學校人事檔案管理模式優化思考

彭春霞

摘要：隨著我國教育改革的春風吹遍祖國的神舟大地，學校也順應時代的潮流進行了相應的改革，使其更加適應現階段的教學目標。學校教育管理體制的逐漸完善和就業形勢的越來越嚴峻，人事檔案能對學生的在校表現及資歷、獎懲行為等有一個詳細的記錄，對日后就業單位對學生進行評估及應聘有重要的參考作用。本文將對學校人事檔案的管理工作進行深入的研究，發現目前人事檔案管理中出現的問題，并提出一些可行性的措施進行解決。

關鍵詞：學校;人事檔案;管理模式

1 學校人事檔案管理模式的現狀

學校人事檔案主要是由三部分構成的。其中包括基礎的學生檔案;在校工人檔案和在職教師檔案.但是對這三個種類的管理模式卻不盡相同。一般而言，學校的人事檔案管理模式又分為集中管理、分敵管理、混合管理。集中管理模式又可稱之為納入管理，主要是將人事檔案各種有效的信息進行集中的統一處理。剩下的兩種類型又被稱之為非納入管理，相比較納入管理模式較為復雜，不同類別的管理模式在每個學校都具有不同的規范。比如，在校員工檔案主要是由組織部門管理模式;基礎學生檔案主要是由人事部門管理模式;在職教師檔案主要是由教務處部門管理模式。根據調查我們發現每個地區，每個學校人事檔案的管理模式都有不同的劃分標準，因此，就會出現不盡相同的結果，這說明學校人事檔案的管理模式體現出了復雜性和多樣性兩種特質。

2 中學教職工人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案內容不全

盡管目前學校人事檔案管理水平已經有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據，給學校的人事管理帶來不便。

2.2 檔案名不副實

檔案在很大程度上可以對一個人的能力和資歷進行相當真實的評估和借鑒，但在如今，有相當一部分的檔案存在失真的現象。這種現象主要有三個方面的原因造成，首先，由于大環境的影響，受到社會各種政策的影響，導致在某一階段內檔案無法合理歸檔和移交檔案，這種歷史原因造成的檔案的名不副實。

其次，由于檔案管理者和填表者的疏忽，在實際進行檔案填寫的時候虛假或夸張地去填寫一些內容，相關的管理者也沒有及時地去審核檔案中的文件和材料，這就很容易造成檔案的失實。最后一個原因就是由于操作性失誤引起的，譬如在操作過程中某些部門的工作人員沒有去及時地更新檔案，如各種崗位變動等，很容易被遺落，因此甚至出現在同一份檔案中出現同一信息的不一致，這些問題造成了檔案信息的名不副實。

2.3 人事檔案管理人員素質低

檔案管理人員在人事檔案管理過程中起到舉足輕重的作用，是人事檔案管理工作能夠順利開展的關鍵因素。因人事檔案管理具有復雜性、繁瑣性及枯燥性的工作特點，這就要求檔案管理人員要具備扎實的專業基礎及業務能力。然而，在我國學校人事檔案管理工作的具體開展中，不少檔案管理人員均為兼職人員，兼職人員工作任務大，分身乏術，沒有足夠的精力完善人事檔案資料。這種專業型管理人員的缺失，使得檔案管理人員嚴重缺乏責任心及職業素養，導致人事檔案管理在具體開展中出現很多問題，如人事檔案內容缺失、信息失真或檔案資料記錄不全面等問題的發生，會對人事檔案的轉移及管理帶來不利的影響。

3 學校人事檔案管理模式優化措施

3.1 加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善

人事檔案工作政策性、專業性很強，從實際情況看。需要專門的部門、專業的人員、用專業的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度.明確人事檔案的歸檔范圍。杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力。教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業務能力。此外。為了提高人事檔案的實用性.增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊。使教職工有競爭的壓力，有！利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。

3.2 認真進行整理，確保檔案質量

整理工作中做到準確分類，排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案都達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。采用中央組織部監制.定點廠家生產的新式千部檔案卷夾，改換沿用幾十年的外觀簡陋且增減檔案材料十分不便的老式檔案卷夾，過去由于紙張與線繩之間反復摩擦，檔案材料都有不同程度的受損。新式檔案卷夾采用了盒裝活頁式設計，檔案材料在裝訂打孔以后無需再變換孔的位置，增減檔案材料簡單方便，也有利于檔案的保護。

3.3 實現高校人事檔案管理模式的信息化

信息技術的快速發展和應用，使得其在各類信息的接收、識別。傳遞過程中.日益呈現出復雜化和多樣化的特點。高校作為人才培養的重要機構及科研場所，人員身份復雜，更應該實現人事檔案管理的信息化，因而，要充分應用現代信息技術，實現人事檔案管理的信息化和現代化.高校人事檔案管理工作的信息化和現代化，不僅是指應用現代信息技術進行日常的檔案信息資料的整理和匯編，對于歸檔材料進行記錄和統計，而且包括了檔案資料的借間和歸還手續的辦理.人事檔案資料的信息資源的建立和開發.高校應該盡快的將人事檔案管理工作納人到校園網絡環境下所運行的集DSS.MIS及OA于一體的高校信息管理系統之中，建構起一套屬于高校人事檔案管理工作自己的計算機管理體系。要對高校人事檔案管理人員進行相應的技術培訓，提升其業務技能，尤其是計算機技術中相關軟件的應用能力，能夠熟練運用信息管理系統和相關的數據庫技術，能夠熟練掌握多種操作系統，并與同等級別的數據庫進行數據的鏈接和交換。

4 結語

人事檔案管理是對人員管理的一個重要的基礎，有利于發掘人才，是對人才充分使用的一項依據，有利于學校人力資源管理。隨著經濟的發展和社會的進步，人事檔案管理的作用和意義也逐漸加大，傳統的人事檔案管理方法和內容已經不能夠滿足需要，因此需要改變傳統的人事檔案管理模式。開辟新的模式。

參考文獻：

[1]李學軍關于提升人事檔案管理現代化措施的探討[J].中國檔案，2014，4（2）：41-42.

[2]陳秋香.淺談人事檔案管理模式的創新[J].中國檔案管理2012，3（13]：36-37.

（作者單位：濟南外國學校開元國際分校）