醫(yī)學(xué)檔案管理工作要點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)探究

李楠

【摘 要】醫(yī)學(xué)檔案管理工作是醫(yī)學(xué)發(fā)展不可或缺的堅(jiān)實(shí)后盾和保障，是推動(dòng)醫(yī)學(xué)發(fā)展的一大助力。通過對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行闡述，并對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出在其發(fā)展過程中所存在的問題以及亟待解決的弊端，并提出針對(duì)性的措施和方法，使醫(yī)學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)明朗化。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)檔案;檔案管理;工作要點(diǎn);發(fā)展趨勢(shì)

【中圖分類號(hào)】R197.323 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-8714（2020）03-0-02

伴隨著社會(huì)科技的進(jìn)步和醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)展，越來越多的醫(yī)學(xué)檔案都需要進(jìn)行檔案管理。醫(yī)學(xué)檔案不僅僅是醫(yī)學(xué)發(fā)展進(jìn)程的反映，還是整個(gè)醫(yī)院科研成果和醫(yī)學(xué)應(yīng)用能力的反映。因此，醫(yī)學(xué)檔案的管理工作需要十分重視。目前由于相關(guān)管理的滯后性使得醫(yī)學(xué)檔案管理工作進(jìn)展受制，需要改變現(xiàn)狀就得保障工作要點(diǎn)的順利進(jìn)行和突破，緊跟醫(yī)學(xué)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 醫(yī)學(xué)檔案管理的工作要點(diǎn)

1.1檔案管理的首要條件

進(jìn)行材料的收集，在材料文件的形成和組建的時(shí)候，作為管理人員就要把握住相應(yīng)的文件是如何形成的，要找到文件形成時(shí)候的對(duì)應(yīng)規(guī)律，然后再利用能夠使用的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檔案資料的合成和收集，在整理的時(shí)候需要保證資料的完整性，并且要保證每個(gè)步驟上的規(guī)范性，把握好時(shí)間，在文件需要進(jìn)行查閱時(shí)做好對(duì)應(yīng)的工作，在各個(gè)部門落實(shí)好文件的回收工作[1]。醫(yī)學(xué)檔案管理的工作要點(diǎn)就指明要想做好檔案管理，就必須首先做好文件的收集整理工作，落實(shí)文件的情況，還要做到及時(shí)回收，保證檔案的完整性。

1.2檔案管理的要點(diǎn)

做到有層次有選擇，在整理檔案的時(shí)候也要分清主次，把握需求的重點(diǎn)，將重要的檔案提前進(jìn)行整理歸檔，保證重點(diǎn)文件本身的時(shí)效性，在選擇歸檔的時(shí)候一定要注意當(dāng)前歸檔的文件是否已經(jīng)完成當(dāng)前階段需要解決的問題，必須保證歸檔的檔案嚴(yán)謹(jǐn)有序。而且在檔案歸檔整理中，要具有敏銳的觀察和判斷力，認(rèn)真細(xì)致的觀察材料中所闡述和解決的問題，將其中內(nèi)容和形式作用相似的文件進(jìn)行篩選，選擇其中的有效信息進(jìn)行存檔，不要將許多繁長冗雜的內(nèi)容重復(fù)的歸檔，保障檔案管理的有效利用度[2]。而且在歸檔時(shí)要注意到文件的關(guān)聯(lián)性和主次，將有聯(lián)系的材料整合在相同的卷組之中，這樣不僅能保證資料的完整性，還可以在需要使用資料的時(shí)候更簡單明了的找到相應(yīng)的資料，提高文件的利用效率，保證檔案利用價(jià)值的最大化。在檔案管理中需要?jiǎng)澐趾脵n案需要進(jìn)行保管的年限，定期清理無用檔案，保障所存檔案的價(jià)值。

2 醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1醫(yī)學(xué)檔案管理制度與現(xiàn)代化進(jìn)程脫軌

雖然說為了適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各地區(qū)都有進(jìn)行了對(duì)醫(yī)院管理制度的制定和完善，但是對(duì)于管理工作中的醫(yī)學(xué)檔案管理觸及的卻是寥寥幾語，更有甚者連醫(yī)院進(jìn)行的考察中都沒有檔案管理的存在。作為一個(gè)鮮有人問津的區(qū)域，自然導(dǎo)致了許多問題，檔案管理人員思想懈怠，消極怠工，造成收集的檔案效率不僅低而且收集的檔案還并不完整。

2.2檔案信息化管理人才缺失

醫(yī)學(xué)研究周期都是比較長的，并且過程中還有各種多樣化的信息記載，很多不同的研究課題都有不同的載體形式，記錄的載體和形式也都有所不同，這就導(dǎo)致進(jìn)行醫(yī)學(xué)檔案管理需要較長的時(shí)間跟進(jìn)，并且需要一定的專業(yè)性知識(shí)去進(jìn)行分門別類的管理，分類和整理。管理人員缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)就會(huì)導(dǎo)致工作效率低下。

2.3檔案管理缺乏現(xiàn)代化設(shè)備和手段

如果只是通過手工進(jìn)行資料檔案管理，那么肯定會(huì)出現(xiàn)一系列的諸如工作效率低下，歸檔信息不全等問題，在科技發(fā)展的當(dāng)下，信息化時(shí)代的到來，電子檔案逐漸應(yīng)用于醫(yī)學(xué)研究領(lǐng)域，但是很多存檔設(shè)備都達(dá)不到要求，致使現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程受阻，而且大多數(shù)的基層醫(yī)院還是多以紙質(zhì)檔案作為主要的檔案管理手段，落后的設(shè)備使得信息化和數(shù)字化的檔案管理很難進(jìn)行突破，自動(dòng)化管理遲遲無法實(shí)現(xiàn)。

3 醫(yī)學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及創(chuàng)新

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度的不斷加深，許多新興技術(shù)不斷投入到醫(yī)學(xué)建設(shè)中去，對(duì)于檔案管理的管理手段和管理流程都具有非常大的益處。同時(shí)在當(dāng)下這個(gè)信息時(shí)代中，檔案管理也會(huì)逐漸公開化，管理理念會(huì)逐步轉(zhuǎn)變和提升，這對(duì)于檔案管理的合理性和有序性也是有極大裨益的。同樣的，根據(jù)現(xiàn)象尋求措施也是對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的一個(gè)探討。

3.1促進(jìn)管理制度與現(xiàn)代化進(jìn)程接軌

給予檔案管理足夠的重視程度，通過規(guī)范合理的制度保障構(gòu)建新型優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度，與現(xiàn)代化管理接軌，貫徹落實(shí)好檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量，針對(duì)材料收集、整理歸檔、取調(diào)使用等流程都進(jìn)行專門的管理措施應(yīng)用。提高檔案管理人員的熱情和工作積極性，從資料收集到歸檔管理都給予相應(yīng)的保障，讓檔案管理人員能夠行之有效的實(shí)現(xiàn)最佳管理目標(biāo)。

3.2提升信息化時(shí)代下的人才素養(yǎng)

檔案管理工作既然需要相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，那么對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)就是十分必要的，管理者的能力高低是管理工作能否有效開展的重中之重[3]。首先從內(nèi)部建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度，并且逐步進(jìn)行完善健全，定期或不定期開展培訓(xùn)課程和培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理者實(shí)時(shí)提升自己的管理能力和管理水平，更好的推動(dòng)管理工作的開展。同時(shí)挖掘優(yōu)秀的具備信息化管理能力的人才對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化推動(dòng)，發(fā)揮優(yōu)秀人才在信息化時(shí)代中的關(guān)鍵作用，提升檔案應(yīng)用更大的力量。

3.3推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的自動(dòng)化管理

在現(xiàn)代化信息模式下，可以使用智能管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。比如將需要進(jìn)行歸檔的檔案進(jìn)行分類編碼，將實(shí)體檔案運(yùn)用整理的方法通過編碼的方式形成設(shè)計(jì)方案，在管理系統(tǒng)中模擬整個(gè)管理的運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編制運(yùn)行。這就是通過輸入方案名稱，選擇和實(shí)體檔案架同樣的組成部分進(jìn)行輸入，然后對(duì)已經(jīng)設(shè)定好的檔案門類進(jìn)行編碼輸出，自動(dòng)顯示在整理檔案門類界面。通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和區(qū)塊鏈技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃瑋.探析醫(yī)院檔案資源重要性與管理工作要點(diǎn)[J].傳媒論壇，2019，2（09）：153.

[2] 趙繼業(yè).淺析醫(yī)院檔案歸檔工作要點(diǎn)[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2017，4（14）：2720-2721.

[3] 周建華.婦幼保健院檔案管理實(shí)踐中的問題與新思路解讀[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：135.