信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)的構(gòu)建分析

譚一軍 李冬

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)愈演愈烈，企業(yè)之間的競(jìng)爭也在不斷加強(qiáng)，傳統(tǒng)預(yù)算管理存在著預(yù)算編制效率低、預(yù)算執(zhí)行和控制缺失等問題，已不能滿足經(jīng)營管理的需要，為了提高預(yù)算編報(bào)的效率和質(zhì)量，利用信息化手段來實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理就十分必要了，而且構(gòu)建科學(xué)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)也有助于企業(yè)的持續(xù)健康的發(fā)展。本文首先概述信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理的必要性，進(jìn)而提出了構(gòu)建方法，希望能給企業(yè)合理地利用ERP系統(tǒng)構(gòu)建全面預(yù)算管理系統(tǒng)帶來啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 ?全面預(yù)算管理系統(tǒng) ?構(gòu)建分析

在信息化環(huán)境下很多企業(yè)都借助于信息技術(shù)構(gòu)建了符合自己公司情況的全面預(yù)算系統(tǒng)。預(yù)算管理系統(tǒng)的信息化能提升預(yù)算編制的效率和質(zhì)量，優(yōu)化預(yù)算工作的流程，有效的控制全面預(yù)算的執(zhí)行過程，優(yōu)化人、財(cái)、物等各方面的資源配置，從而提高企業(yè)經(jīng)營管理的效率，保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建的必要性

全面預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要方法，通過對(duì)企業(yè)資源和資金的合理的分配，以促進(jìn)企業(yè)的良好運(yùn)營，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。信息化環(huán)境下的全面預(yù)算管理系統(tǒng)指的是在ERP系統(tǒng)平臺(tái)上構(gòu)建企業(yè)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的預(yù)算管理系統(tǒng)相比，所反映的信息更加全面、清晰，同時(shí)信息的查找也更為便捷。

（一）提升企業(yè)預(yù)算編制、執(zhí)行的效率和質(zhì)量

企業(yè)要健康的發(fā)展，需要人、才、物的協(xié)調(diào)配合。傳統(tǒng)的預(yù)算管理系統(tǒng)存在體系不夠完整，對(duì)于信息的管理不夠全面，信息傳遞速度緩慢，信息跟蹤也不到位，資源無法共享，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際運(yùn)營過程中的偏差等缺陷。預(yù)算管理信息化的建設(shè)能提高預(yù)算編制以及執(zhí)行的效率和質(zhì)量，優(yōu)化預(yù)算工作的流程，從預(yù)算的編制到預(yù)算的執(zhí)行，通過信息化都能得到直觀的體現(xiàn)，同時(shí)系統(tǒng)還可以實(shí)時(shí)生成各預(yù)算責(zé)任主體的預(yù)算執(zhí)行情況表，通過指標(biāo)分析、行業(yè)分析、環(huán)比分析等分析方法對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，從而提高預(yù)算編制、執(zhí)行的效率和質(zhì)量。

（二）提高企業(yè)全面預(yù)算系統(tǒng)的應(yīng)變能力

預(yù)算工作并不是編制以后就再也不變了，利用信息化手段，及時(shí)反饋各預(yù)算責(zé)任主體預(yù)算的執(zhí)行與控制情況，從而隨時(shí)掌握偏離預(yù)算的情況，檢驗(yàn)預(yù)算編制的合理性，修正不合理預(yù)算。而且信息化手段能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息全部反映在預(yù)算系統(tǒng)及其子系統(tǒng)上，實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，通過權(quán)限設(shè)置等操作能夠讓相關(guān)人員實(shí)時(shí)查看所需信息，從而達(dá)到加強(qiáng)預(yù)算控制，提升預(yù)算精細(xì)化水平的目標(biāo)。

（三）增進(jìn)部門間的協(xié)調(diào)配合

全面預(yù)算管理系統(tǒng)的信息化過程，可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)、人力資源、財(cái)務(wù)等管理系統(tǒng)的無縫銜接，將預(yù)算系統(tǒng)同各業(yè)務(wù)部門直接關(guān)聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)時(shí)交換，實(shí)時(shí)控制，能促進(jìn)各業(yè)務(wù)部門之間更好地協(xié)調(diào)配合，有利于實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。

二、信息環(huán)境下構(gòu)建全面預(yù)算管理系統(tǒng)的方法

（一）預(yù)算編制系統(tǒng)

1、預(yù)算編制方法

編制預(yù)算方法多種多樣，主要有增量預(yù)算、零基預(yù)算、彈性預(yù)算、固定預(yù)算以及作業(yè)預(yù)算等。因此，在ERP全面預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建期間，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，根據(jù)不同的預(yù)算管理要求和目標(biāo)，采用多樣化的預(yù)算編制方法，使預(yù)算管理更加符合企業(yè)管理需求。

2、預(yù)算編制流程

預(yù)算的編制基本涉及企業(yè)所有部門，因此，該系統(tǒng)必須要明確不同部門應(yīng)該涉及的預(yù)算表項(xiàng)目。首先企業(yè)最高管理層人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況，制定出適合本企業(yè)執(zhí)行的預(yù)算管理流程，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)分清楚不同管理層級(jí)、部門和各層級(jí)人員的工作職責(zé)，最后信息系統(tǒng)的構(gòu)建人員要積極與各部門進(jìn)行溝通，要讓企業(yè)的全員參與預(yù)算制定過程，讓更了解情況的人員負(fù)責(zé)預(yù)算制定的相應(yīng)模塊，結(jié)合以前預(yù)算的相關(guān)資料，建立覆蓋全級(jí)次、全業(yè)務(wù)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，以滿足不同層級(jí)管理的要求。企業(yè)通過信息系統(tǒng)固化預(yù)算編制流程，規(guī)范預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核等方面，明確各類預(yù)算的歸口管理部門，清晰的界定權(quán)限，對(duì)整個(gè)預(yù)算體系綜合考核，統(tǒng)一實(shí)施，達(dá)到預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目的，確保預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控和預(yù)算考核得以落實(shí)。

3、預(yù)算編制數(shù)據(jù)來源

預(yù)算編制的數(shù)據(jù)來源主要是來源于企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)子系統(tǒng)以及企業(yè)外部。因此，為了保證數(shù)據(jù)的全面無誤，構(gòu)建預(yù)算管理系統(tǒng)時(shí)，要做好與企業(yè)其他子系統(tǒng)的信息接口優(yōu)化工作，比如企業(yè)的財(cái)務(wù)部門、銷售部門等等，方便信息的直接導(dǎo)入工作，從不同的維度生成的分析報(bào)表，利用圖表來反映數(shù)據(jù)分析情況，讓企業(yè)管理從多個(gè)角度來了解預(yù)算執(zhí)行情況，為經(jīng)營決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。對(duì)于企業(yè)外部與企業(yè)有合作關(guān)系的供應(yīng)商、經(jīng)銷商等相關(guān)公司的信息也要設(shè)置相關(guān)的數(shù)據(jù)接口。

（二）預(yù)算管理及控制系統(tǒng)

預(yù)算的控制一般分為自動(dòng)控制和手動(dòng)控制。自動(dòng)控制是在預(yù)算執(zhí)行過程中，通過固化審批流程和預(yù)算校驗(yàn)、檢查功能，將預(yù)算執(zhí)行情況與以前年度預(yù)算數(shù)據(jù)、當(dāng)年預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，一旦出現(xiàn)與之不符的情況，就自動(dòng)終止該業(yè)務(wù)的發(fā)生，達(dá)到預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制的需要。手動(dòng)控制是指人工參與控制，在發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)由人工判斷預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況。對(duì)于企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，運(yùn)用自動(dòng)控制就可以達(dá)到預(yù)算控制的目的。針對(duì)于企業(yè)特殊情況下的業(yè)務(wù)，則需要授權(quán)于相應(yīng)的預(yù)算工作人員以及相關(guān)管理人員，讓他們根據(jù)實(shí)際情況判斷是否需要特殊審批。總而言之，預(yù)算管理及控制系統(tǒng)要做到讓每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都經(jīng)過授權(quán)后才能予以執(zhí)行。企業(yè)可以根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，選取不同的控制方式，以達(dá)到企業(yè)對(duì)預(yù)算管理的需求。

三、結(jié)束語

在現(xiàn)代企業(yè)管理的理念下，全面預(yù)算管理系統(tǒng)的信息化構(gòu)建，不僅可以提高預(yù)算管理的效率和質(zhì)量，使企業(yè)預(yù)算全過程得到實(shí)時(shí)控制，最大程度的提高企業(yè)資源的利用效率，同時(shí)還能促進(jìn)業(yè)務(wù)部門間的交流和溝通，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，對(duì)企業(yè)的規(guī)范化管理和持續(xù)發(fā)展都將起到積極作用。

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