醫院人事檔案的精細化管理研究

嚴松華

【摘 ?要】現如今，醫療衛生事業逐漸發展，高端醫療普及，這對絕大部分醫院各方面的提升和發展提出了新的要求。人事檔案管理作為醫院人事管理中十分重要的一個部分，對人事信息的管理以及醫院整體的發展有著巨大的影響。因此，對于人事檔案進行精細化管理是目前醫院在新形勢下必須要重視的問題。論文針對醫院人事檔案的精細化管理展開了討論和分析。

【Abstract】Nowadays， the gradual development of medical and health services and the popularization of high-end medical services put forward new requirements for the promotion and development of most hospitals in all aspects. As a very important part of hospital personnel management， personnel file management has a huge impact on the management of personnel information and the overall development of the hospital. Therefore， the fine management of personnel files is a problem that hospital must pay attention to in the new situation. This paper discusses and analyzes the fine management of hospital personnel files.

【關鍵詞】醫院;人事檔案;精細化管理

【Keywords】hospital; personnel files; fine management

【中圖分類號】R197.322 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）01-0003-02

1 引言

隨著醫院人事制度改革的不斷推進，醫院人事檔案作為醫院選拔及培養人才的重要信息參考，醫院人事檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。鑒于此，進一步加強醫院人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，實現精細化管理，提高人事檔案的有效利用率顯得尤為重要。本文從醫院人事檔案管理中存在的問題和如何解決問題實現精細化管理這兩個方面進行了詳細闡述。

2 醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 醫院對人事檔案管理的重視程度不高

人事檔案的作用并不能產生直接的經濟效益，短時間內不會產生很大的作用，因此，多數醫院領導層存在對人事檔案重視不夠的問題，認為檔案的存在只是程序化的東西，人事檔案就是一張紙，說明不了什么，也不會出現太大的問題，把注意力更多的放在了醫療技術和醫療品設備上，長此以往，會造成人事檔案管理存在各種問題，如人員信息缺乏、檔案材料遺失等問題，人事檔案關鍵信息的缺失，甚至會影響許多關鍵崗位的醫生無法得到進一步的發展，導致人才大量外流，還可能出現人員信息錄入不全或者根本不存在的情況，產生不必要的麻煩和糾紛，對醫院造成很大的負面影響，大大阻礙醫院的發展[1]。

2.2 人事檔案管理人員的結構不合理、缺乏專業的知識素養

醫院人事檔案具有數量大、專業性強、機密性高等特征，對醫院極為重要。按照《干部人事檔案工作條例》要求，每一千份檔案應配備一名檔案管理人員，這就要求醫院應該做到專人、專業管理，管理人員必須具有相應的管理能力和專業知識素養。而現在絕大部分醫院都是一些行政人員或醫務人員對檔案進行兼職管理，導致檔案管理人手不足，也缺乏專業的人事檔案管理人才，尤其是擁有較高的信息化管理水平的人才，勢必降低醫院人事檔案管理的質量，存在材料歸檔不及時、檔案材料歸集出現錯誤等問題，大大影響了人事管理的效率，阻礙醫院的進一步發展。

2.3 人事檔案的管理方法落后，管理效率低

作為知識密集且人員較多的醫院來說，人員流動非常大，這就要求管理人員提高工作和管理效率，采用先進的管理方法來加強對人事檔案的管理。目前，絕大部分的醫院仍然采用傳統的管理方法，出現離職的人員信息沒有完全刪除，入職的新員工信息錄入不及時等問題，極易導致人員檔案混亂，影響醫院的人事管理工作效率。

3 解決問題和實現醫院人事檔案精細化管理的相關策略

3.1 提高對人事檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

醫院對于人事檔案的管理不夠重視主要有兩個原因：一是相關部門沒有對醫院的檔案管理進行有效的引導和指導;二是醫院自身缺乏人事檔案管理的意識。因此，相關部門應與醫院共同努力，加強對人事檔案的管理，建立嚴格有序的管理制度，提高管理效率，促進醫院的發展。例如，相關部門應對醫院的人事檔案管理情況進行全面而具體的了解和分析，聘請專業的人事檔案管理人才針對每一個醫院人事檔案管理存在的問題提出切實可行的建議，引導醫院有效地開展管理工作，并且派遣專門的監督人員對人事檔案管理工作進行有效的監督，提高醫院對于人事檔案管理的重視程度[2]。

3.2 優化人事檔案管理人員結構，實現專業有序的檔案管理

醫院應加大資金投入力度，招聘人事檔案管理專業人才，或者選拔責任心強、管理知識和經驗豐富、管理技術和水平高的人員對醫院人事檔案進行有效管理并對這些人才展開相關的培訓，熟悉整個醫院的管理結構和人員分層，使其與人事檔案的管理工作相符合，更好地開展管理工作。另外，為了提高這些人才的積極性，充分發揮自己的才能，醫院應為這些管理人員制定相應的職業規劃，建立競爭機制和相關的激勵機制，充分調動管理人員的積極性和主動性。例如，醫院可以針對人事檔案管理部門設置不同的職位，根據管理人員的表現進行升職或降職，并且設置一些物質獎勵和精神獎勵，激勵管理人員，大大提高管理效率和工作效率。

在優化人事檔案管理人員結構的同時，醫院應進一步完善管理制度，嚴格按照規章制度進行檔案的分類和管理，將人員信息有序地錄入檔案當中，促進醫院的發展。例如，醫院可以對人事檔案開展信息化建設，對管理人員進行計算機操作培訓，提高管理人員的計算機技能和應用水平，實現人事檔案的精細化管理。

3.3 建立完善的人事檔案信息數據庫

2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》。與舊版《條例》比較，新《條例》明確增加了檔案信息化建設和信息資源開發的要求。新形勢下，構建安全、便捷、共享、高效的干部人事數字化檔案網絡，有利于保證全面且豐富的人員信息管理，有助于優化醫院人才結構，促進醫院的發展。

人事檔案紙質存檔資料作為原始信息載體，不論是對個人還是對工作來說都至關重要，但難以保證不會出現管理不善等原因造成紙質檔案丟失的情況，人員的信息也會無從查證，對個人對工作都會造成不必要的麻煩和困擾，同時，也不便于統計和排序，大大降低了管理工作效率。隨著信息化時代的發展，醫院也應緊跟時代潮流，將信息化技術應用到人事檔案的管理當中，采用計算機錄入信息，將每一個醫務人員的信息材料錄入檔案當中，創建統一的人事檔案信息數據，將人事檔案進行有效分類，建立完善的人事檔案信息數據庫，提高管理的效率，促進醫院和醫務人員的發展。

3.4 采用先進的信息化管理方法，提高管理效率，進一步促進醫院發展

人事檔案的信息化管理是指將原始的人事檔案材料通過應用數字化掃描技術進行計算機信息錄入，并進行分類的管理方法，是一種十分先進且高效的檔案管理方法。因此，醫院應充分認識到信息化管理的重要性，積極地采取計算機技術對人事檔案進行全方位的管理，大大提高管理效率，促進醫院事業的進一步發展。第一，建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項系統性工程，準確的數據源是基礎，針對醫院人員眾多、人事檔案材料數量龐大的實際情況，醫院應為人事檔案的信息化數據建設提供充足的人力、物力、資金保障，確保人事檔案管理體系的革新和完善，精準采集，嚴格審核，把好數據的“入口關”。一方面，要嚴格采集程序，準確錄入干部的學歷、職稱等基本信息，將現有紙質檔案轉化為直觀的電子圖片文檔，確保干部人事檔案的完整性;另一方面，要進行嚴格的材料鑒定審核，對涂改、造假等問題一律實行“零容忍”，去偽存真，查漏補缺，確保干部人事檔案的權威性[3]。第二，建設干部人事檔案信息化系統應建立長效機制，充分保證信息的實時更新與完善，這就要選拔具有高政治素養、高度責任感和過硬專業技能的專職檔案管理人員，及時歸檔錄入、隨時更新干部的職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等動態信息，同時，要注重檔案信息與其他資源的整合，實現統計功能與干部數據庫的實時聯動，為作出科學合理的決策提供數據支持，實現檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。第三，醫院要確保人事檔案信息化管理的安全性，加強監管。人事檔案具有私密性，關乎每一位職工的切身利益，因此，確保信息的安全是十分重要的。一方面，要構建全方位、多維度、立體化的監督體系，以科學、規范、嚴密的督查制度來保證系統的可靠運行;另一方面，管檔人員在利用信息技術進行管理時，應借助互聯網中的防火墻和殺毒軟件等工具，全方位做好信息的保護工作，堅決杜絕泄露信息，并建立相應的追責制度，從嚴管理，嚴肅問責。

4 結語

總而言之，人事檔案管理對醫院具有十分重要的影響，醫院應充分重視檔案的管理工作，建立嚴格的檔案管理制度，優化管理人員結構，并且采用信息技術進行高效的管理，建立完善的人事檔案數據庫，對醫院的每一位員工負責，讓每一個人都得到充分的發展，進而促進醫院的發展。

【參考文獻】

【1】侯杰.醫院人事檔案的精細化管理分析[J].智慧健康，2018（11）：11-13.

【2】宗靜娟.醫院人事檔案精細化管理分析[J].蘭臺內外，2019，247（10）：47-48.

【3】張衛，李薇，劉麗娜.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫學，2015，35（z2）：401-402.