固定資產采購業(yè)務內部控制措施

李文彬

摘 要：固定資產是企業(yè)進行生產的重要物質條件，是發(fā)展國民經濟的物質技術基礎。固定資產采購是獲得固定資產的重要途徑之一，對固定資產采購業(yè)務內部控制進行分析，對于保證固定資產安全完整，提高企業(yè)的生產經營能力有著重要意義。

關鍵詞：固定資產采購;內部控制;風險管理

企業(yè)對于固定資產采購業(yè)務應當設計并實施一套有效的內部控制，以此來防止或者發(fā)現(xiàn)并糾正在采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各個錯誤或者舞弊。

1.編制準確的需求計劃和采購計劃

固定資產采購有別于其他的物資采購，其采購頻率較其他項目相比相對較低，價格相對較高。因此，準確，及時地編制固定資產需求計劃則顯得更加重要，采購項目的完成情況不僅影響當期的財務狀況和經營成果，還會給以后期間的生產經營活動帶來持續(xù)性的影響。

如何正確的編制需求計劃則要求相關部門的人員能夠對自己部門的生產狀況做出及時地判斷，考慮是否存在固定資產購置的必要，并且及時地與領導進行溝通，如果確實需要購置固定資產，則應該區(qū)分該項固定資產的采購屬于專項工程物資采購還是公司日常固定資產零星采購。

2.科學的采購申請審批制度

采購申請審批制度（此處特指固定資產采購）包括了申請和審批兩個環(huán)節(jié)，其中涉及到的權責單位有：固定資產的使用部門，財務部，采購部以及總經理。

固定資產使用部門在按照規(guī)定編制《固定資產采購預算表》，交給部門負責人進行審核。部門負責人應當對收到的《固定資產采購預算表》進行詳細的檢查，并確認以下幾點：該預算表符合企業(yè)年度的固定資產采購計劃，且與企業(yè)在年初制定的《固定資產新增計劃表》不違背;固定資產的購置原因是否明確填列，有無模糊描述的情況;擬購入的時間是否合理，擬購入的數(shù)量有無存在不妥之處;對于現(xiàn)有的固定資產折舊年限已到需新增的應當審核其相應購入的時間和實際的折舊年限。

在經過部門負責人的審核后，《固定資產采購預算表》應當交由總經理簽字，然后交給財務部，財務部進行審閱后交給董事會，形成下一年度編制《固定資產新增計劃表》的基礎，并形成檔案保存。同時采購部門在接到授權后，對固定資產開始實施采購。

3.選擇正確的供應商

企業(yè)選擇供應商并形成戰(zhàn)略伙伴關系對于企業(yè)日常經營和長期發(fā)展有著深遠的影響，如何選擇正確的供應商是每一個企業(yè)都在不斷思索的一個問題。既然是選擇，那么就需要有一個標準，在選擇供應商的過程中，企業(yè)也應該有一個供應商的評價機制。在這個評價機制中，企業(yè)需要考慮的因素有：供貨質量、供貨服務、技術考核、價格。在這四個因素中，每一個因素所占的比例也不相同，供貨質量因素基本占到35%的評分比重，供貨服務為25%，技術考核為10%價格為30%。

從這些數(shù)據(jù)中不難看出，一個科學合理的供應商評價機制，主要考慮的因素為供貨質量和價格。供貨的質量直接影響企業(yè)的生產經營，在固定資產采購中，如果采購的固定資產在質量上存在問題，不能滿足企業(yè)的生產要求，那么將直接影響企業(yè)的生產能力。同樣，價格因素也是企業(yè)必須要考慮的一個重要因素。如果企業(yè)一味地選擇高質量的固定資產，而忽略了價格帶來的影響，那么所選擇的供應商也不是科學合理的。比如某固定資產的價格已經超過了企業(yè)預計的價格，企業(yè)如果堅持進行購買，那么很有可能因為資金問題而影響其他經營活動的開展，使企業(yè)面臨財務困境。當然，如果企業(yè)知識單純地看重價格因素，只選擇價格較低的固定資產，那么企業(yè)同樣需要去承擔質量不合格，運輸服務差等潛在風險。

在實際的供應商選擇過程中，企業(yè)一般會選擇三家或三家以上的供應商進行比較。如果存在長期戰(zhàn)略伙伴關系的供應商，則企業(yè)一般會優(yōu)先考慮這些企業(yè)，因為這些供應商由于是長期伙伴關系，其報價相比于其他供應商會更低;其次，因為企業(yè)一直是選擇該企業(yè)的固定資產，則該企業(yè)固定資產在質量方面的潛在風險相對也會更低。

4.訂立完善的協(xié)議或合同

在實際的交易中，當某項固定資產采購已經進行到簽訂合同環(huán)節(jié)時，為了避免出現(xiàn)未經授權就簽訂合同的情況出現(xiàn)，企業(yè)一般要求在合同上加蓋企業(yè)的公章，而公章一般由行政部的人員進行保管。

在簽訂采購的合同之后，可能會出現(xiàn)交易的某一方喪失履約能力或者其能力不足以承擔合同上描述的相關義務，那么就會給整個交易事項帶來巨大的不利影響，甚至被迫中止交易。為了避免這些潛在危害的發(fā)生，企業(yè)應當對自身，同時對對方企業(yè)的履約能力進行正確地評估，并根據(jù)評估的結果，作為制定合同有關條款的依據(jù)。在固定資產采購交易中，對于履約能力的評估需要考慮的因素主要包括：資金和融資能力，網(wǎng)絡渠道能否滿足合同的需要，合同對方的聲譽。

對于企業(yè)自身而言，需要考慮的就是資金能力。一般固定資產采購往往都是需要花費大量的資金，如果企業(yè)沒有能夠客觀合理地判斷自身的財務能力，那么很有可能造成無法付清賬款的情況，面臨違反合同條款，訴訟等風險。

在制定合同的過程中，應當具體列示合同雙方各自的權利，義務和違約責任。這樣在采購業(yè)務的具體開展中能夠做到權責分明，出現(xiàn)了問題也能按照合同上列式的條款追究相應的責任人，并采取有效的解決方案，從而間接加快了整個項目的工作效率，縮短項目持續(xù)的時間。

5.建立明確的驗收標準和規(guī)范驗收程序

在固定資產采購業(yè)務中，驗收是確保質量安全的最后一道保障，驗收人員應當遵守相應的規(guī)范對收到的固定資產進行認真地檢查、核對，主要的工作應當有：查看收到的固定資產是否為企業(yè)采購的固定資產，有無更換的情況;實際送達的固定資產數(shù)量與銷售協(xié)議和發(fā)票上注明的數(shù)量是否一致，有無缺失，遺漏等情況;送達的固定資產在質量方面能否符合企業(yè)的要求，在運輸過程中產生的損耗是否合理，如果不合理，則應當及時上報給上級領導，由相應的負責人根據(jù)合同中的條款進行解釋或者補救，如果存在嚴重質量問題，則應當采取退貨的途徑。

驗收是付款的前提，企業(yè)只有嚴格把控驗收環(huán)節(jié)的工作，才能有效避免不合格的固定資產進入企業(yè)，否則不僅花費了巨大的人力物力，而且沒有給企業(yè)的生產經營帶來任何的實質性幫助，從而加大企業(yè)的經濟負擔。

6. 付款審核與付款方式的控制

完善的付款審核制度應對審核的權限做出明確的規(guī)定，包括：所有支付款項對應的業(yè)務的審批手續(xù)必須完備;所有付款必須經過業(yè)務審核（部門），財務審核（二級審核）和有權簽署的分管領導審核，并嚴格按照指定的順序執(zhí)行審批流程，否則財務有權拒絕支付款項，相關的責任由經辦人及部門承擔。某一級的審批人員因故不能執(zhí)行審批工作，則應該通過書面文件授權給其下屬的代理人，并且公告在公司內部，同時到財務部備案。被授權的代理人在代理期間可以行使相應的審批權力，并在代理期間結束后將工作的情況向委托人報告。代理期間受托人的責任由委托人承擔。對于固定資產的采購，財務部的審核人為采購應付會計，其負責的審核工作應當包括對付款申請的合理性、合法性、規(guī)范性以及付款金額的準確性進行及時的校驗核對。

企業(yè)采購固定資產一般采用銀行轉賬的付款方式進行貨款支付。在合同中，通常會有如下說明。如：固定資產在安裝調試合格并通過甲方（購買方）驗收后，乙方（銷售方）提交合同總價100%金額的發(fā)票及合同總價90%金額的收據(jù)，甲方支付合同總價的90%，即***元。在質滿期*年后，乙方提交合同總價10%金額的收據(jù)，甲方支付合同總價的10%，即***元。適當?shù)母犊罘绞讲粌H能保證付款的安全，同時也利于企業(yè)對于資金的管理，避免資金因閑置而造成浪費，因短缺而造成無法支付的尷尬情況。

結束語

企業(yè)獲得固定資產通常包括采購和自行建造，固定資產采購是固定資產購置的重要途徑之一。在整個采購過程中，每一個環(huán)節(jié)都存在風險點，如果不能進行有效地預防，那么當這些風險點變?yōu)閷嶋H的錯誤時，就可能引起重大的危害。