信息化時代圖書檔案的管理研究

摘?要：信息化時代下，圖書檔案管理工作也需要產生相應的變化，如何進一步提高信息化時代圖書檔案管理能力，也成為許多學者關注的重點。為此，本文討論了當前信息化時代圖書檔案管理工作存在的問題，并提出加速圖書館檔案電子化進程以及構建圖書館專職檔案崗位等具體解決方案，以期為信息化時代下圖書檔案管理工作的開展提供參考與幫助。

關鍵詞：信息化;圖書館;檔案管理

圖書館資料檔案管理屬于圖書館管理工作的關鍵工作，其也是圖書館各種社會活動與內部管理工作能夠順利進行的基礎保障，伴隨著圖書館的持續發展，檔案數量也持續增加，對圖書館資料檔案管理能力也提出更高的要求。信息化時代下，各項信息技術也開始應用于圖書館檔案管理工作之中，而如何通過信息技術以實現圖書館的檔案管理信息化水平也成為許多學者關注的重點內容。

一、圖書館工作存在的問題

（一）圖書館檔案的數字化建設速度緩慢

國家檔案局于1999年頒布了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》以及2000年《全國檔案事業發展“十五”規劃》等多篇文件都詳細寫明了圖書館檔案部門必須保證檔案工作質量，并盡快實現檔案管理的信息化以及網絡化建設工作，然而在信息化網絡時代下，許多圖書館檔案文件依舊以紙質文件為主，而檔案的管理工作以及實際運用依舊采用人力手工予以存儲以及獲取的方式，缺少同圖書文獻信息數據的現代化同步構建，檔案資源數字化進程總體而言較為緩慢，難以達到預期效果。許多圖書館本身檔案的載體相對單一，紙質檔案依舊占有較大的比重，但電子檔案以及影像資料型檔案不管是在類別，還是在數量方面相對較少。在檔案信息加工方面、存取以及運用方面依舊依賴于手工操作方法，缺少針對檔案信息的信息化加工。上述現象的存在，使得圖書館館藏檔案結構以及操作方法對檔案的應用率產生嚴重的影響，無法確保檔案的可靠度，也難以滿足圖書館業務發展的實際需求。

（二）檔案工作缺乏重視

圖書館不同級別管理人員以及基層工作人員都不同程度缺少檔案意識，針對圖書館檔案工作的關鍵性缺乏認知。許多圖書館管理人員認為圖書館主要是負責資料的流通、閱讀、采編等工作，所以本身不需要開展檔案管理工作，從而使得圖書館檔案管理機構本身建設就存在不健全的現象，而人員本身也缺乏保障，并沒有專業的職工負責檔案管理，缺少特定的存儲位置，缺少相應的管理條件以及所需要的設備。不僅如此，圖書館本身也缺少明確、詳盡的規范管理制度，使得圖書館檔案文件分類不清晰、卷內文件不健全的現象頻發，使得人員對陳舊檔案保護查檢以及網絡檢索條目的歸類均產生負面影響。

二、信息時代下圖書館檔案管理的具體措施

（一）加速圖書館電子化進程

紙質檔案對存儲環境有較強的依賴性，包括保管環境的大小、濕度、溫度、通風情況以及防蛀措施質量等。故而，如果紙質檔案在檔案中依舊占有較大的比重，可能導致檔案管理難度增加。故而，需要積極實現紙質檔案同電子檔案并行管理，降低紙質檔案在檔案中的比重，加速圖書館檔案管理電子化實現。

基于信息時代的到來，辦公自動化以及政務電子化，人們針對圖書館檔案信息的需要以及檔案信息數據挖掘也有更為嚴苛的要求。圖書館為了達到圖書館檔案長時間儲存、集中管理以及為讀者提供方便等原因，可以強化檔案信息存儲數字化、傳輸網絡化以及管理自動化等，以提高檔案管理效率。具體包括如下內容：

第一，強化圖書館檔案信息化管理的基礎設備，包括引入計算機、終端服務器、調制解調器、以及光纖等基礎硬件，為圖書館檔案信息化的實現奠定基礎，從而提高圖書館檔案管理人員信息化管理水平。

第二，應實現針對檔案信息數據的加載方法以及載體類型的轉化，引入多媒體設備、高速掃描以及數據壓縮等多項先進的科學技術，將檔案各項信息數據儲存于計算機設備之中，同時強化關于電子文件的歸檔處理，以便用戶能夠通過檢索的方式迅速查找圖書館各項檔案信息內容。

第三，合理運用數字化存儲技術以及網絡化基礎，將處于分散狀態下的圖書館電子檔案信息數據集進行匯總，開發包括有檔案管理人員記錄、編輯、統計，同時也包含有讀者借閱、搜索等不同功能的檔案管控系統，在紙質檔案管理模式中產生的信息流通不便捷、紙質文件隨意堆放以及難以有效搜索的等問題的處理方面具有較強的優勢，使得圖書館檔案信息數據可以為用戶提供更為便捷的信息服務。

（二）構建圖書館專職檔案崗位

有條件的圖書館應構建一個專職負責檔案管理的機構，并組建專業的檔案管理隊伍，其日常工作即負責所在圖書館檔案的第一時間匯總、歸納、鑒定、存儲、統計以及運用等各項工作，檔案管理人員日常工作便是將圖書館不同部門遞交的檔案予以分類、組卷、再次分類然后逐頁進行變化，將已經編號檔案依照號碼、名稱、分類、負責人以及存儲時間等各項數據同時記錄，然后將以上數據構成案卷文件清單以便后續用戶進行搜索使用。不僅如此，信息化時代需要進一步強化針對圖書館專業負責檔案管理的工作人員的培訓力度，定期邀請專家針對工作人員理論知識以及實操技能予以培訓，使其能夠熟練掌握檔案管理工作有關理論內容，也能夠更為熟練的運用各項信息技術，包括計算機技術以及各類應用軟件的應用方式，幫助其掌握更多的新技術以及理論知識，持續拓展其知識面，從而提高檔案管理工作整體質量。

三、結語

如今，我國圖書館管理工作已然開始朝向信息化以及現代化趨勢發展，圖書檔案管理工作實現信息化是一個相對漫長的工作，其令圖書館檔案管理信息化工作檔案部門從封閉狀態逐漸朝向開放的發展，較大程度提高了檔案資料的運用效率以及價值，減少了圖書館在人力、物力以及財力方面投入的成本。故而，圖書館應加速圖書館電子化進程以及構建圖書館專職檔案崗位等措施，以提高其檔案管理信息化水平。

參考文獻：

[1]申玉國.信息化時代下醫院檔案工作的管理與創新思路研究[J].中國管理信息化，2016，19（12）：185-186.

[2]楊潤平.信息化時代高校畢業生學籍檔案的管理與開發利用研究[J].辦公室業務，2017（13）：60.

作者簡介：劉子劍，黑龍江人，網絡工程師（中級）。