關于高校檔案管理信息化建設的探討

陳靜

現如今，國家在知識經濟和科學技術飛速進步的同時，信息技術對于檔案管理的作用也是越來越突出。本文根據高校檔案管理信息化的建設這一問題，進行討論研究高校檔案管理信息化建設中出現的問題，并提出了相關舉措，希望能夠幫助到高校進行管理。

高等院校的日常管理工作由高校檔案管理工作等共同組成，對于高校檔案管理的科學化管理可以顯現出高校的信息化的發展程度。最近的幾年，伴隨著高等院校規模的不斷擴大，還有隨之而來的教師隊伍的強大，以往的檔案管理模式已經不再適應如今的高校管理模式，不能夠滿足當今高校檔案管理對于信息化水平的要求，所以充分意識到對高校檔案管理科學有效信息化的建設是必不可少的。

1 信息化建設的重要意義

21世紀信息化時代的到來使得高校檔案管理信息化的建設成為可能，所以，為了跟隨時代的潮流，高校要加強對檔案管理的信息化建設的水平。

1.1可以促進高校可持續發展水平。為了能夠的更好的完成高校檔案管理的工作，對檔案管理的信息化建設是急需加強的方面。對檔案管理信息化的建設可以反映出高校革新的重要成果，同時也有利于高校自身能力的提升，有助于高校在競爭激烈的大環境下更好的面對社會所關注的問題，要求，加強高校的迅速發展。

1.2有助于提高服務管理的水平。以往的檔案管理方法是利用紙質的文件對檔案進行采集，總結等工作，其大量的需要人力資源和物質資源，檔案因為儲存的數量大，分散性強，給檔案管理的工作人員帶來了不少的挑戰性，因為檔案管理工作人員不僅要對檔案人員信息進行整理，還要進行采集信息，所以檔案工作的完成非常容易受到人為因素的影響，具有很大不穩定性因素。與此同時，在檔案的使用問題上，使用手續繁瑣復雜，效率的低下等都是傳統檔案管理所存在的不足，因此，為了能夠使得高校的檔案管理工作的完善更好的與時代發展的水平相接軌，必須要進行信息化的建設。現如今，科學技術的水平迅猛增長，為提高高校檔案管理信息化的建設創造了無限的生機，信息化的使用，可以使得檔案管理工作變得高效快捷，很大程度之上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，縮短了檔案管理對信息采集的復雜性，和信息加工的時間，為全校的老師和學生提供了便利的檔案管理工作，提高了高校對檔案工作的處理水平。

1.3有利于開發信息資源。社會信息化的進步，使得檔案資源的發展受到全社會各界的關注。社會上對檔案管理信息的關注程度和依賴性逐漸增多，特別是對于那些加工好的，全面具體的信息，尤為青睞。關于檔案管理的信息化建設是社會發展的必然趨勢，為了能夠追趕國家的信息化建設的速度，每行每業都在積極革新發展，抓住這大好的機會，所以高校檔案管理工作的相關部門，一定要抓緊機會，跟隨時代的進步，加強對自身信息化的建設水平，這樣在一定的程度之上，可以對社會檔案信息資源的利用開發帶來好處。

2 信息化建設的問題

2.1相關高校領導的認識不足。高校檔案管理的相關領導，對于建設檔案管理信息化建設的關注度不高，是因為還沒有充分認識到當今信息化的建設的趨勢，大部分領導人員把檔案部門當做了分散職員的地方，也沒有制定相關的檔案管理規劃方案，使得檔案管理部分人員散漫，缺乏整套的制度體系。

2.2檔案管理精力投入比例小。因為高校對于檔案管理的投入精力較小，所以導致了基礎設施的落后，比如，用于存儲檔案信息的計算機，在投入使用方面根本達不到合理化的要求。

2.3相關檔案管理工作人員的能力素質低。大多數高校檔案管理工作人員的綜合專業素質不高，觀念陳腐老舊，工作方法跟不上時代的要求，對于相關計算機設備操作不熟練都是出現的問題。

3 加強信息化建設的措施

3.1建立完善的規章制度。高校的相關工作部門，要提升對檔案管理的信息化建設的發展力度，結合本校檔案管理的實際情況，從實情出發，制定相關的制度措施，規范檔案管理工作部門的職責，完善信息化的工作體系，嚴格規定檔案的查閱，計算機管理的相關措施，因此形成一定的機制，使得檔案管理工作更加高效規范。

3.2提高相關工作人員的專業素質能力。檔案管理的工作人員在檔案管理工作中發揮著不可取代的作用，所以，要求相關的檔案管理人員具備較高的專業綜合能力素質，才能更高的完成檔案管理工作。高效必須加強對于檔案管理工作團隊的建設，建設具有熟練計算機操作能力的復合型人員，加大學習機會，高效的推進高校的檔案管理信息化建設的步伐。

3.3提高投入的比例。加強檔案管理信息化建設離不開資金的支持，所以在建設信息化建設的時候，高校要將檔案管理的建設列為學校的常規支出，準備充足的資金支持，以此來保證檔案管理工作的發展。

3.4充分借鑒管理工作經驗。世界全球化的發展，使得各個國家之間不再是單獨發展的個體，每個人與外界的的溝通聯系也是更加密切，所以高校檔案管理信息化建設的過程中不能封閉起來，要多利用網絡技術，展開相關經驗的學習，可與其他高校相互溝通交流經驗，實現資源信息的共享，以此來提高自身信息化建設的水平。

4 結束語

目前，對于建設高校檔案管理信息化還存在著很多困難和挑戰，所以在這個社會大背景之下，每個高校都應該緊緊跟隨時代的發展潮流，加強創新的手段，提高革新意識，對檔案管理信息化建設加大資金的投入使用，制定相關的規章制度，規范工作人員的行為準則，培養更多高素質管理人才，這樣才能為高校檔案管理信息化的建設提供有力的支撐。

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隨著教育改革的不斷深入，老師們教學研究越來越細致。細節往往決定成敗！教育的主體是學生，在學生苦苦探索疲憊之時，能夠引導同學們沉著冷靜換個角度來思考，一定會起到畫龍點睛的作用。在豁然開朗后走向成功的新星就會冉冉升起！

（作者單位：濟南錦苑學校）