基于武漢東湖學(xué)院圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

楊旭 姜羿

摘? 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，圖書(shū)館管理系統(tǒng)也得到了很大的發(fā)展。圖書(shū)館管理系統(tǒng)是圖書(shū)館圖書(shū)資源、儲(chǔ)存等相關(guān)信息的重要工具，將會(huì)直接影響到整個(gè)圖書(shū)館管理工作的效率以及質(zhì)量。本文是以是以武漢東湖學(xué)院圖書(shū)館為例，進(jìn)行圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)分析。現(xiàn)在大多數(shù)圖書(shū)館都開(kāi)始采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)，引進(jìn)一些相關(guān)設(shè)備來(lái)不斷方便人們的日常閱讀，充分提升圖書(shū)館管理工作的質(zhì)量及效率。但是我國(guó)圖書(shū)館管理系統(tǒng)發(fā)展時(shí)間較短，系統(tǒng)不夠成熟，因此其中還是存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題直接影響到圖書(shū)館管理效率。本項(xiàng)目是以圖書(shū)館管理為基點(diǎn)，對(duì)圖書(shū)館流程中的現(xiàn)有問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查研究，進(jìn)行系統(tǒng)管理分析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)行系統(tǒng)分析，數(shù)據(jù)流程分析，系統(tǒng)設(shè)計(jì)策略，可行性分析

一、案例背景：

“書(shū)籍是人類進(jìn)步的階梯”。因此，在國(guó)內(nèi)大多數(shù)高校里，都建立了自己的圖書(shū)館。在任何一所高校的圖書(shū)館里，圖書(shū)的數(shù)量都是相當(dāng)驚人的。這么大規(guī)模的藏書(shū)，如何通過(guò)有限的人手進(jìn)行有效的管理，是一個(gè)很艱巨的任務(wù)。

在計(jì)算機(jī)普及以前，圖書(shū)館的管理全靠人工完成。書(shū)記的登記入庫(kù)、保管、記錄借出情況等，這些繁瑣的事情占據(jù)了圖書(shū)館工作的絕大部分時(shí)間和人手。如今，現(xiàn)代化的圖書(shū)館已經(jīng)大大減少了用于書(shū)籍保管和登記等工作的員工人數(shù)。這一巨大的改變的根本原因，就是管理信息系統(tǒng)的出現(xiàn)。對(duì)于一個(gè)圖書(shū)館進(jìn)行信息管理系統(tǒng)是一個(gè)龐大的工程，這里我們就簡(jiǎn)要以武漢東湖學(xué)院圖書(shū)館信息管理系統(tǒng)為例，對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的主要部分進(jìn)行介紹。

1.1系統(tǒng)目標(biāo)

圖書(shū)館管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，主要是為了適應(yīng)圖書(shū)館綜合管理的要求。針對(duì)管藏圖書(shū)越來(lái)越多的現(xiàn)狀，不僅應(yīng)該，而且必須建立一個(gè)完整的圖書(shū)館操作系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的管理模式，加速圖書(shū)館管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。具體目標(biāo)如下。

a.圖書(shū)館各業(yè)務(wù)部門全部實(shí)現(xiàn)在windows平臺(tái)局域網(wǎng)內(nèi)的自動(dòng)化管理，書(shū)籍的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

b.充分發(fā)揮圖書(shū)館藏書(shū)的利用率，方便讀者借閱圖書(shū)。

c.讀者可以通過(guò)公共查詢系統(tǒng)，對(duì)圖書(shū)館館和個(gè)人數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。

d.讀者可以自行辦理圖書(shū)預(yù)約、續(xù)借等相關(guān)手續(xù)，自動(dòng)進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)和計(jì)算

e.使讀者能夠方便地了解圖書(shū)館服務(wù)的相關(guān)信息，還可以使之通過(guò)不同的授權(quán)，檢索和利用圖書(shū)館光盤鏡像服務(wù)器提供的中文鏡像數(shù)據(jù)、光盤數(shù)據(jù)等。

二.問(wèn)題描述

2.1現(xiàn)狀調(diào)查

①機(jī)構(gòu)設(shè)置根據(jù)調(diào)查，校圖書(shū)館設(shè)置為八部一室，即采編部、流通部、期刊部、閱覽部、服務(wù)部、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)部、教材部、學(xué)報(bào)部和辦公室。管理信息系統(tǒng)的建立，也必須以現(xiàn)有的組織機(jī)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，針對(duì)每個(gè)部門的具體功能和相互利用的關(guān)系進(jìn)行建立。

②個(gè)各部門主要職責(zé)這里選取幾個(gè)主要部門的功能進(jìn)行介紹。

采編部：主要負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資料的采訪、征集、驗(yàn)收、分類、編目、加工和整理調(diào)配等工作。

流通部：主要負(fù)責(zé)基本書(shū)庫(kù)的組織管理和圖書(shū)的外接工作。

期刊部：主要負(fù)責(zé)報(bào)刊和期刊的組織管理、閱讀服務(wù)以及文獻(xiàn)資料的復(fù)印工作。其中包括中文期刊、外文期刊、報(bào)紙、過(guò)期期刊、復(fù)印室等。

閱覽部：主要負(fù)責(zé)專業(yè)書(shū)籍閱覽室，新書(shū)借閱室，學(xué)生閱覽室的組織管理以及圖書(shū)的外界服務(wù)等工作。

辦公室：主要負(fù)責(zé)圖書(shū)館日常行政管理工作，負(fù)責(zé)辦理借閱證、補(bǔ)證手續(xù)以及收繳圖書(shū)管理的押金，同時(shí)負(fù)責(zé)辦理有關(guān)圖書(shū)借閱的其他事宜，如借閱證、圖書(shū)的遺失賠償?shù)仁掷m(xù)。

現(xiàn)行模式存在問(wèn)題根據(jù)調(diào)查，該大學(xué)圖書(shū)館主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題。

缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。開(kāi)發(fā)一個(gè)現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)需要一定數(shù)量既懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，又懂得圖書(shū)館里的專業(yè)人員。目前，在圖書(shū)館現(xiàn)有人員中，缺少足夠的該方面人才。可能會(huì)影響到系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的質(zhì)量和周期。

資金不足。建立一個(gè)完整的圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)，需要較多的投資，主要用于機(jī)房建設(shè)、設(shè)備的購(gòu)置、人員培訓(xùn)以及軟件的安裝和后期的維護(hù)工作等。

2.2建議的新系統(tǒng)

根據(jù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目標(biāo)，以及現(xiàn)行系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題，建議新系統(tǒng)采用危機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠與校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)連接，可以合供書(shū)商完成連接，同時(shí)，新系統(tǒng)應(yīng)該能夠做到管理自動(dòng)化，輸入、輸出標(biāo)準(zhǔn)化，文獻(xiàn)存儲(chǔ)高密度化，情報(bào)利用大眾化等。

圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，將對(duì)現(xiàn)行的管理系統(tǒng)產(chǎn)生一定的影響，但是并不強(qiáng)烈，適應(yīng)這種影響的重點(diǎn)在于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及適應(yīng)自動(dòng)化的管理模式。專業(yè)人員的變化并不大，除了增加一部分計(jì)算機(jī)專業(yè)人員外，現(xiàn)有的工作人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，都可以逐步適應(yīng)自動(dòng)化的管理，要求學(xué)會(huì)圖書(shū)館信息管理系統(tǒng)的使用。

三.IE分析方法

3.1可行性分析

1）技術(shù)可行性分析目前，隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，許多復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成功建立，相比而言，圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的。因此，從技術(shù)角度來(lái)講，完全可以建立一個(gè)適用的、相對(duì)簡(jiǎn)單的圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)。

2）經(jīng)濟(jì)效益分析圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與眾多因素有關(guān)，不宜采用傳統(tǒng)的一次性投資效益估計(jì)。開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的投資主要用于管理領(lǐng)域，但經(jīng)濟(jì)效益主要體現(xiàn)在科研、教學(xué)等其他方面。管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，可以使管理體系合理化和管理信息標(biāo)準(zhǔn)化，更好的對(duì)文獻(xiàn)加以利用，改進(jìn)了管理的手段，為文獻(xiàn)和圖書(shū)的采購(gòu)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。同時(shí)，管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用，可以減少參與日常工作的人員，因此在經(jīng)濟(jì)上是可行的。

3）運(yùn)營(yíng)管理方面前面已經(jīng)提到，管理信息系統(tǒng)的維護(hù)僅僅需要少數(shù)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，現(xiàn)有工作人員通過(guò)培訓(xùn)后，完全可以掌握該系統(tǒng)的日常使用。因此，從運(yùn)營(yíng)管理的角度來(lái)說(shuō)也是可行的。

4）結(jié)論經(jīng)過(guò)上述分析，可以清楚地看出，圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)有成熟的技術(shù)作為保證。運(yùn)營(yíng)的維護(hù)方面并不對(duì)現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)產(chǎn)生威脅，同時(shí)將大大提高現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)的工作效率，減少錯(cuò)誤產(chǎn)生的機(jī)會(huì)。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是完全可行的。

四.結(jié)束語(yǔ)

綜合以上分析，我校圖書(shū)館的管理信息系統(tǒng)還存在著各種大大小小的問(wèn)題，管理信息系統(tǒng)還有著很大的上升空間。對(duì)信息管理系統(tǒng)有了更加深刻的了解，他可輔助企業(yè)進(jìn)行決策，利用信息控制行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。管理信息系統(tǒng)在我國(guó)應(yīng)用的成敗并不單單取決于技術(shù)、資金、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、軟件實(shí)施等硬環(huán)境，還取決于企業(yè)的管理基礎(chǔ)、文化底蘊(yùn)等軟環(huán)境，而且這些軟環(huán)境往往起著更重要的作用。管理信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)管理系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)只有在信息流通順暢、管理規(guī)范的企業(yè)中才能更好地發(fā)揮作用。同時(shí)對(duì)圖書(shū)館的管理流程也有了更深的了解。這次的比賽也加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)間的合作，我們?cè)诤笃谝矔?huì)更加完善我們的分析，希望能對(duì)學(xué)校的圖書(shū)館系統(tǒng)起到幫助。