高校學生檔案管理工作發展戰略

葛珊

摘 要：檔案管理在高校管理中占據非常重要的地位。近幾年，高校檔案管理工作飛速發展，取得非常顯著的成效，但是在實際管理中仍然存在一定的問題。本文主要對高校學生檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出解決策略，希望給相關人員提供參考建議。

關鍵詞：高校;學生檔案管理;創新;策略

近幾年，高等教育得到飛速發展，高校越來越重視學生檔案管理工作，成為日常管理工作中的重要內容，檔案管理工作水平的高低直接關乎學校的辦學情況，同時學生檔案信息可以為學校其他部門工作提供輔助作用，促使高校各項工作健康發展。做好高校學生檔案管理工作，可以將學校的真實面貌顯示出來，為后期招生以及學校發展具有不可替代的作用。

一、高校發展過程中學生檔案管理工作的重要作用

高校教學過程中會建立多個檔案，主要來源于教學、科研與管理活動，在促進高校教育事業的發展中提供了重要作用，檔案信息可以為學校的改革與科研提供重要的參考憑據，為教學工作提供資源信息。高校學生檔案作為教學中的重要信息資源，在社會上具有非常重要的價值，得到社會各界的關注與認可。當一些工作需要提供學生檔案信息時，學校不僅能提供傳統的紙質檔案，還應有具有現代化特色內容的檔案，所以學生檔案管理工作需要做出改革，創新工作方式。

二、高校學生檔案管理工作的特點分析

高校在檔案管理工作中主要針對的對象就是學生，由于學生存在個體化差異，所以檔案具有獨特性。

首先，收集檔案具有集中性。每年的9月份開學或者7月份畢業后，開始收集學生的檔案信息。這兩個時間段是學校的檔案流入與流出的關鍵時期，檔案管理工作比較忙碌。其次，檔案具有周期性特點。高校學生的檔案伴隨著學生入學，直到畢業離開，具有一定的周期性，高校保存學生檔案的時間，主要由學生的學制來決定。再次，檔案材料存在多樣性特點。通常情況下高校管理的學生檔案，分為本科與研究生兩種。高校不僅對正常統招的學生檔案進行管理，針對一些預科生、特招生的檔案也要進行管理，加上學生入學情況具有一定的差異，接受檔案的類型就比較豐富多樣，導致檔案材料多樣。最后，檔案內容具有復雜性特點。一般情況下，學生一進入高校，檔案上會開始記錄學生的生活、學習以及各方面的情況，檔案內容過多，比較復雜。

高校學生檔案的復雜多樣性特點，給學校檔案管理工作帶來一定的難度，同時，在面對巨大的壓力之下，學生的檔案管理工作也面臨太多的挑戰。

三、高校學生檔案管理工作中存在的弊端分析

1.對檔案管理工作缺少足夠的重視，管理觀念陳舊

在高校檔案管理工作中會遇到各種各樣的問題，主要原因就是學校對檔案管理管理觀念陳舊，不重視檔案管理工作。有些高校，缺少專門的檔案管理部門，認為只是學生的檔案，不需要專人來管，找個教師兼職就可以，還有一些學校將檔案安排到其他部門管理，無法將檔案信息集中起來，只有在需要時才會臨時收集檔案信息。正是因為對檔案工作的不重視，從而降低了檔案信息的真實性，在學校管理中不能充分發揮出檔案的價值。

2.在學生檔案管理工作中缺少相應的規章制度

由于高校的檔案管理工作缺少相關的制度與統一標準，缺少標準的檔案建立與回歸的時間，進而無法形成統一的學生檔案管理制度，導致學生檔案管理工作成為其他工作的附屬品，學生檔案管理工作毫無規律可查。

3.學生檔案信息不充足

目前高校的學生檔案信息內容上體現的學生素質情況與企業所需要的學習能力、創新能力等方面的材料比較少，其中針對學習情況的評語也相對較少。此外，不同院系班主任提供的評價也不全面，只是簡單的“同意”“情況屬實”等評語，缺少客觀真實的評語。還有些學校，為了保證學生的就業情況，在畢業前將檔案中所有的批評評語刪掉，無法將學生在校期間的真實情況展示出來，更不了解學生的發展特征，檔案信息內容不完善，信息量不夠，檔案本身的作用得不到充分的發揮。

4.學生檔案管理技術落后

大部分高校現有的檔案管理模式比較落后，采用的技術陳舊，檔案管理的方法仍然停留在紙質。近幾年，高校擴招導致學校的檔案存放時間短、流動快，傳統落后的管理方式無法滿足其發展需求。有些高校認識到這一點，開始使用計算機輔助管理，但也僅僅局限在基本信息的管理上，無法發揮計算機的管理能力，未能實現無紙化辦公。

四、提高高校學生檔案管理工作的策略

一份連續、完整的學生檔案，可以從側面反映出學生的學習能力與水平，了解學生在校的生活與學習情況。因此，做好高校檔案管理工作，就能為用人單位選擇人才時提供有利參考。為了能快速解決檔案管理工作中存在的弊端，需要提出相應的解決措施。

1.加強學生檔案管理工作的意識

首先，從領導層著手，增強領導對檔案管理的意識，轉變思想重視檔案管理工作。其次，在校內成立專門的檔案管理部門，引進更多專業的檔案管理人才，建立一支專業技能高的檔案管理隊伍，專職人員負責管理工作，保證檔案管理工作的專業化流程，及時收集檔案信息資料，創建全面、連續、完善的學生檔案的目標。

2.實現高效管理工作，按照規定對檔案及時歸檔

根據學生的實際情況，出臺與高校檔案管理有關的法規，保證學生檔案管理工作開展中有所依據。采用規范的方式強化人們對檔案管理的意識，建立標準化、規范化的檔案管理模式，確保高校學生檔案管理工作可以順利開展。

3.學生檔案要及時調整

學生在校期間的生活與學習，都會在檔案中完整的展示出來，可以將學生所有的成長都記錄在其中。社會飛速發展的過程中，社會上對人才的需求也在發生變化，傳統歸檔方式與范圍已經不能滿足用人單位對畢業生的需求。在原有的檔案中，沒有記錄學生創新能力、情商、心理健康以及誠信等內容，這些內容是學生在校的真實表現，反映了學生個性化發展的特征，正是用人單位需要了解的部分。因此，高校學生檔案管理工作需要緊隨時代的部分，在不斷地發展中改進自己的工作方式，并且根據實際情況擴大歸檔的范圍，讓學生的檔案更具有實用價值。

4.促進檔案管理工作的自動化辦公

在檔案信息管理中不僅要注重信息的完整性，還要使檔案信息數字化。網絡化建設讓高校檔案管理工作可以實現自動化辦公流程。目前，高校會通過網上招來大量的學生，在高校中會出現紙質檔案與電子檔案并存的管理模式，在高校原有的管理信息系統中，可以開發出檔案管理的功能，讓學生通過網絡將自己在學校的生活與學習經歷都記錄在上面，之后利用信息系統原有的功能進行操作與管理，將學生記錄好的檔案信息，進而建立一套網絡化的管理體系，按照步驟對學生的信息內容分類與整理，當進入到系統之后就會出現學生的檔案內容。通過這樣的方式，減輕了檔案管理工作人員的任務，提升了學生檔案的利用率，只要在網絡上輸入信息，就會馬上出現要查到的檔案內容，同時針對原有的紙質檔案需要不斷的整理與跟蹤，建立完整的檔案管理新模式，保證學生的檔案內容具有真實性與完整性。

5.借助科學技術手段，提高檔案管理工作效率

在高校檔案管理過程中，可以借助先進的軟件與硬件設備，加大資金投入，適當的增加高校檔案管理基礎設施的建設與發展，已經成為檔案管理工作順利開展的前提條件。所以，為了提高高校檔案管理工作效率，高校需要結合實際辦公情況，適當的增加硬件與軟件的投入，建立檔案管理專屬的數據庫。例如，在高校檔案管理過程中，針對內容出發，利用數據庫的優勢，將學生檔案信息進行分類，從檔案類型出發，可以將檔案分為紙質類、照片類以及音頻、視頻類等。

五、結論

綜上所述，高校學生檔案管理工作在高校中占據非常重要的地位，可以將學生在校的真實情況詳細展示出來，成為用人單位的主要參考材料。但是在實際檔案管理工作過程中仍然存在一定的弊端，然而這些弊端想要徹底解決，最好的辦法就是創新高校檔案管理的方法與模式，加強學校對學生檔案管理的重視，轉變傳統檔案管理的模式，促使檔案管理實現自動化辦公流程，提高檔案管理工作的效率，針對學生的個性化發展情況，適當地調整檔案內容，促使檔案管理工作為學校發展貢獻力量。

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（作者單位：武漢理工大學檔案館）