人工智能賦能背景下中外檔案管理創新比較與啟示

韓潔 史江

摘要：為了解人工智能賦能背景下檔案管理工作的基本現狀和存在問題，發揮人工智能技術對檔案管理工作的積極影響，文章采用比較研究法，分別從檔案管理理論創新、檔案管理實踐創新、檔案管理人員角色轉變三個方面，分析人工智能賦能背景下我國和澳大利亞、美國等國在檔案管理工作中存在的異同，總結國外利用人工智能賦能檔案管理工作的一些經驗，為我國檔案管理工作應用人工智能提供借鑒。

關鍵詞：人工智能；檔案管理工作；檔案管理人員；比較研究

分類號：G279

Comparison and Enlightenment of Archives Management between China and Foreign Countries under the Background of Artificial Intelligence

Han Jie， Shi Jiang

（School of Public Management of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610065）

Abstract：In order to understand the basic situation and existing problems of archives management under the background of artificial intelligence enabling， the positive influence of artificial intelligence technology on archives management is brought into play. This paper uses comparative research method to analyze the similarities and differences between China and Australia， the United States and other countries in the archives management work under the background of AI empowerment from three aspects： the innovation of archives management theory， the innovation of archives management practice and the change of the role of archives managers. It also summarizes some experiences of foreign countries in using AI to empower archives management work and provides reference for the application of AI in archives management work in China.

Keywords：Artificial Intelligence； Archives Management； Archives Management Personnel； Com？ parative Research

2017年國務院印發《新一代人工智能發展規劃》，明確了我國人工智能發展的戰略態勢、總體要求、重點任務、資源配置和保障措施，將人工智能發展推向新的戰略高度。[1]2019年9月德勤發布的《全球人工智能發展白皮書》指出：隨著人工智能技術步入商業化階段，其將對金融、教育、數字政務、醫療、無人駕駛、零售、制造業、智慧城市等各個行業帶來深刻變革。[2]人工智能賦能背景下，如何積極推動人工智能在檔案管理工作中的實際應用，值得檔案管理理論和實踐工作者加以深入思考。文章分別從檔案管理理論創新、檔案管理實踐創新和檔案管理人員角色轉變三個方面出發，具體分析人工智能賦能背景下中外檔案管理工作的異同，進一步發現我國檔案管理工作在以上各個方面存在的不足并提出建議，促使我國檔案管理工作在技術助力之下朝著更好態勢發展。

1檔案管理理論的創新

當前，我國學者對人工智能應用于檔案管理工作的理論探討主要集中在以下方面：一是對檔案管理工作應用人工智能技術必要性的探討。劉珂[3]指出隨著電子文件數量的增長以及檔案館“智能化、個性化、知識化”服務理念的驅動，應用人工智能技術對于實現檔案科學管理具有十分重要的意義。二是對人工智能在檔案管理工作中可能應用方面和作用的研究。劉珂[4]提出人工智能可用于電子檔案的智能收集、智能鑒定、智能檢索、智能服務、智能解讀和檔案庫房的智能管控六大方面。沙洲[5]則認為人工智能可用于網絡檔案信息資源智能收集、智能分類與檢索、智能鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務。

國外學者對人工智能應用于檔案管理工作也進行了相關理論研究。Gregory Rolan[6]等人指出人工智能在文件保管領域的應用包括：文本分類與分析、文件鑒定、選擇、處置與敏感性審查等。同時具體分析了人工智能應用于文件保管工作的一些障礙：一是目前人工智能技術在文件保管領域的應用尚缺乏一些令人信服的案例研究；二是機器學習解決方案耗時長、成本高，使用機器學習技術對數據質量、計算能力提出巨大挑戰；三是人工智能技術與以人為導向的工具之間的融合較為困難，例如在對文件的保留與處置進行判定時，與文件內容相關的其他文件記錄、文件的形成背景和一些常識也是非常重要的，人工智能技術可能會在這方面存在缺陷；四是不同文件、不同系統和不同機構之間記錄數據的異構性也是人工智能應用的一大障礙。

從檔案管理相關理論研究來看，我國學者基于信息鏈和檔案管理全流程視角，探討人工智能在電子檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用中的應用和作用，國外學者則結合檔案管理工作中應用人工智能的具體實踐，主要關注文件的分類、鑒定、處置環節。總的來說，人工智能賦能背景下檔案鑒定理論、分類方法和保管方法尚未形成新的理論成果，相關理論研究仍處于初始階段。而這一被工業界稱為第四次工業革命的人工智能技術必然會帶來檔案管理理論的重大變化，影響檔案管理的目標、檔案的鑒定理論和分類方法、檔案利用服務工作等，因此還需要中外檔案學者繼續深入研究，幫助更好地指導檔案管理實踐工作。

2檔案管理實踐的創新

2.1檔案管理項目的建設

在人工智能助推檔案管理方面，2019年8月中國知識管理論壇上，中國人民大學信息資源管理學院與科大訊飛共同簽署戰略合作協議并建立“人工智能與數據管理聯合實驗室”，未來雙方將緊密開展教學科研合作，共同推動人工智能技術在檔案、數據管理等方向的創新應用。[7]這是我國檔案管理領域推動人工智能應用的一項重要戰略規劃，未來將會在這一領域產生專門的研究成果。

國外檔案管理領域目前已經開展了多個專門的檔案管理項目，通過利用人工智能技術推動檔案工作的進步和政府透明度的提升。由羅馬第三大學和梵蒂岡秘密檔案館共同開展的Codice Ratio跨學科項目，旨在利用人工智能技術和光學字符識別軟件實現對梵蒂岡秘密檔案館珍貴歷史檔案的開發利用。[8]該項目的參與者主要有羅馬第三大學人文工程系的教授和梵蒂岡秘密檔案館的館員，以及一些高中生，他們共同構成了檔案館、高校和社會力量參與的合作模式。澳大利亞的檔案部門、業務部門和技術部門也利用人工智能共同進行了檔案信息資源管理與開發利用的實踐探索。澳大利亞維多利亞公共檔案館基于Proof of Concept（PoC）項目，利用機器學習技術實現對維多利亞州政府大量非結構化電子郵件的鑒定、處置和敏感性審查，其目的在于滿足用戶的信息利用需求，提高政府的透明度和可問責性，維護政府的聲譽。澳大利亞政府財政部門在Proof of Concept（PoC）項目的基礎上繼續深入開展文件管理自動化實踐。澳大利亞新南威爾士州檔案館也借助內部試點項目，利用機器學習技術，解決了州政府部門大量非結構化數據集的分類問題。[9]美國斯坦福大學開展的ePADD項目受美國國家歷史出版和記錄委員會（屬美國國家檔案館）及博物館和圖書館服務研究所基金資助，主要負責人是斯坦福大學計算機科學領域的博士和圖書館文獻特藏部的專員，通過利用多項人工智能技術，對斯坦福大學圖書館館藏著名文學人物的電子郵件進行保存與管理，旨在充分發揮文學遺產的歷史和文化價值。[10]

人工智能賦能背景下，中外檔案管理項目建設存在顯著差異：一是在項目參與度方面，我國目前形成了企業——高校共同研究的合作模式，缺少檔案管理實踐部門和社會力量的直接參與，不利于將教學科研成果轉化為檔案管理工作變革的助推力量；相比之下，國外在現有項目中已經構建了全方位、多領域的合作體系，參與主體包括：檔案學者和檔案實踐工作者、技術部門、業務部門、企業及社會力量，在檔案管理具體工作中也能進一步利用好已有項目的研究成果，推動檔案管理工作的進步。二是在項目建設目標方面，我國檔案管理領域致力于推動人工智能在檔案管理和數據管理方面的創新應用，切實提高檔案工作的智慧化水平，國外檔案管理領域應用人工智能技術的著眼點不僅在于推動檔案管理水平和利用水平的提高，同時希望為提升政府形象、建設透明政府做出貢獻。三是在項目進展方面，我國利用人工智能助推檔案管理還處于戰略計劃初步建構階段，沒有專門項目的實施，而國外檔案管理領域則比較注重專門項目的部署和推進，往往從少部分具有重要利用價值的檔案開始，探索人工智能賦能背景下檔案管理工作的變化和發展。

2.2檔案管理工作的開展

隨著有關檔案管理項目的建設和檔案部門的逐步探索，人工智能應用為檔案管理工作帶來了一些實際成效，具體體現在檔案管理的幾大環節。

國內部分檔案部門利用人工智能技術開展了檔案管理的新實踐。例如，江蘇省太倉市檔案館利用智能代理技術，實現了對館藏檔案的全文檢索，同時該館還采用了人臉識別和虹膜識別的門禁系統以及能識別和定位人與物的監控跟蹤系統，提高了館藏檔案的安全性；[11]北京市市場監督管理局利用圖像識別技術和信息抽取技術，實現檔案的精細化檢索，精確檢索率已經超過90%，同時結合專家系統，北京市市場監督管理局還研發了某些類型檔案的頁面公開級智能鑒定工具，進而能夠實現對企業登記檔案的智能化鑒定。[12]

國外檔案管理實踐領域也對人工智能技術應用進行了探索。Codice Ratio項目通過利用人工智能技術和光學字符識別軟件（OCR）幫助識別梵蒂岡秘密檔案館手寫卷宗中的文字。項目組成員借助拼圖分割的方法，用OCR軟件將每個單詞進行分割并自動繪制生成不同樣式的拼圖碎片，之后該項目組引入一群高中生參與，主要負責對OCR軟件生成的拼圖組合進行判斷，告訴軟件哪些猜測是正確的哪些是錯誤的，鍛煉機器的學習能力。當訓練到一定階段后，軟件可以獨立拼圖并判斷字母的位置，對手寫字母的判斷準確率達到96%。[13]澳大利亞維多利亞公共檔案館借助Nuix eDiscovery工具，利用基于規則的專家系統、統計模型和深度學習等技術，對維多利亞州政府大量非結構化電子郵件進行鑒定、處置和敏感性審查。澳大利亞政府財政部門利用微服務架構技術和關聯數據技術，按照文件處置方案對電子郵件進行分類。新南威爾士州檔案館通過文本提取、數據清洗、文本矢量化、特征提取和分類等過程，實現對本州某一政府部門全部文件的分類處置，準確率可達84%。[14]斯坦福大學圖書館研發的ePADD軟件，通過利用自然語言處理、自動元數據處理和機器學習等人工智能技術，能夠實現對五位當代文學人物的電子郵件的鑒定、處理和訪問。[15]但是該軟件目前還不能完全識別出電子郵件中的機密信息，需要借助人工力量進一步判斷。

總的來說，在人工智能技術具體應用和實際成效方面，與國外相比，我國檔案管理工作中利用人工智能技術的層次不高，沒有真正利用機器學習、深度學習等人工智能核心技術解決檔案管理工作中的重點和難點問題。具體體現在：重保管而輕利用。即過于重視檔案和檔案庫房的安全管理而忽視了檔案管理工作的重心——分類鑒定以及開發利用，因此對檔案管理工作的質量和效率沒有明顯的提升，也不能很好地滿足檔案用戶的信息需求。究其原因，主要是我國檔案管理部門及人員對人工智能技術的應用范圍認識不清，檔案館的電子文件管理數據基礎和軟硬件設施建設有待進一步提高。在人工智能技術應用范圍方面，國外檔案管理實踐者通過參與并開展多個“人工智能”主題檔案管理項目，正確認識到人工智能賦能檔案管理工作的核心在于幫助解決文件分類、鑒定、私密信息審查以及提供利用等問題，借此推動檔案管理實踐取得實質性進展。目前我國真正利用人工智能技術的檔案管理機構和部門較少，已有的幾個也是單獨探索，力量薄弱，認識有限。在電子文件管理數據基礎方面，人工智能技術的應用對數據質量的要求比較高，一般需要被處理數據是數字化形式、被清洗、標簽化并且保持格式一致，才能進行下一步訓練和測試。澳大利亞要求2015年以后檔案館只接收數字格式的文件歸檔，美國要求到2022年底，美國聯邦機構所有涉及檔案的業務以及與NARA之間的工作將全部轉為在線進行。目前我國數字化轉型國家戰略進展緩慢，電子文件管理的數據基礎相對比較薄弱。在軟硬件設施建設方面，人工智能技術的應用對計算環境要求較高，檔案館通常需要依托開源技術、大數據技術和云服務平臺，對實現效果進行多次檢驗，耗時長，成本高。當前我國檔案管理部門還主要把精力集中在數字檔案館的建設和維護方面，沒有更多的財力物力投入到人工智能技術的利用中。

3檔案管理人員角色的轉變

我國部分檔案學者從理論探索的角度對人工智能賦能背景下檔案管理人員的角色轉變和能力要求進行了研究。沈牡丹、范智新[16]指出在人工智能技術背景下，檔案工作者要發揮主觀能動性，積極開展檔案編研工作。李子林、熊文景[17]提出人工智能在檔案界的發展將助推檔案管理人員的改造和升級，檔案管理人員需要具備長遠的戰略眼光和高位的職業定位布局。馮永光、張海婷[18]指出檔案工作者要轉變檔案管理理念，做檔案的整合者、共享者以及檔案安全的守護者。張會超[19]提出檔案人員要關注人工智能技術的變化和影響，加強研究，促進人工智能與檔案領域的良性融合。

國外檔案管理工作中檔案管理人員直接參與人工智能技術的應用，推動檔案管理工作的進步。在實際參與過程中，檔案管理人員的素養得到提高，主要體現在：一是管理方式的轉變。國外多以專門研究項目的方式開展人工智能技術應用實踐，參與者不僅包括檔案部門的管理人員，還包括檔案學領域和計算機科學領域的專家、企業以及社會力量，在促進人工智能技術應用方面，檔案管理人員的參與度和包容度較高，與其他領域的人員開展了良好的合作，取得了良好的管理效果；二是管理能力的增強。人工智能賦能背景下，檔案管理人員能夠從當前檔案管理工作的現狀和需求出發，發現自身崗位在引導技術應用和彌補技術不足方面存在的優勢。在人工智能技術發展尚不成熟的情況下，檔案管理人員能夠對使用人工智能技術處理后的結果進行再審查，確保檔案鑒定、分類、保管、利用工作的高質量開展。

總的來說，我國檔案學理論研究領域已經認識到人工智能賦能背景下檔案管理人員的角色應當及時調整與轉變，但在檔案管理實踐領域，檔案管理人員的管理思維、管理方式、管理能力并不理想，不能主動參與到“人工智能”主題檔案管理項目研究中，也沒有清楚認識到如何借助人工智能技術開展檔案管理工作，難以應對技術變革帶來的挑戰與沖擊。

4國外檔案管理創新對我國的啟示

基于以上三個方面的分析，進一步總結出國外檔案管理工作中利用人工智能技術的經驗對我國檔案管理工作具有以下幾個方面的啟示：

4.1正確認識人工智能賦能檔案管理工作的聚焦點

從國外對人工智能賦能檔案管理工作的認識過程和結果來看，國外檔案管理部門和機構通過參與一些“人工智能”主題的檔案管理項目，正確認識到將人工智能應用于檔案管理工作的核心環節，主要利用自然語言處理、專家系統、機器學習、深度學習等人工智能技術，開展檔案識別、分類、鑒定、審查和利用工作，在注重檔案保管的同時也注重檔案利用。因此，我國檔案管理工作不應只局限于檔案和檔案庫房的安全管理方面，而是應該聚焦于如何借助人工智能技術，在保證檔案安全性的基礎上，利用人工智能賦能檔案分類、鑒定、保管工作，加快對館藏檔案信息資源的開發利用，提高檔案機構的管理和服務水平。

4.2完善我國電子文件單軌制管理戰略布局

通過分析人工智能在澳大利亞、美國檔案管理工作中的應用狀況發現，澳大利亞、美國實施數字化轉型策略、全面邁向電子檔案管理時代，為人工智能技術的應用建立了良好的數據基礎、技術基礎和管理基礎。全面電子檔案管理時代產生的大量電子文件對檔案管理工作提出巨大挑戰，而人工智能正在這一時期有了“用武之地”。我國目前已經在理論層面提出要向單軌制電子文件管理模式轉型，部分省市也做出了相應的實踐探索，但是實行單軌制電子文件管理還沒有真正成為國家戰略。從未來技術應用和檔案工作的發展趨勢來看，我國要積極推進單軌制電子文件管理，并在法律、政策、制度、技術方面保障電子文件的“四性”，才能為人工智能技術在檔案管理工作中的應用建立良好的基礎。

4.3構建以檔案管理部門為主、多元主體協同參與模式

國外檔案管理部門通過開展項目合作的方式，積極促進人工智能技術在檔案管理具體工作中的實際應用，助推檔案管理質量和效率的提升。針對當前我國檔案管理部門存在的對人工智能的應用范圍認識不清、檔案館的電子文件管理數據基礎和軟硬件設施建設較差等問題，檔案管理部門應該樹立對人工智能技術的正確認識，與高校、企業和社會力量共同參與并開展人工智能在檔案管理工作中的研究與應用，構建以檔案管理部門為主、多元主體協同的參與模式。一方面，檔案管理部門憑借其保管的大量檔案信息資源和長期積累的檔案管理經驗，在整體協作中發揮主導作用，通過與高校、企業和社會力量的協作，檔案管理部門可以借助其提供的知識、資金和技術支持，解決部分管理難題，實現對館藏檔案的有效管理和開發利用；另一方面，多元主體通過協作的方式，借助檔案管理部門這一大平臺，能夠將實踐中的教學成果和科研成果盡快推廣應用到檔案管理工作中，成為檔案管理工作發展的助推力量。在這一過程中，通過與其他領域人員的交流，來自檔案學界、檔案管理實踐界以及技術領域人員的信息素養將得到進一步提升。

4.4發揮檔案管理人員在人工智能技術應用中的能動性

人工智能賦能背景下，檔案管理工作既不能“固守傳統”，也不能“唯技術論”。從國外檔案工作者應對人工智能技術挑戰的狀況來看，檔案管理人員并不是技術時代的妥協者，技術只能幫助解決部分問題，檔案管理人員在檔案管理工作中仍然處于主導地位。在檔案分類和檔案鑒定方面，目前利用人工智能技術進行檔案分類、鑒定和私密信息審查還存在一些失誤和漏洞，需要檔案管理人員根據自身知識基礎和管理經驗對以上工作做出進一步判斷。在檔案編研與利用方面，由于人工智能技術的局限性，目前檔案管理工作中沒有出現借助人工智能開展檔案編研的具體實例，還有一些機密文件與檔案的提供利用，也只能由檔案管理人員根據實際狀況進行靈活判定。因此技術不能完全取代檔案管理人員的位置，技術變革對檔案管理人員的素養提出了更高的要求。檔案管理人員應該在這一方面有清晰的認識，不斷提高自身素養，在檔案管理工作中充分發揮主觀能動性。

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