事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

寧宇

摘?要：事業(yè)單位的檔案管理是其管理的基礎(chǔ)工作之一，有效利用檔案有助于提升事業(yè)單位的管理水平和可持續(xù)發(fā)展。隨著信息時代的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化提供了契機。本文旨在對當(dāng)前事業(yè)單位數(shù)字化管理的現(xiàn)狀、具備的條件進行剖析，進而提出事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;事業(yè)單位;檔案管理

一、緒論

事業(yè)單位中的檔案管理工作十分重要，隨著信息化、數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化時代的到來，要善于利用先進技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理進行分析、改進和優(yōu)化。認真研究與部署數(shù)字化管理，有利于事業(yè)單位檔案管理的降本增效。

二、數(shù)字化管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備更換龐雜

有的單位對于檔案管理缺乏科學(xué)、規(guī)范化，也不夠重視。甚至有些檔案管理沒有充分的防潮防火措施，因陋就簡。對于檔案的調(diào)閱也采用傳統(tǒng)的文本檢索法，缺乏現(xiàn)代化的索引，要實現(xiàn)數(shù)字化需要“大破大立”。傳統(tǒng)信息資源不能進行電子化、數(shù)字化的二次開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的困難重重。

（二）檔案檢索效率偏低

數(shù)字化管理最大的優(yōu)勢就是檢索效率的提升和管理的便捷性。事業(yè)單位中有大量檔案采用了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丟失、調(diào)包、損毀等情況的出現(xiàn)，在一定程度上影響了檔案管理的準確性、有效性，也加大了檔案查閱的挑戰(zhàn)性，降低了檔案檢索效率。

三、數(shù)字化管理所具備的條件

（一）數(shù)字化工具不斷發(fā)展

隨著科技進步，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)體系規(guī)模不斷的擴大。從20世紀90年代后期，我國的辦公計算機化得到了發(fā)展和普及;再者到了21世紀初，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，讓所有信息傳遞變得更加流暢;到了21世紀第二個十年，移動終端的普及讓數(shù)字化工具成了人們生活和工作中不可分割的一部分。這就意味著事業(yè)單位在日常檔案管理過程中，逐漸實現(xiàn)了無紙化、電算化的數(shù)字事務(wù)處理。數(shù)字技術(shù)也在不斷升級，從磁盤、光盤再到如今的云存儲，升級速度越來越快，通信技術(shù)、電子信息技術(shù)也越來越穩(wěn)定。數(shù)字化工具的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理提供了硬件基礎(chǔ)。

（二）人才資源充分

IT的發(fā)展也促進高校加緊培養(yǎng)信息人才，檔案管理人才的信息技術(shù)技能也得到了培訓(xùn)。檔案管理人才儲備日益發(fā)展壯大，檔案管理人才不僅被要求善于管理檔案，還需要擁有豐富的計算機知識、網(wǎng)絡(luò)操作能力和數(shù)據(jù)庫管理能力。與此同時，事業(yè)單位內(nèi)部也十分重視對工作人員的信息技術(shù)繼續(xù)教育和培訓(xùn)力度，滿足了事業(yè)單位檔案管理的軟件基礎(chǔ)。

四、事業(yè)單位數(shù)字化管理的對策建議

（一）重視打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系

未來的事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是紙質(zhì)、電子的結(jié)合，數(shù)字化、信息化的結(jié)合，傳統(tǒng)和現(xiàn)代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技術(shù)，提升數(shù)字化效率，應(yīng)當(dāng)要著力打造數(shù)字化管理的科學(xué)體系。要把數(shù)字化工作作為一切活動的原動力，不斷加大檔案管理的科技含量，要構(gòu)建相應(yīng)細化的管理措施。針對不同類型、不同性質(zhì)、不同類別的檔案，采取不同的管理手段，設(shè)置詳細的崗位職責(zé)和崗位制度，明確具體負責(zé)人。檔案管理的科技工具采購也要因地制宜，選擇適合本單位的軟硬件，并及時維護。

（二）深化檔案數(shù)字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環(huán)節(jié)就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據(jù)信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據(jù)檔案的特點、內(nèi)容、重要性設(shè)置保密級別，配備相應(yīng)的管理權(quán)限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數(shù)字化信息的安全性。再次，要對系統(tǒng)進行有效加密、定期維護、檢查辦公設(shè)施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

（三）提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。

第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性。

第三，提升檔案管理的性能。機房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。

第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權(quán)限控制，不斷強化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權(quán)限訪問。

（四）完善辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口

為了確保事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化進程的建設(shè)，還應(yīng)當(dāng)重視辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的銜接，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要增加一些查詢接口，為資源的有效利用打下基礎(chǔ)。

結(jié)合數(shù)字化管理的實際情況，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)更新檔案管理制度，確保檔案管理系統(tǒng)運行的科學(xué)化，包括檔案的歸檔、文檔一體化、數(shù)字檔案堅定制度、文件保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度等等，確保檔案管理的有效性。事業(yè)單位科研檔案則具有一定保密性，在調(diào)用過程中一定要有可追溯性，讓符合權(quán)限的人方便調(diào)閱，所有調(diào)閱情況都有歷史記錄可以追溯和適當(dāng)?shù)膶徟?。在檔案數(shù)字化安全性和檔案價值實現(xiàn)方面實現(xiàn)平衡。

五、總結(jié)

總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展促進各行各業(yè)的進步。事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化是必由之路，是提升檔案管理效率質(zhì)量的重要手段。為了更好地適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的趨勢，各級單位工作人員就應(yīng)當(dāng)要轉(zhuǎn)變管理、主動學(xué)習(xí)、積極變革，從信息保管為主的傳統(tǒng)檔案管理向信息開發(fā)利用的數(shù)字化管理進行轉(zhuǎn)變。

參考文獻：

[1]何智.高校數(shù)字化檔案安全管理的思考和建議[J].蘭臺內(nèi)外，2019（33）：25-26.