試述檔案利用服務的兩個前提和四項原則

張曉培

摘 要：檔案利用服務是《檔案法》所規定的檔案館向社會提供的一項公共服務。做好這項服務的前提，一是心中有數，二是態度端正。同時須遵循：牢記法律法規，違法違紀的事情不能做。明確服務邊界，超范圍的事情不要做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認同檔案利用的有限性，有違檔案利用規律的事情不提倡做四項原則。

關鍵詞：檔案;檔案利用;利用;利用服務;前提;原則

一、前言

檔案利用服務是《檔案法》所規定的公共服務之一，但在我國現行《檔案法》中并沒有明確的法律條文規定。學界對此有不同表述，并沒形成統一的認識。

在我國，檔案利用服務是指“檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據，通過一定的方式和方法，直接提供檔案信息為社會各項事業服務的一項業務活動。”這個定義強調的核心要素分別是檔案保管部門、所收藏的檔案、提供檔案信息，為社會服務。“在西方是指檔案工作人員按照利用者的要求以其所管理的檔案提供的各種服務。”這個定義強調的核心要素則分別是：檔案工作人員、所管理的檔案、按照利用者要求、提供各種服務。雖然在表述上有所不同，但都對檔案服務的主體（檔案保管部門和檔案工作人員）、范圍（所收藏的檔案和所管理的檔案）、類型（提供檔案信息，為社會服務、提供各種服務）進行了界定。在檔案利用服務中，檔案服務主體檔案保管部門的檔案工作人員居于主導地位，在檔案服務中起著舉足輕重的作用。而檔案工作人員想做好檔案服務，需要滿足一定的條件。本文將這些條件歸納為兩個前提和四個原則。

二、兩個前提——心中有數、態度端正

如何作好檔案利用服務，歸根結底就兩條：一是心中有數，二是態度端正。這兩條既是檔案利用服務的要求，也是做好檔案利用服務的前提條件。

1.心中有數。所謂“心中有數”，專業術語謂之“熟悉館藏”，就是指檔案保管機構（檔案館、檔案室、檔案中心等）的檔案工作人員，應當清楚所在機構保存檔案的情況。“心中有數”至少包括三個內容。首先是要清楚機構（檔案館、檔案室、檔案機構）所藏檔案的起止年代與保管范圍。其次是要清楚由于機構改革造成的機構所藏檔案結構變化及流向。這方面又包括外部變化（立檔單位的裁撤、拆分、合并、設立、更名）和內部變化（內設機構的裁撤、拆分、合并、設立、更名）。再次是所藏檔案的具體門類、內容、庫房分布、保存位置等等。心中有數，既是檔案工作人員應當具備的基本功，也是一名檔案工作人員是否稱職的最低標準。

但長時間以來，在檔案利用服務研究中，熟悉館藏，作到心中有數的占位一直不夠高。作者對1980～2019年知網數據庫全文涉及熟悉館藏、態度、端正態度文獻數量與檔案利用服務文獻數量和占比進行了統計，其中熟悉館藏文獻與檔案利用服務的年占比最高15.38%，平均只占3.17%。從熟悉館藏、態度、端正態度文獻與檔案利用服務文獻占比趨勢（見圖1）看，這是一條明顯的下滑線，呈萎縮之勢。這表明30年來，檔案利用服務研究中涉及熟悉館藏的內容呈現明顯的下降趨勢。這種趨勢對檔案利用服務產生的負面影響沒有得到應有的重視。

2.態度端正

所謂“態度端正”，專業術語謂之“明確職責”。這里沒有用常用的態度要好，而用“態度端正”。是因為態度好的“好”是個相對標準，并沒有可以度量的恒定標準。而態度端正的“正”，是有標準有度量的。態度好強調的是感官舒適，而態度端正，不僅包括了感官舒適，還強調從內心明白檔案工作者為利用者服務的初心與本分。如果說，態度好是為了提高“查詢率”，用舒適的感官體驗吸引更多的利用者來查檔，那么態度端正則是為了提高“查準率”、“查到率”，用高效準確的查詢完成和滿足“利用者的要求”。

表1可見，全文中涉及態度的文獻數量遠高于涉及熟悉館藏文獻的數量，規模上是熟悉館藏文獻的8倍多，數量總體上呈擴張型。趨勢上從圖1中的趨勢線看，是一個上升趨勢，與熟悉館藏趨勢正好相反。這說明在檔案利用服務研究上，研究者對服務態度的關注要高于對熟悉館藏的關注。

進一步觀察表1中的數據發現，涉及“態度端正”的文獻數量，與涉及“態度”的文獻數量相差較大，總量還不及涉及“態度”文獻的零頭。說明研究者對檔案利用服務“態度”的關注度高，而對檔案利用服務“態度端正”的關注度不高。雖然說研究文獻中反映出的傾向，未必能完全反映實際工作的情況，但至少這種研究導向，應當引起我們的注意。檔案工作者應當將“端正態度”放在檔案利用服務的重要位置。

三、檔案利用服務應遵循的四項原則

檔案利用服務有四項原則必須遵循。這四項原則是：明確法律邊界，違反法律法規的事情不能做。牢記職責范圍，超越職權的事情不能做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認同檔案利用的有限性，有背檔案利用規律的事情不提倡做。

1.依法-牢記法律法規，違法違紀的事情不能做

檔案利用服務是由《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規，《會計檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》等部門規章以及各項地方檔案法規、各級人民政府規范性文件所規定的檔案服務行為。這一行為，具有法定性。因此，檔案利用服務必須在法律法規規定的范圍內進行，不得隨意和超范圍提供服務。做到這一點，其實就是要求我們在檔案利用服務中“守法”。要“守法”就先要知法、懂法，熟悉檔案利用服務中的相關法律、法規、規章及各級政府及上級本級的規范性文件，在檔案利用服務工作中，時時刻刻提醒自己遵紀守法。

2.有度-明確服務邊界，超范圍的事情不要做

抽象的檔案利用服務可以是無限的，但具體的檔案利用服務是有限的。具體到某一個檔案保管機構，其所能提供的檔案利用服務邊界就是“其所管理的檔案”所涉及的范圍。

3.檔本-熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做

當前有一種以信息共性替代檔案特性，進而將用于其他信息集合體的利用方式、方法，盲目地應用到檔案利用上的傾向。最典型的就是將一般信息利用規律搬到檔案利用服務上。理由一：信息就要利用，利用越多，信息就越有價值。檔案信息是信息，所以檔案利用越多越有價值。這種觀點實質上是一種基于圖書館思維的觀點——傳播的越廣越好。理由二：信息越開放，信息就越有價值。檔案是信息，檔案也應該開放，檔案越開放，就越有價值。這種觀點實質上是一種基于情報學思維的觀點——獲取越便利越好。理由三：政府信息必需公開，文件是政府信息，檔案又是由文件轉化而來，所以檔案應當公開。這種觀點實質上是一種基于邏輯混亂的觀點——隨意偷換概念。這些觀點，如果僅僅作為個人學術觀點，是可以存在和討論的。但是，如果要運用到檔案利用服務中，就必須謹慎對待。不可以盲目采信，更不可以將學術觀點當作操作規范。必須將學術研究、學術討論與具體工作規范嚴格區分開來。以檔為本，堅持“檔本”是每個檔案工作者都要謹記在心的。

4.科學-認同檔案利用的有限性，有違檔案利用規律的事情不提倡做

抽象的檔案利用服務可以是越多越好，服務范圍越大越好，利用率越高越好。但具體的檔案利用服務并不是這樣。檔案既不是利用越多越好，服務范圍也未必是越大越好，利用率也不一定就是越高越好。檔案利用有其內在規律，這些規律歸納越來就是劉東斌提出的檔案利用五定律。既檔案利用的用少性、時效性、區域性、專一性和一次性。這“五性”，概括成一句話就是：特定檔案館的利用范圍是有限的，通過改變利用方式及利用手段無助于提高檔案利用率。期望通過改變利用方式、方法、手段提高檔案保管機構所保管檔案的利用率，有違檔案利用規律，也無法達到提高檔案利用效率的目的。因此，這種有違檔案利用規律的事不提倡做。

參考文獻：

[1]張 妤.基于檔案工作技術革命的檔案學理論創新問題研究[D].天津：天津師范大學，2008

[2]黃霄羽.國際檔案大會關于檔案開放和利用研討之述評[J].檔案管理，1996

[3]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理，2004

（作者單位：鄭州大學檔案與校史館）