現代辦公技術對檔案管理的影響及對策研究

張健

摘 要：隨著經濟的發展與技術的進步，逐步的出現了各種現代化的辦公技術，為檔案管理工作的實施帶來了巨大的影響和變化，檔案管理的對象也不在只是紙質文件，還有著大量的電子文件，現代化的檔案管理應用了信息技術、網絡以及計算機等先進的技術、設施，大大的提高了檔案管理的效率與質量。這些現代辦公技術的應用給檔案管理工作帶來的影響巨大，作為檔案管理人員應該準確的分析和把握這種影響帶來的變化，及時的作出調整，找出正確應用的對策，才能夠充分的發揮現代辦公技術帶來的便利，更好的完成檔案管理工作。

關鍵詞：現代辦公技術;檔案管理;影響及對策

當今的社會正處于快速發展的時期，各種事物也都在快速的進行著變革，在這種形勢下，檔案管理也需要跟上時代的變化，作出積極的調整，合理的應用現代辦公技術，做好現代檔案管理工作。所謂的現代辦公技術也就是利用計算機、網絡以及信息技術等進行辦公，可以提高檔案管理的效率。

1 利用現代辦公技術進行檔案管理的幾點特征

1.1 多為電子文件，容易修改且有隱蔽性

檔案管理在采用現代辦公技術以后，電子化文件的數量占了很大的比例，雖然管理起來更加的方便，不過，電子文件也有著容易被修改或者偽造的弊端，這也是做為檔案管理人員必須要重視的一點。并且，電子文件被修改以后也很難被發現，這會大大的影響到檔案信息的安全性和準確性。

1.2 技術快速更新的速度越來越快

現代辦公技術是建立在網絡以及計算機軟、硬件基礎之上的，而這些技術的更新速度非?？欤@就要求檔案管理中使用的電子文件也要跟著這種快速的變化而改變。不管是硬件設施，還是軟件系統都在快速的變化著，檔案管理也就需要不斷的去適應這種變化，可是，在這種變化的過程中，因為軟、硬件的更新就可能出現檔案信息丟失或者受損的情況，也會影響到檔案資料的安全性、完整性。

1.3 電子化的文件界定更加困難

文件在電子化以后很難對其進行界定，判斷其是否為文件原件。要知道，傳統的紙質文件可以很明顯的辨別出其是原件還是復印件，可以對于電子文件來說就變得非常的困難。電子文件可以很容易的進行復制或者拷貝，影響了文件的安全性。

2 現代辦公技術對檔案管理帶來的影響

2.1 對管理理念和方式的改變

因為辦公技術的變化，檔案管理需要面對的資料不但是種類發生了變化，其載體也有了更多的形式，不在只是管理紙質的文件，電子文件的出現必然要求在管理的方式上也進行改變，要知道電子文件不管是在存放還是在傳遞上都和紙質文件有著很大的不同，整個過程都是在計算機系統上完成的，并且它的存放載體也有各種介質，如光盤、硬盤等，而傳統的管理方法還需要建立檔案袋，電子文件在形成以后就可以進行歸檔和使用，大大的提高了檔案管理和利用的效率，工作人員的負擔也得到了分擔，電子檔案的出現，可以讓人們在異地就完成對于檔案的調閱，不在受到時間和空間的限制，還可以提供自動檢索功能，這些都是和傳統的檔案管理方式有著巨大的差異。所以說，現代辦公技術的應用，推動了檔案管理方式以及理念的改變。

2.2 對檔案管理模式的改變

一直以來，人們都將檔案管理看做是一項政治性的工作，采用的也都是政府管理的模式，而忽視了檔案管理的服務性、社會性，認識的非常片面。而現代辦公技術的應用，檔案的作用被更加充分的發掘出來，應用的空間更大，也讓人們更多的認識到了檔案管理的服務性與社會性。推動著檔案管理從政府模式向社會模式的轉變?，F代辦公技術的應用為檔案管理社會作用的發揮提供了便利條件，我們如今的任務就是充分的利用當前先進的技術、設施，對檔案信息進行更加科學的利用，建立服務性的檔案管理模式，充分的利用檔案資源，促進國家經濟的發展。

2.3 對檔案管理人員要求的改變

管理人員是檔案管理工作的主要實施者，因為以前對于檔案管理缺乏認識，不重視檔案管理工作，所以對于檔案管理人員的要求也不高，往往都是通過招聘或者直接由其他崗位的人員兼任的，這些人大多缺少專業知識和素養，對于檔案管理工作并不熟悉?？墒?，如今隨著現代辦公技術的應用，對于管理人員的素質也提出了更高的要求。需要這些人員具備足夠的專業素養，熟悉檔案管理工作，還需要他們掌握現代化的辦公技術，能夠熟練的運用現代化的管理系統，這樣才能夠滿足檔案管理工作的需要。所以，需要管理人員去學習現代化的辦公技術、管理知識，進行自我提升和培養，管理單位也要注意對管理人員進行培訓和教育，要通過各種措施來提高他們的專業素養。

3 利用現代辦公技術進行檔案管理的對策

如今，各種技術正在快速的發展和更新著，社會形勢也發生了巨大的變化，在利用現代辦公技術進行檔案管理的過程中也有著很多需要我們注意和去適應的地方，下面我們就提出了幾點具體的對策。

3.1 對電子文件和紙質文件進行區別管理

由于電子文件和紙質文件之間存在的巨大的差異，在進行檔案管理的時候也要進行差別對待，如今，紙質文件和電子文件還是并存的，所以要對這兩種類型的文件進行區別管理。紙質文件可以采用傳統的辦法進行管理，而對于電子文件則要采用新的方式進行管理，由于電子文件的操作都需要通過計算機以及網絡來實現，通過專業的管理系統和軟件就可以完成對于電子文件的管理。

3.2 加強對于電子文件的安全防護

電子文件由于其自身的特點，容易被修改，在安全防護方面有著更高的要求，這也是和傳統的紙質文件管理繁榮不同之處。所以，一定要采取有效的措施對電子文件進行安全防護。首先是要保證電子文件的載體、存儲環境的安全性，不要因為存放不當導致存儲載體的損壞，造成電子文件的丟失。還要對管理活動進行嚴格的控制，對于一些不當或者違規操作進行限制，避免電子文件被肆意篡改。還要加強對于網絡的防護，防止受到來自網絡的侵襲，導致檔案信息的丟失。要及時的更換系統的軟、硬件設施，做好系統資料的備份，更新防火墻以及殺毒軟件。

3.3 提高檔案管理人員的素質

現代化的辦公技術還是需要有人員來使用和操作，這些工作人員自身的素質水平，對于檔案管理工作的實施有著直接的影響，要想充分的發揮現代辦公技術的作用就需要提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員不但要掌握專業的檔案管理知識，具備現代化的檔案管理理念，還需要能夠熟練的應用現代辦公的技術和設備，掌握計算機軟件和硬件方面的相關知識。所以，在選擇管理者的時候，一定要提高要求，對于現有的管理人員也要加強他們的知識培訓和教育，鼓勵員工進行自我提升，掌握先進的知識和技術，能夠利用現代辦公技術更好的完成檔案管理工作。

4 總結

技術給當代的檔案管理工作帶來的影響是多方面的，推動了現代檔案管理工作的開展，不過，在帶來了很多便利的同時，也提出了更高的要求。相關的工作人員必須要深刻的認識到這種變化帶來的影響，要從理念和技術上作出轉變，充分的利用現代辦公技術帶來的優勢，進一步的挖掘檔案資源的作用，轉變檔案管理的模式，為社會經濟的發展作出更大的貢獻。

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