加強人力資源檔案管理　為國有企業發展提供保障

劉希娟

【摘要】人事檔案管理工作不僅與個人利益相關，還是國家人力資源管理、開發和利用的重要基礎，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對人事檔案管理工作出現的新問題，采取切實可行的措施、規范，促進人事檔案管理工作健康發展。

【關鍵詞】國有企業? 人力資源? 檔案管理? 加強建議

在社會科學技術水平不斷提高的情況下，要求我們對人力資源檔案管理工作的信息化格外重視，對其影響因素進行探究。只有這樣，才能夠迎合社會發展的需要，提高人力資源檔案管理的工作效率，有效地進行人力資源檔案管理的建設。

一、人力資源檔案管理對于企業發展的重要性

檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國家相關政策法規在培養、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個人經歷、學歷、職稱、社會關系、獎懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標尺。從人力資源開發、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業求才、個人求職提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業的管理更加科學化、規范化、高效化，為各項事業產業的持續、健康、穩健發展打下堅實的基礎。

二、人力資源檔案管理中存在的不足

（一）缺乏對檔案管理的重視

嚴格意義上分析，因為受到傳統因素的影響與制約，檔案管理處于弱勢地位，相關的管理者與領導者缺乏對其重視，其中檔案管理工作的工作量比較大，內容多，國有企業的管理層沒有從本質上認識國有企業檔案管理的現實意義，所以在軟件、硬件上缺乏投資，如此一來則對檔案管理工作的發展造成影響;另外檔案管理人員的整體管理水平存在缺陷，其知識老化與欠缺，國有企業未根據實際的發展情況針對性的制定培訓，導致檔案管理現狀不容樂觀。

（二）缺乏先進的管理方法

就目前而言，國有企業檔案管理方法呈現出滯后性，并無法從本質上滿足時代發展的要求，尤其在近幾年科學技術的不斷發展下，信息化水平有所提高，但是部分國有企業并沒有結合現狀引入信息化水平，仍舊采取傳統的管理方法，其效率則無法提高。還有一點則是很多時候因為效率比較落后，且數據統計不及時，則制約了工作的發展進度。同時，在法律法規方面存在欠缺，沒有根據實際的發展情況制定完善的規章制度，也沒有落實到具體的工作崗位與個人，在發生問題之后出現相互推諉的現象。

（三）管理人員素養過低

毋庸置疑，在國有企業檔案管理中管理人員扮演了重要的角色，發揮了重要的作用，管理人員的綜合素養關系到了檔案管理工作的有效性，但是根據筆者的調查與分析，現階段因為受到多方面因素所帶來的影響，大多數管理人員素養過低，且國有企業也沒有根據實際的情況制定完善的崗前培訓、崗后教育，沒有對檔案管理工作方式進行創新性探索，導致管理人員無法快速學習新的知識與理論，在日常的檔案管理工作中各類問題不斷。

三、加強國有企業人力資源檔案管理的建議

（一）提高認識，加強檔案工作的組織領導

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。企業領導應高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。檔案工作人員也要增強責任心，主動作為，積極向領導宣傳檔案管理政策，及時溝通匯報，爭取上級支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基

企業要將檔案經費列入預算，特別是對檔案的維護、利用、檔案信息化建設等方面要予以重點保障，各部門要配置政治可靠、作風正派、責任心強的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業務知識培訓，豐富專業技術能力。要按標準建設好規范化的檔案室，購置堅固的檔案柜、恒溫恒濕空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，做好通風、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準確采集，確保檔案原始材料的完整性

正確收集、補充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎，隨著市場經濟的不斷壯大，企業尤其是國有企業人力資源管理與服務必須齊頭并進，不斷深化優化，尤其是企業高管之間的崗位流動，對于高管的德能勤績廉考核評價體系必須規范、全面、準確，經得起歷史的檢驗，這就要求我們的檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回原制作部門進行補辦，不屬于歸檔范圍的要及時退回，做到不積壓、不散失。

（四）建設完善的現代人事檔案管理的新模式

改變原先的封閉管理模式，建立社會化開放式的人事檔案管理新模式。“人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充。人事檔案的利用應向本人開放，向本人開放人事檔案目錄，讓其了解自己檔案的內容”，以社會化開放式的人事檔案管理新模式為個人和用人單位提供多樣、全面的人事檔案服務，全面滿足個人和用人單位對于人事檔案的利用需求，樹立人事檔案部門的新形象，推動人事檔案工作的發展。同時，以紙質人事檔案為基礎，建立國家各級人事檔案信息數據庫，供個人和用人單位查詢利用。還可以將不涉及個人隱私內容的人事檔案放到網絡上，采用網絡化的管理和服務方式，供個人和用人單位查詢，增加人事檔案管理部門與用人單位的人才信息交流。

四、結束語

隨著經濟的不斷發展，社會企業對人才的要求越來越高，企業中的人力資源管理也顯得至關重要，而人事檔案管理對人力資源管理有著非常大的影響。企業在日常的發展中就要注重人事檔案的管理，根據人力資源管理管理的新要求，不斷對人事檔案管理進行改革，盡最大的可能為人力資源管理提供基礎，從而促進企業的共同發展。

參考文獻：

[1]張武昌.分析企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].勞動保障世界，2019，（14）：6+10.

[2]趙東艷.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].金融經濟，2018，（18）：122-123.

[3]李佳.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].建材與裝飾，2018，（26）：155-156.

[4]陳平.人力資源管理對人事檔案管理工作的要求分析[J].現代營銷（經營版），2018，（06）：133.