社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法分析

李秋果

摘 要：為了使我國的社會保障體系越來越完善，工作人員應當重視檔案管理，提高檔案管理能力。為此，本文先說明社會保險檔案管理存在的問題，然后針對性的提出改進方法，提出檔案管理人員應當提高管理意識、構建專業的檔案管理隊伍、應用先進的管理手段、完善檔案管理體系，從而提升檔案的管理能力。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;信息開發

隨著檔案管理體系的不斷完善，社會保險的檔案管理體系也隨之變革。社會保險的檔案管理主要針對的是保險機構在辦理保險的過程中所形成的各種具有一定價值的檔案，包括紙質檔案、電子文件、視頻圖片等。工作人員應當加強對這些檔案的管理，為保險事業提供信息支持，為需要保險的人民提供幫助。

1 社會保險檔案管理存在的問題

1）管理意識有待提升。我國社會保障體系在不斷完善的同時，管理人員的思想覺悟也應當隨之提升。但是，社保體系的建設工作中，領導更加關注的是社保的業務工作，有時會忽略對檔案管理的關注，因此在資金的投入與宣傳開發上面缺乏一定的支持，從而導致社保檔案的人員在意識上面沒有得到明顯提升。同時，我國部分地區缺乏專業的社會保障管理機構，某些檔案管理者并不是專業的檔案管理人員，因此對于檔案管理的意識并不高，沒有提供足夠的管理技術支持，增加了社保檔案的管理難度，降低了管理人員的工作效率。

2）管理隊伍人員不足。社保檔案管理是一項極為復雜的工作，一個專業的檔案管理團隊可以為社保檔案的管理提供安全保障。我國一些省級、市級的社保機構基本擁有完善的檔案管理團隊，但是在一些地方的社保機構中，為了減少在社保檔案管理方面的資金投入，管理者降低了對人才的綜合要求，因此在部分部門中仍然缺乏專業性強、能力高的管理人才。同時，檔案管理工作頗為復雜，尤其是保險方面的檔案管理工作，任何一個環節的疏漏就可能導致工作整體出現錯誤，因此，檔案管理的工作人員需要承受很大的工作壓力，影響了管理人員的工作效率。

3）管理手段較為傳統。多頭管理是現代社保檔案管理工作中的一項重大難題。這種傳統的管理手段源自社保業的不斷發展中，社保檔案涉到的層面較多且極為復雜，因此會對工作人員開展工作造成影響。如，某些參保人的社保檔案存在于多個部門中，參保人如果要想對自所有的社保檔案進行查詢，就需要去各個部門進行檔案查詢，這樣的方式過于麻煩，耗費時間也較長。同時，部分社保機構沒有擁有充足的信息技術，增加了參保人員進行檔案查詢的難度。

4）管理制度不統一。在最近幾年社保業的發展中，很多檔案管理部門為了提升自身的檔案管理能力，其開始向著制度化、科學化、標準化的目標發展，因此各個地區的社保檔案部門也紛紛制定了全新的管理制度。這些制度雖然提升了工作人員們的管理能力，但是，這些地區的社保機構因為地區差異，其實行的管理制度也沒有得到統一，因此存在著一定程度的差異性，所以很多參保人在離開當地前往另一個地區時，要辦理社保也較為麻煩。

2 社會保險檔案管理存在問題的解決方法

1）提高管理意識。社保機構想要提升檔案的管理水平，就應當在檔案部門的工作人員心中樹立正確的管理意識，解放他們的思想，從而提升管理人員的積極性。為此，工作人員應當加強各級社保檔案管理部門的宣傳工作，以此提升社保檔案人員的管理意識與法制意識。通過良好的宣傳可以讓檔案管理人員明確其工作的重要性與必要性，使其重視社保的檔案管理工作，讓他們可以端正自身的工作態度，經常進行工作經驗與業務知識的交流工作，做到合作發展、共同進步。此外當地政府也應當提供經濟、政策等方面的支持，這樣可以為社保檔案部門的工作提供保障，使社保事業蒸蒸日上。例如，2019年，河南省開封市社保局積極迎合市檔案局的號召，認真學習《中華人民共和國檔案法》等政策文件，以“記錄一生、服務一生、保障一生”為核心思想在市民之家的二樓展廳進行了社保檔案的宣傳活動，工作人員精心制作了宣傳展板，讓市民可以近距離感悟檔案管理文化，感受到檔案管理的魅力，使人們深刻理解社保檔案管理的重要性，也提升了管理人員的個人意識。

2）構建專業的檔案管理隊伍。社保檔案存在著廣泛性、規范性、變動性以及權益性的四個特點，因此社保檔案的管理人員應當擁有較強的個人素質。所以，管理者應當注重人才的招聘、培養以及管理。首先，檔案部門中應當擁有健全的用人機制，招聘的檔案人員應當用擁有專業的工作能力與職業技能，并擴大檔案管理團隊。其次，管理者應當定期邀請檔案管理的專家對工作人員進行全面的培訓，使工作人員可以掌握各種先進的檔案管理技能，提升他們的工作質量以及工作效率。最后，還應當做好管理精神的培養工作，管理者應當培養員工擁有愛崗樂業的工作態度以及與積極奉獻的工作精神，從而緩解員工的工作壓力，使他們可以為參保人提供更加優質的服務。例如，2018年，遼寧省大連市檔案館的工作人員就對當地各個機構的檔案工作人員進行了全面的培訓，包括業務能力、計算機操作、檔案的收集與整理等，使工作人員掌握了檔案管理的核心技能，同時，管理人員還將《檔案法》、《保密法》以及《社會保險法》作為員工學習的主要內容，通過讓這些員工學習法律法規來培養他們的自覺性，使其擁有良好的法律意識及社會責任感[1]。

3）應用先進的管理手段。先進的管理手段需要先進的科學技術作為支持，而在現代社會中國，最常見的管理技術就是信息管理技術。管理者應當增加對檔案管理部門的投資，使這些工作人員在面對社保問題時可以井然有序的處理。例如，2018年，上海市社保局進行了檔案管理技術的全面改革，其邀請專業的工作人員建立了檔案數據庫，利用微光檔案管理軟件為社保的參保人進行立卷與歸檔工作，通過網路軟件將參保人的信息輸入到“云”中，并建立官方網站來讓參保人進行直接的數據查詢，參保人只要使用網絡就可以自行查詢，通過這樣的方式，工作人員的工作壓力得到緩解，參保人也不需要花費過多的時間與精力，節省了工作時間，也為人民提供了更為優質的服務。

4）完善檔案管理體系。一個健全的管理體系可以保證員工的工作態度，激發其工作的積極性，避免他們在工作中出現問題，因此，管理者應當根據當前管理局的實際情況來構建檔案管理體系。例如，2018年，舟山市社保局為了提升其服務能力，管理者嚴格按照檔案室的創建標準開展了檔案室的建設工作，其完善了基礎設施，并提供業務建設與利用服務，全面普及信息技術的運用，拓展當前檔案管理在社保機構中的功能，實現了社保檔案管理工作的“信息共享化、服務大眾化、需求擴大化、資源多樣化、載體多元化、保存集中化、庫房規范化、監督制度化。”的目標，從原本傳統的橫向管理體系向著多級的縱向服務一體化體系進行延伸，推動了社保檔案管理工作的開展，取得了良好的改進效果[2]。

3 結論

綜上所述，在社會保險的檔案管理工作中，工作人員應當明確其存在的問題并及時進行優化改正。經過上述內容可知，社會保險是人們生活中必不可少的一部分，所以工作人員應當保證社保檔案的完整性、有效性，使社會保險業可以更快更好的發展，為參保人的生活提供保障，為社會的穩定發展提供幫助。

參考文獻

[1]姚金玉.社會保險檔案管理存在的常用問題及其解決方法[J].勞動保障世界，2018（30）：56.

[2]錢均.社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法研究[J].辦公室業務，2018（13）：180-181.