量薄弱。目前，高職院校檔案管理人員多是各部門的行政管理人員，身兼數職，沒有經過專業的檔案培訓，對檔案管理的重要性不了解，檔案業務也不很熟悉，對檔案管理工作不重視。加上工作流動性較大，這對教師業務檔案管理工作帶來了很大的困難與挑戰。

（三）管理混亂，管理制度缺失。目前，很多高職院校沒有制定教師業務檔案管理制度，對教師檔案管理的基本內容、分類方法等沒有明確的標準。學校各二級部門對檔案的認識存在差異，各二級部門缺乏協調溝通，造成教師業務檔案混亂。

（四）管理方式落后，管理存在局限性。目前，大多數高職院校二級學院對教師業務檔案的收集、整理、立卷、歸檔利用等都是人工操作，保存的都得紙質材料，如教師業務考核表、教師年度考核表、發表論文復印件、學歷證書、職稱證書、獲獎證書等都收集復印件采用紙質材料，對其收集、整理、立卷、歸檔等工作都是人工操作，缺乏快速、高效、系統的現代化管理模式，人工操作方式效率低下，檔案信息更新不及時。紙質檔案材料占用空間過大，容易損壞，且查詢不方便，利用效率低，缺乏系統的現代化管理模式。

二、加強教師業務檔案管理的措施

（一）開展教師業務檔案管理學習，提高教師及檔案管理人員對檔案的認識水平。教師業務檔案的規范管理與教師本人、檔案的管理者及學院領導對檔案管理的重視程度是分不開的。要全校教職員工一起學習檔案知識，提高教職員工對教師業務工作的認知。通過對教師業務檔案管理的學習，教師和管理工作者熟悉教師檔案業務內容，使教師及時上交相應的教師業務檔案資料，如：教師的個人簡歷、學歷、履歷以及教師的職稱變化情況，教育教學工作及考核情況，學術科研情況、榮譽情況等，形成上到學校領導、下至普通教師都能積極主動提交個人信息及教學、科研業務材料的良好習慣，形成分管領導重視、工作人員認真、檔案人員負責、教師積極配合的良好局面。

（二）加強隊伍建設、創新服務理念。學校要定期對檔案管理人員進行培訓，積極開展業務交流，使他們不斷更新觀念、熟練掌握新時期檔案管理新技能，使老師們感受到檔案工作者在為他們服務，老師們遞交教師業務資料的方便，從而調動教師積極參與到業務檔案管理工作中來。檔案管理人員可以把教師業務檔案需收集的內容定期發到教師工作群，使教師按需要上交的內容主動向檔案工作人員上交材料。

（三）建立檔案管理制度，規范管理機制。教師業務檔案不是靠學校發一個通知或一個紅頭文件就能管理好的，而是要制定一系列管理制度，只有制定相應的管理制度，才能規范檔案部門以及涉檔人員的檔案行為，使教師業務檔案有章可循，有據可依。根據檔案管理的要求，學校首先要制定一系列有關教師業務檔案的制度，如《教師業務檔案、立卷、歸檔制度》《教師業務檔案查閱利用制度》《教師業務檔案收集整理制度》《教師業務資料上交制度》《教師業務檔案的接收、傳遞、保管制度》《教師業務檔案分級保管制度》《檔案管理人員工作職責與獎懲制度》《教師業務檔案管理人員培訓制度》等相關制度，確定歸檔內容，建立完善的教師業務檔案管理制度，明確檔案負責機制，做好教師檔案的立檔、整理和保存工作。其次，要形成學校管理部門、學校教務部門、學?？蒲胁块T、教師所在的二級學院四級聯建、一體化管理模式。由二級學院為單位，負責其所在院系教師業務檔案材料的收集，會同教務部門、科研部門進行檢查、評審、鑒定，確定檔案材料的準確性和真實性，經過審查鑒定之后，由二級學院初步整理，學年結束后移交學校檔案室，由檔案館對教師業務檔案進行最后整理、立卷、歸檔，這樣既保證了教師業務檔案的準確、及時，同時也實現了整合資源、節約成本、集中投入、合理利用。

（四）提高管理水平，實現信息化管理。教師業務檔案管理工作要從內容、形式以及手段等方面都要突破舊的思維，暢通歸檔渠道，檔案管理所需要的場地、設備、網絡建設等相關配套措施跟上，學校管理部門、學校教務部門、學?？蒲胁块T、教師所在的二級學院四級聯建、一體化管理模式，形成一個分工明確，又相互協調發展的管理機制。隨著網絡信息化的發展，教師業務檔案管理也需要提高管理水平。目前，各職業院校網絡配套設施都較完善，依托網絡設施和現代信息技術，在原來純紙質檔案管理的基礎上，實現紙質檔案和電子檔案相互結合的管理模式。

三、結語

教師業務檔案是學校檔案管理中的一個重要部分，既關系到每一個教師個人，也關系到學校的發展。運用現代信息技術及手段，建立和完善教師業務檔案，實現教師業務檔案管理信息化，可以為學校及時掌握師資隊伍結構，了解教師實際情況，對于學校專業的設置，人才的引進、辦學方向等方面發揮更大的作用。

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