大數據時代高校檔案管理信息化的價值與措施

陳曉紅

摘 要：檔案管理信息化發展是大數據時代背景下的重要趨勢，也是有效推動高校改革與發展的時代要求，如今云計算、互聯網以及大數據等快速發展，為高校檔案信息化發展提供了全新且可靠的支持。為此，如何有效落實信息化管理成為高校檔案管理工作要點，本文基于此研究了大數據時代高校檔案管理信息化價值與措施。

關鍵詞：大數據時代;高校;檔案管理;信息化

引言

大數據時代，檔案管理工作具備了新型的管理技術，檔案管理工作方式也因此而不斷發生變化，只有全面更新檔案管理工作方式、不斷完善檔案管理工作理念，才能真正有效提高高校檔案管理工作質量，將信息化檔案管理工作的價值充分發揮出來。目前，高校檔案管理信息化建設依然存在著一些問題，使信息化管理價值無法有效發揮，為了能夠改善這一情況，本文對大數據時代高校檔案管理信息化價值、現狀以及措施進行了分析：

一、大數據時代高校檔案管理信息化價值

1.能夠提供海量數據信息

傳統高校檔案管理工作方式經常會面臨著數據信息量較少、數據信息收集不全面等特征。在大數據時代背景之下，數據信息豐富，來源多樣，信息傳輸實效性也較強，能夠有效滿足高校對于各種信息數據的需求。高校檔案數據信息數據量已經開始從傳統的 GB 向 TB 級別擴展，現有的檔案管理工作人員明顯無法滿足檔案數據信息收集與管理，但是在大數據時代背景之下，海量信息支撐就能有效實現對數據信息安全性、可讀性等價值的有效挖掘，這樣就能有效解決檔案數據信息資源不足等問題。數據存儲方式的不斷變化與發展，也促使數據信息存儲效率在不斷提升，有效解決了傳統高校檔案管理過程中存在的存儲維護成本較高、存儲能力較弱等情況。

2.能夠有效滿足數據挖掘需求

傳統檔案管理工作大多是以文字檔案管理為主體，文字檔案承載信息量較小，無法實現對人物、事件等多方面動態化描述，也無法有效實現對相關業務工作動態化跟蹤，在一定程度上抑制了檔案管理工作效率。但是，在大數據時代背景之下進行高校檔案管理工作，就能有效實現對數據信息的深入挖掘與分析，就能在各種數據模型支撐下對各類數據信息進行提取、分類，從而及時尋找到它們之間的聯系，進一步提高了高校檔案數據信息存在的價值。

3.有效擴展了檔案管理系統

只有做到按照大數據處理需求來進行數據管理系統擴展，才能對各類數據信息進行有效管理，從而更好地滿足數據信息處理需求。云計算技術促使傳統檔案管理系統得到了擴展，現有的管理系統一定要以其作為構架來設計，這樣才能更好地實現數據信息資源、存儲資源等功效，進一步降低了高校檔案數據信息維護成本，同時有效提升了檔案信息化管理系統智能化水平。

二、高校檔案管理信息化現狀

1.認識不足

高校檔案管理信息化發展是一項較為重要的任務，可是在管理實踐過程中認識不足也是降低工作質量的重要問題之一。在高校檔案管理過程中，最為常見的問題就是將信息化管理理解為將檔案文獻數字化、檔案信息網絡化建設直接等同于檔案信息化建設。在這種管理意識之下，高校檔案管理工作質量自然也就無法得到提升。

2.制度體系不完善

管理制度體系不夠完善也是信息化管理過程中存在的問題之一。檔案管理制度體系不完善，促使電子檔案收集、歸檔、整理、存儲與利用等一系列工作不夠規范。為此，高校檔案管理過程中，一定要積極構建電子文件歸檔管理制度、移交制度、維護制度，電子檔案利用、鑒定、保密等制度。除此之外，在高校檔案信息化管理過程中，因為各方面原因這一項工作也尚未有效落實下去，檔案管理信息化工作沒有及時納入到單位規章制度以及工作流程之中。

3.管理技術不夠先進

高校檔案信息化管理過程中，管理技術不夠先進也是較為顯著的問題之一。在構建檔案信息網絡體系、明確相關技術標準以及構建網絡軟硬件環境時明顯缺少對信息技術的判斷能力，在選用相關系統的時候，管理工作人員也缺少前瞻性，沒有對信息技術發展軌跡展開合理的預見，這也就無法保障信息網絡系統在今后工作中的應用，檔案管理工作可持續發展性無從談起。

4.管理方面存在漏洞

高校檔案管理信息化建設過程中，管理方面存在漏洞也是較為常見的問題之一。首先，學校對于檔案管理信息化建設工作沒有制定出合理且具有前瞻性的規劃，也沒有構建建設管理組織，在這種情況下，高校檔案管理建設項目自然也就缺少技術、資金、政策等多方面的支持。其次，高校在檔案信息化管理與建設過程中，還存在著盲目建設等問題，具體而言在建設過程中不重視投入產出比，在籌備過程中購置了大量的高新技術設備，這也就造成了不必要的浪費。最后，高校檔案信息流通方面的問題也一直是信息化管理過程中的問題之一，例如，各類檔案信息不夠平衡、檔案信息加工不夠及時、檔案信息數據應用不夠合理等多方面。

三、大數據時代高校檔案管理信息化措施

上述分析中概述了大數據時代背景下高校檔案信息化價值與現狀，為了發揮其有效價值，改善信息化管理與建設中存在的問題，筆者也提出了以下幾點措施建議。

1.及時更新管理理念

在大數據時代背景之下，高校檔案信息化管理工作質量要想得以提升，高校領導以及檔案管理部門一定要及時更新工作理念，全面認識大數據時代檔案信息化建設內涵與需求，及時擺脫傳統思維束縛，充分借助于現代資源以及現代技術來展開檔案管理工作，以此來真正將大數據與檔案管理工作有效結合在一起，從而有效推動高校檔案管理工作質量。

2.做好檔案管理制度化建設及組織管理

大數據時代背景下，高效檔案管理工作質量要想得以提升，還需要做好檔案管理制度化建設以及組織管理建設。首先，檔案管理部門負責人一定要明確檔案管理工作，將其納入到本單位信息化總體規劃以及年度考核之中。學校可以結合實際情況來構建綜合性數字檔案室，這樣就能有效實現各種門類、載體電子檔案數據的集中統一與管理，從而有效滿足數字化檔案管理工作需求。在這一過程中一定要為其配備專職檔案管理工作人員，同時積極構建出完善的單位檔案信息化管理制度，這樣就能更好地實現電子檔案收集、歸檔、整理與利用，最大程度保障管理工作真實性、完整性與有效性。

3.做好軟硬件建設

要想真正做好高校檔案管理信息化建設工作，在實際工作過程中還需要加大資金支持，有效提升軟硬件辦公條件，促進信息化管理工作效率和質量得以提升。檔案信息化建設是無法離開軟硬件支持的，所以在管理過程中不僅要從制度上提高重視，還需要做好基礎資金支持。第一，做好硬件基礎設施建設，具體包含了必要的數字檔案室等硬件設施，比如，服務器、可供存儲電子檔案數據光盤、磁盤、磁帶機等數據保管等設備，這樣才能更好地滿足電子檔案管理需求。第二，做好軟件基礎設施建設，具體包含了數字檔案室應用系統以及氣體相關必須要具備的軟件，這樣就能更好地實現電子文件存儲、收集與管理，同時真正能夠與單位OA系統以及業務系統來有效實現數據交換。第三，做好網絡建設，可以連通電子政務網，將高校檔案管理與同級數檔案館聯系在一起，以此來有效實現在線數據移交與共享。最后，做好庫房現代化建設，例如，可以對檔案管理庫房進行溫濕度采集與監控。

4.加強檔案管理人員教育與培訓

大數據時代背景之下，高校檔案管理信息化價值要想得以發揮，檔案管理人員素質也是其中較為重要的一點，所以還需要加強檔案管理人員培訓與教育，這樣能夠有效提升檔案管理工作質量和效率。首先，可以提高檔案管理人員業務能力，讓其積極參與到各類信息化技能專業培訓之中，讓其積極學習先進的工作方式提高其管理技能;其次，加強安全教育，讓其能夠意識到信息安全管理的重要性。

四、結語

在大數據時代背景之下，高校檔案管理工作也面臨著全新的要求與挑戰，身處在這種背景之下，如何有效促進檔案管理信息化建設也成為高校檔案管理工作質量有效提升的關鍵。為此，高校在檔案管理過程中，一定要準確意識到信息化管理的價值，結合教學現狀來展開合理管理與創新，從而真正有效提升高校檔案管理質量，將檔案管理的價值充分發揮出來。

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（作者單位：中北大學信息商務學院）