新時代干部人事檔案管理工作探索

張小偉

摘 要：隨著經濟社會的快速發展，干部人事制度的不斷改革，過去采用的一些干部人事檔案管理方式方法已難以適應新形勢要求，出現了一些問題。有鑒于此，下文在充分結合筆者對相關文獻研究以及自己多年工作實踐經驗情況下，首先闡述了新時期下事業單位干部人事檔案管理的重要性，隨后提出一些較為有效的對策，以供廣大同行參考。

關鍵詞：事業單位;干部人事檔案;重要性;對策

1 新時期下事業單位干部人事檔案管理重要性

干部人事檔案管理工作不僅對在編、外編、退休人員的管理有重要作用，還對單位管理層做人事決策有重要的信息支持作用。一份科學干部人事檔案中要真實可靠地展現單位職工的個人簡歷、學習工作經歷、學術科研水平、在校和工作中的獎懲情況、工資發放狀況以及個人家庭情況等重要信息，這些信息除了展現個人努力和水平還與個人工資待遇、職稱晉升、組織關系有著緊密聯系。單位干部人事檔案管理的人力信息是人力資源合理配置的重要組成部分，也是單位管理層在人員安排、選拔使用的重要信息依據。因此，加強干部人事檔案管理是單位的一項重要工作，我們要重視干部人事檔案工作，及時掌握干部人事檔案管理狀況，及時有效進行檔案信息分析整理，改革創新人力資源管理制度和干部人事檔案管理制度。

2 新時期下做好事業單位干部人事檔案管理的對策

2.1 轉變干部人事檔案管理工作理念，加強事業單位干部人事檔案基礎設施建設

事業單位現在的干部人事檔案管理工作缺乏一定的重視，存在干部人事檔案缺失、人事信息不及時、檔案管理人員素質低等問題，如何解決這些問題是事業單位的重點工作。事業單位首先要做的是轉變干部人事檔案管理工作理念，提高對人事檔案管理工作的相關重視，重視干部人事檔案管理的宣傳，從以往的輕視到重視檔案管理工作，要充分利用事業單位各種可用資源，在宣傳欄、單位內部報紙、單位網站等處進行人事檔案管理相關知識和工作的宣傳，從而轉變單位人員對人事檔案管理工作的新理解，事業單位管理層也應該加大對人事檔案管理的重視和行為力度，不斷提高事業單位干部人事檔案管理的工作質量。其次加強事業單位干部人事檔案基礎設施建設，保證干部人事檔案管理工作的順利開展。第一，創建獨立檔案室，配備干部人事檔案設備，紙質檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點，所以干部人事檔案室要配備專業檔案設備，確保干部人事檔案的存放和保管。第二，在檔案室設立專門的人事工作間，并且配備電腦、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。第三，建立高素質、高能力、經驗豐富的干部人事檔案管理員隊伍，可以組成由黨委書記主管、紀委督導、人事科科長指導、黨委辦公室具體負責的人事檔案管理隊伍，用行動提高事業單位管理層對干部人事檔案管理的關注，并且加大對干部人事檔案的管理力度，不斷全面提升干部人事檔案管理人員的專業素質和專業技能。干部人事檔案工作人員是一個幕后建設隊伍，這對檔案工作人員的心理素質提出了更高的要求，干部人事檔案工作人員要樹立正確的世界觀、價值觀、人生觀，堅定思想方向，平衡積極心態，積極投身檔案管理工作中。

2.2 做好干部人事檔案材料整理

2.2.1 掌握排序方法

材料排序是干部人事檔案整理的重要一環，科學準確地分類排序，是做好檔案整理工作的基礎。干部人事檔案整理常見排序方法有三種。

第一，按材料形成時間先后順序排列，主要是第二類自傳材料，第三類考核鑒定材料，第四類學歷學位、職稱、學術、培訓等材料，第七類獎勵材料，第九類工資、任免、出國、會議等材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中，第四類和第九類材料還有二級分類，二級分類中的小類別材料也是按形成時間先后排序，第九類第四小類中的工資變動登記表和職務變動登記表除外。第二，按材料內容主次關系排序。主要是第五類政歷材料，這類材料的排序按材料的主次，如批復、結論或決定、報告主要證明材料、檢舉材料、本人檢查交待或主要申訴材料的順序排列另一類是第八類處分材料，這類材料一般按照材料的主次，如批復、決定或結論報告，本人檢查交待或主要申訴材料。其中證明材料要根據所證明的主要問題相應集中排列。第三，特殊排列規則，主要是第一類履歷材料和第六類黨團材料，在總體按時間先后排列的前提下，要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面，入團、入黨、入民主黨派材料分別排列，志愿書放在各自材料前面，其他材料按時間先后順序排列。

2.2.2 規范收集材料

第一，要按時收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔，同時要定期催要材料。第二，所收集的材料應規范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關印章，調查結論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復印件，使用復印件時要清楚地注明復印時間、出處，經辦人簽字，并加蓋材料審核方印章。第三，所收集的材料應完整。成套的干部人事檔案材料要完整，如果缺少相關聯的材料，應及時進行登記并補充收集。還應注重連續形成材料的跟蹤收集。

2.3 健全干部人事檔案整理工作機制，提升檔案管理效率

干部人事檔案整理工作中存在諸多問題的主要原因，是各項規章制度落實不嚴格。建立健全干部人事檔案整理工作機制、加強檔案資源體系建設，已成為基層一線干部人事檔案整理工作迫切需要解決的實際問題。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》指出，干部人事檔案管理部門應當建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。各地可以建立由黨委牽頭，組織、人事、紀檢監察、審計及工會等各部門配合的干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯絡員工作體系，加強檔案部門與人事及其他部門的配合，增強檔案整理工作的合力。

2.4 引進高科技信息系統，建立干部人事檔案信息管理系統

結合實踐來看，當前越來越多的事業單位工作者認識到事業單位干部人事檔案管理工作的不可忽視性和改革緊迫性，事業單位重視干部人事檔案管理首先事業單位管理層立足于事業單位的實際情況，分析事業單位人事檔案工作的優劣勢，利用現代信息技術構建合理科學的檔案信息管理系統，干部人事檔案信息管理系統的建立和推進不僅能夠整合事業單位干部人事檔案信息資源，實現電子信息化，還能幫助干部人事檔案管理人員更高效地開展工作，提高工作效率，為干部人事檔案管理工作提供很好的助力作用。在信息系統實踐過程中，應該進行相關人員技術培訓和指導，使相關的工作人員能夠有效使用信息化系統，提高計算機操作和應用能力，快速高效地實現干部人事檔案信息自主查詢及時變更，實現電子化檔案信息儲備和反饋，不僅能夠降低成本支出還能節省檔案管理人員信息查詢、整理、分析時間，從而實現事業單位干部人事檔案信息的及時性、便利性、準確性與完善性，實現事業單位的人力資源可持續發展。

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