高校檔案信息化管理模式建設研究

趙靜

摘 要：對檔案進行信息化管理，不僅是高校發展建設的要求，同時也是檔案管理的要求。隨著社會的發展，加強對高校檔案的信息化管理，對于建設高水平高校等，都具有非常重要的作用。本文在此基礎上，對我國高校當前檔案管理的現狀進行研究，發現其中存在的問題，同時提出具體的檔案信息化管理模式，希望能夠促進我國高校檔案管理水平的提升，促進我國高校的全面發展。

關鍵詞：高校;檔案信息化;重要性;管理模式

隨著我國教育事業的發展，以及人們對檔案管理要求的不斷提高，在當前高校檔案管理工作中，加強對信息化的建設，不僅能夠提高檔案管理水平，同時也能夠促進高校的發展，對于提高高校發展的質量等，都能夠起到非常重要的作用。尤其在我國信息化水平不斷提高的情況下，加強對檔案的信息化管理，對管理模式進行創新，不僅是我國高校當前檔案管理的要求，同時也能夠提高高校的管理水平，促進我國高校的全面發展。因此，對我國高校檔案管理的現狀進行研究，同時提出具體的對策建議，希望能夠促進我國高校檔案管理信息化模式的發展，提高我國高校檔案管理的水平。

一、高校檔案信息化管理的重要性

隨著我國教育事業的發展，在我國高校的建設過程中，加強對高校檔案管理的信息化發展，對于提高我國高校檔案管理的效率，促進我國檔案管理模式的提升，方便人們對檔案的查找等，都具有非常重要的作用。結合我國當前高校檔案管理的現狀，筆者將高校檔案的信息化管理的重要性，歸結為以下幾個方面：

1.有利于加強對檔案資源的利用

首先，加強對檔案的信息化管理，對檔案管理模式進行創新，能夠提高我國高校對檔案資源的利用。在高校發展中通常會保存有大量的檔案資源，對高校各項職能的發揮以及開展，都起著非常重要的作用，總的來說高校效能化發展的好壞，將會在很大程度上，受到檔案整理效果的影響。而在我國信息化技術發展的背景下，加強對高校檔案的信息化管理，不論在信息化手段，還是在資源的應用上，都具有相應的外部條件。其次，在對高校檔案資源進行整理的過程中，會將檔案中有利于學校發展的資源進行歸納整合，對管理者決策的制定，能夠起到非常重要的參考作用，同時也能夠最大化地，使檔案信息資源得到有效利用。

2.有利于促進檔案業務發展

加強對檔案的信息化管理模式的創新，也能夠促進高校檔案業務的發展，提高高校檔案管理水平。在高校的發展過程中，對檔案業務的建設有一定的要求，不僅要發展好高校當前的任務，同時還需要加強高校檔案業務的開展。在高校檔案的管理過程中，相關的檔案資源首先需要形成相應的文件或者文書的形式，隨后這些資源會被移交給相關的檔案管理機構，對這些資源進行統一、有序的整理。同時還需要注重提高檔案管理的質量，以及檔案信息化管理模式的應用，在整理過程中如果發現存在的問題，需要對檔案進行修復整理。

3.有利于確保檔案工作的良性運行

在高校檔案管理過程中，對信息化模式進行探討，也有利于確保檔案工作的良性運行。高校檔案整理工作，其主要內容是將相關檔案進行搜集，通過一定的順序進行排列，以方便日后進行相應的查找，這些都有利于促進檔案工作的良性發展。比如，在平常的檔案整理過程中，我們會對檔案進行系統化的整理與編排，為檔案的多元化檢索提供了依據。從我國當前高校檔案的管理現狀能夠看出，有效的檔案整理在一定程度上，促進了我國高校檔案工作的良性運行發展。

二、高校檔案信息化管理模式中存在的問題

隨著在我國高校的發展，人們對高校檔案的信息化發展，已經表現出了足夠的興趣，但是在實際的檔案信息化管理過程中，人們在信息化方法的應用，以及所取得的效果等方面，都有一定的欠缺，需要采取有效的措施進行改進。筆者對我國高校檔案管理工作進行研究后，將高校檔案信息化管理模式中，存在的問題歸結為以下幾個方面：

1.檔案管理人員的素質有待提升

從我國當前高校檔案管理人員的情況來看，大多數檔案管理人員，其文化水平都相對較低。在我國高校檔案信息化模式的建設過程中，工作人員是其中存在的問題之一，比如，人員素質偏低，給高校檔案的信息化管理工作帶來了相應的影響。這些問題主要表現在以下幾個方面：首先，在高校新招收的檔案管理人員中，普遍存在著學歷較低的現象，這些人員對檔案管理的熱度不夠。其次，受到傳統檔案管理方法的影響，工作效率低下，工作時間較長。更重要的是在檔案的管理過程中，非常容易出現檔案的損毀乃至于丟失的現象。

2.高校檔案信息化管理水平相對較低

從我國高校當前檔案管理的情況來看，在信息化模式的應用上，還存在著管理水平相對較低的現象。雖然在實際的檔案管理過程中，人們已經能夠加強對信息化手段的應用，來促進高校檔案信息化模式的發展，但是在發展水平上，仍然有待提升。隨著我國高校檔案管理事業的發展，很多新方法以及新技術逐漸應用到檔案的管理過程中，但是從整體上來看，我國高校檔案管理中的信息化水平仍然偏低，極大地影響到了檔案管理的效率。比如，在一些蓋有公章的檔案中，除了要進行紙質版的文書檔案整理工作，還需要形成相應的電子檔進行保存，但是我國目前對電子檔使用的較少，而紙質版使用的則較多，信息化程度仍然欠缺。

3.檔案管理不夠規范，信息化手段應用較少

高校對檔案管理仍然存在著不規范的現象，同時在信息化手段上也應用較少。一些高校甚至都沒有使用信息化設備以及手段，來對高校檔案進行信息化建設。因此，在我國高校檔案管理過程中，普遍存在整理不規范現象，比如，收發不及時、檔案的完整性以及準確性無法得到保證等。同時在立卷歸檔過程中，沒有嚴格執行相關規章制度，使得以后對檔案的調閱難度較大，這些問題都對我國高校檔案的整理工作帶來了不利影響，不利于我國高校檔案管理信息化模式的建設與發展。

三、提升我國高校檔案信息化管理模式的方法和措施

通過上面的研究能夠看出，在高校的檔案管理過程中，采用信息化的模式，加強檔案的管理，能夠有效提高檔案管理的效率，方便人們對檔案的查找。雖然在高校檔案管理過程中，人們已經采用了信息化的方法，對信息化管理模式進行了探討，但是仍然存在著相應的問題。因此筆者總結了以下方法和措施，希望能夠提升我國高校檔案信息化管理模式的發展。

1.提高檔案管理人員的素質

在我國高校檔案的信息化管理過程中，人們需要提高檔案管理人員的素質，對檔案管理人員進行相應的培訓，提高他們的業務技能，促進檔案管理人員的全面發展。從上文的分析中能夠得知，高校檔案管理人員的素質，是影響檔案管理效率的重要因素，因此高校需要不斷提升檔案整理人員的素質，提高他們的技能，加強對檔案整理人員的培訓教育。嚴把進口關，不斷招收素質較高，業務能力過硬的檔案管理人員。只有不斷提高我國檔案管理人員的素質，才能促進我國檔案管理工作的有序進行。

2.加強對檔案管理信息技術的應用

在高校檔案的信息化管理過程中，我們還需要加強對檔案管理信息化技術的應用。比如，高?？梢砸M更多的信息化設備，在檔案的管理過程中，加強對信息化的滲透。高校檔案管理工作需要與時俱進，不斷應用先進的科學技術，來促進高校檔案的整理工作，加強對檔案的管理，使得檔案管理工作能夠朝著信息化以及電子化方向發展。必要的資金投入必不可少，高校需要加大對檔案信息化管理工作的資金投入。

3.提升檔案管理的規范程度

在高校檔案的信息化模式發展過程中，我們還需要不斷提升檔案管理的規范程度。在高校日常的檔案管理過程中，經常會出現整理不規范現象，使得后期對檔案的查詢難度較大，甚至會出現因為不規范，而導致檔案損毀的現象。因此，高校需要加強對檔案整理規范的管理，不斷促進立卷歸檔科學化。在檔案的管理過程中，做好防火、防盜以及防潮等方面的保護。同時也需要定期對檔案進行檢查，及時發現并解決存在的問題。從我國高校檔案管理的情況來看，大多數學校已經制定了相應的規章制度，對檔案進行管理。但是在信息化模式方面，仍然存在這方面的問題，需要進行規范。

四、總結

在高校檔案管理過程中，采用信息化的方法，來加強高校信息化模式的發展，既是我國教育事業發展的要求，同時也是提高我國高校檔案管理水平，提高高校發展的途徑。所以我們需要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的業務技能，促進我國高校檔案信息化模式的發展。

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（作者單位：焦作師范高等?？茖W校）