全媒體環(huán)境下高校學生檔案管理的問題及對策

王超逸

全媒體時代的到來，對于我國高校學生檔案管理提出了更高的要求。學生檔案管理工作是高等院校工作的重要組成部分，見證著學生的學習成長過程，也在一定程度上影響高校工作的正常運行。文章分析了學生檔案管理開展的意義，針對當前高校學生檔案管理中存在的問題，提出在全媒體環(huán)境下高校學生檔案管理的創(chuàng)新策略，以供參考。

隨著當前我國科學技術的發(fā)展，媒介的融合以及新媒體技術的發(fā)展，很大程度上影響了人們的生活，媒介的不斷融合使得全媒體時代到來。全媒體時代產(chǎn)生的原因是媒體在政府以及市場導向下的選擇，全媒體的變化也必然會影響到高校學生檔案管理工作。近年來，我國高校的學生檔案管理一直在時代要求下不斷改進以適應時代發(fā)展。然而在當前背景下，全媒體的快速發(fā)展對于高校學生檔案管理工作的要求越來越高，高校的學生檔案管理必須要適應新的時代要求。從目前來看，我國高校學生檔案管理工作還存在一些問題，這些問題制約了學生檔案管理工作的進一步發(fā)展。因此，在新的時代背景下，對于我國高校學生檔案管理工作存在的問題進行分析，結合全媒體時代的發(fā)展趨勢，探索符合時代要求的高校學生檔案管理工作路徑有重要的現(xiàn)實意義。

1 學生檔案管理工作開展的意義

大學生作為未來社會建設的人才，社會發(fā)展的主導力量，對其的檔案管理具有重要的意義。學生檔案記錄和總結了學生整個學習以及成長的過程，對于高校而言，學生檔案不僅可以幫助高校的教師盡快的熟悉學生的特點，而且還可以讓高校有針對性的對于學生開展素質(zhì)教育。學生檔案從小學開始建立一直到大學，涉及到一個學生近二十年的成長經(jīng)歷，而且學生檔案在記錄的過程中，不得本人參與，使得檔案的內(nèi)容更加的真實客觀，這也是其參考價值的體現(xiàn)。很多的用人單位在進行人才招聘前，都要對學生的檔案進行查看，可見，學生檔案在用人單位的招聘中起著重要的參考作用。高校的學生檔案管理可以為學校培養(yǎng)人才提供信息依據(jù)，支持學校的發(fā)展，一定程度上高校的學生檔案管理水平會影響高校的長遠規(guī)劃與發(fā)展。同時，將學生的檔案進行統(tǒng)一的歸類管理，通過檔案可以反映出每個學生的優(yōu)勢以及不足，利于學生的個人考核以及評價工作更好的開展，讓學生有一個公平的競爭環(huán)境。

2 當前高校學生檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理職責不清晰，歸屬不統(tǒng)一

高校的學生檔案管理工作存在管理職責不清晰的情況，有的院校屬于院系來管理，有的屬于學生工作處管理，有的是由院系整理好之后交由檔案管理部門保管。這幾種方式都有一定的弊端，首先，院系來管理，一般是由輔導員兼職負責，由于檔案的核查、收集、整理等流程比較繁瑣，再加上輔導員的工作崗位變動比較頻繁，學生檔案的管理存在場所存放不固定、核查流于形式、檔案資料收集不全等問題，造成學生的檔案轉檔容易出現(xiàn)錯誤，學生檔案的完整性無法保證。學生工作處進行管理存在的弊端是，相關的工作人員將主要的精力用在了與其相關的業(yè)務上，對于學生檔案的管理投入不足，最好的狀況就是不丟不棄學生檔案，不會花費精力將學生檔案進行分類管理，更好的發(fā)揮檔案的作用。由院系負責整理，交由檔案管理部門保存的方式，也存在上述兩種情況中存在的一些問題，此外，還存在職責的劃分不清晰，假如出現(xiàn)問題，院系與檔案管理部門互相推諉，有可能是整理過程出現(xiàn)了問題，有可能是保存過程出現(xiàn)了問題，對于學生的檔案問題不好解決，違背學校以人為本的服務理念。

2.2 數(shù)字化檔案管理工作開展不足

在高校的學生檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案記錄是將學生的學習經(jīng)歷、成績以及獎懲情況等進行記錄，記錄的內(nèi)容比較少。隨著社會對于復合型人才需求越來越大，學生的學習成績以及政治表現(xiàn)等內(nèi)容不足以完全將學生的個人情況展現(xiàn)出來，也不能滿足用人單位的考察要求。為了適應當前社會對于學生檔案的需求，高校學生檔案的范圍也要逐步的拓寬，有的高校將學生的誠信記錄、心理狀況等信息也納入到了學生檔案中去，豐富了學生的檔案信息，讓學校和社會用人單位可以更加全面的了解學生。學生的檔案信息更加完善，管理工作的內(nèi)容更加復雜。在具體的管理中，受到資金、人才等因素的限制，數(shù)字化的學生檔案管理建設還不足，多數(shù)的管理工作依舊停留在紙質(zhì)檔案管理層面，管理的主導方式還是人工為主，這種方式明顯不適應全媒體時代的發(fā)展要求，不能有效的發(fā)揮學生檔案的價值。

2.3 檔案管理技術存在不足

在當前的全媒體時代，檔案的管理要融合多媒體技術，利用大數(shù)據(jù)，才能讓檔案管理的服務范圍更廣，信息資源的獲取更加的便捷。因此，要求高校在學生的檔案管理中要利用媒體技術，創(chuàng)新管理手段，實現(xiàn)檔案管理的多元化以及智能化的目標，滿足不同用戶的個性需求，為用戶提供高質(zhì)量的檔案信息服務。在此背景下，高校的學生檔案管理工作需要及時的創(chuàng)新。當前，一些高校已經(jīng)建立了學生電子檔案，對于學生的檔案管理模式有所改進，但是在信息的更新和服務方面還存在嚴重的滯后性。一般來說，高校基本上是以學期或者學年為時間間隔，對學生的檔案信息進行收集、整理，持續(xù)的周期比較長，不適應全媒體背景下對于檔案管理工作的要求。比如，每年的新生入學，檔案管理部門對學生的檔案信息進行整理，之后就一直處于存放狀態(tài)，可能在一年以后甚至直到畢業(yè)才會對學生的檔案信息進行更新、補充。

3 全媒體時代背景下高校學生檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 確定歸屬，明確管理職責

關于高校學生的檔案管理應該交由檔案管理部門直接負責。因為專業(yè)的檔案管理人員的職業(yè)意識更強，在學生檔案的信息收集、整理、存放以及檔案利用方面，能夠做到盡職盡責。專業(yè)的檔案管理人員對于學生檔案的收集、歸檔工作以及移交的手續(xù)要求會更加的規(guī)范，能夠指導相關的職能部門對于新生的檔案核查工作做的更好。檔案管理人員對于學生檔案的重要性認識更明確，對于應該歸檔但是未歸檔的資料，以及不完整的、不必歸檔的資料都會對資料的形成部門提出要求，把控學生檔案的質(zhì)量關。對于畢業(yè)生的檔案轉遞工作也是高校學生檔案管理的重要內(nèi)容。專業(yè)的檔案管理人員責任感更強，更具有耐心，不僅需要和本校內(nèi)的相關職能部門做好溝通工作，同時還需要和校外的用人單位以及人才服務中心進行協(xié)調(diào)。對于畢業(yè)生的檔案材料進行核對、封袋，之后要上傳數(shù)據(jù)庫，通過微信公眾號、學校網(wǎng)站等形式為畢業(yè)生提供線上查詢，做到每一個畢業(yè)生檔案信息完整。

3.2 構建全媒體環(huán)境下的立體服務體系

在全媒體背景下，立體化的服務體系包括多元的服務方式以及立體的服務空間。把學生的檔案信息通過文字、動畫以及網(wǎng)頁等用戶便于接受的多媒體手段來表現(xiàn)，通過移動通信、數(shù)字媒體以及互聯(lián)網(wǎng)等方式有效的融合起來，借助現(xiàn)代的媒體，比如移動終端來實現(xiàn)信息的傳播。在具體的管理工作中，可以將學生的檔案信息整理為數(shù)字和紙質(zhì)兩種形式，通過線上線下兩種方式同時向用戶傳遞。數(shù)字的信息可以通過網(wǎng)絡快速傳遞，滿足用戶快速傳遞的要求，紙質(zhì)的形式可以在數(shù)字傳遞之后進行，滿足存檔需求。另外，立體服務體系的構建，還可以實現(xiàn)學生檔案信息的共享和利用，比如，在高校進行學生的檔案管理過程中，想要了解學生中不同專業(yè)的人數(shù)以及成績情況，直接可以通過查閱數(shù)據(jù)信息即可，節(jié)省了大量的時間，提高了工作效率。也有利于學校了解自身和同類院校相比具有的優(yōu)勢以及不足，這些信息之前需要通過專業(yè)結構的數(shù)據(jù)分析來獲得，建立立體的服務體系后，通過學生檔案可以直接體現(xiàn)出在學生工作方面的優(yōu)勢以及不足。立體化的服務體系也有利于高校各職能部門對于學生信息的整合。

3.3 建立高質(zhì)量的人才隊伍

在當前的全媒體背景下，高校的學生檔案管理工作要想進一步的提高，還應該在專業(yè)的人才培養(yǎng)方面來下功夫，建立高質(zhì)量的檔案管理隊伍。傳統(tǒng)的學生檔案管理的主要任務是收集、整理學生信息，對于檔案的利用重視不足。在新的時代背景下，高校的檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要有對數(shù)據(jù)進行整理、分析的能力，要具備大數(shù)據(jù)思維，掌握數(shù)據(jù)的建模和處理能力。這就要求高校首先要積極引進專業(yè)的檔案管理人才來充實隊伍，還要對現(xiàn)有的工作人員進行定期培訓，提升管理人員的專業(yè)知識以及實踐技能。明確培訓的目標和任務，將數(shù)據(jù)管理技術以及管理系統(tǒng)的功能、應用方式等作為培訓的主要內(nèi)容，對于新入職的工作人員要進行職前培訓，打造一支高質(zhì)量的學生檔案管理隊伍，適應全媒體時代對于學生檔案管理工作提出的要求。

3.4 建立雙向信息反饋機制

為了更好的發(fā)揮學生檔案的作用，在學生檔案傳遞的過程中，需要經(jīng)過學生本人的同意，確保個人的信息安全，可以利用全媒體手段實現(xiàn)檔案管理人員與學生的及時溝通。同時，檔案管理人員可以根據(jù)用戶的實際需求及時調(diào)整服務的內(nèi)容和形式，以便更好的為用戶提供人性化的服務。同時，也可以根據(jù)用戶反饋的信息，適當?shù)恼{(diào)整信息服務流程，進一步提升服務的質(zhì)量，促進學生檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，滿足多元化的需求。

4 結束語

全媒體時代的帶來為我國高校學生檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，同時也帶來了新的契機。在新的時代背景下，高校的檔案管理部門應該認識到學生檔案管理的重要性，結合時代發(fā)展特點，積極調(diào)整學生檔案管理工作的內(nèi)容和策略，構建大數(shù)據(jù)平臺，讓學生檔案管理工作能夠適應當前社會發(fā)展的要求，解決學生的后顧之憂，讓學生全身心的投入到學習中去。

本文系江蘇省江蘇高校哲學社會科學研究基金項目“全媒體環(huán)境下高校檔案服務社會創(chuàng)新研究”（項目編號：2019SJA0643）的研究成果;課題主持人：王青。

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術學院）